Deck tersebut memantul dari server email, atau tidak dapat diunggah ke mana pun, dan tidak ada yang dapat memberi tahu Anda mengapa presentasi dengan dua belas slide memiliki ukuran 90 MB. Hampir selalu itu terdiri dari empat foto dan satu video, dan Anda dapat mengembalikan sebagian besar ruang dalam dua menit. Untuk membaca sebuah deck alih-alih memperbaikinya, Penampil PowerPoint menerima PPT, PPTX, ODP serta varian slideshow, makro, dan templat hingga 20 MB, dan menghapus file ketika Anda menutupnya.
Gambar disimpan pada ukuran aslinya
Ini adalah masalah utama, dan mengejutkan orang karena slide terlihat baik-baik saja.
Seret foto dari ponsel modern ke slide dan Anda telah menambahkan dua belas megapiksel ke file. Tarik pegangan sudut hingga foto berada rapi dalam seperempat slide dan Anda telah mengubah cara ditampilkan. Dua belas megapiksel tetap berada dalam file. Hal yang sama berlaku untuk pemotongan: pemotongan menyembunyikan bagian yang dipotong, tidak menghapusnya, sehingga sebuah slide yang menampilkan satu wajah mungkin membawa seluruh ruangan konferensi.
Solusinya hanya satu dialog. Klik gambar apa saja, kemudian Format Gambar, Kompres Gambar. Hapus centang "Terapkan hanya pada gambar ini", centang Hapus area yang dipotong dari gambar, dan pilih resolusi — 150 ppi lebih dari yang dapat ditampilkan proyektor atau layar. Simpan dengan nama baru, karena ini membuang piksel ekstra secara permanen.
Video yang Anda sisipkan berada di dalam file
Insert, Video, This Device menyalin seluruh video ke dalam deck. Klip dua menit dapat lebih besar daripada semua hal lain yang digabungkan, dan ia ikut ke mana pun file tersebut pergi.
Jika audiens akan daring, tautkan video alih-alih menyematkannya. Jika harus diputar secara offline, kirim deck dan video sebagai dua file dan terima bahwa Anda mengirim dua file.
Font tertanam, dan pengaturan yang menggandakannya
Di bawah File, Opsi, Simpan terdapat "Sisipkan font dalam file", dengan dua pilihan. "Sisipkan hanya karakter yang digunakan dalam presentasi" menambah sedikit. "Sisipkan semua karakter" menambahkan seluruh jenis huruf per font, untuk setiap bobot yang Anda gunakan, sehingga sebuah deck dengan keluarga font perusahaan dapat membawa beberapa megabyte alfabet yang tidak pernah ditampilkan.
Menyisipkan font berguna ketika deck akan dibuka pada mesin yang tidak memiliki font tersebut. Pilihan yang lebih kecil tetap berguna.
Sisa-sisa yang tidak dihapus siapa pun
Deck yang berasal dari templat perusahaan biasanya membawa master slide dan tata letak yang tidak digunakan. Buka, Master Slide, lalu hapus tata letak yang tidak memiliki slide terlampir. Ini jarang menjadi perbedaan antara 90 MB dan 9 MB, tetapi tidak memerlukan biaya.
Sambil Anda di sini: .odp bukan .ods
Jika seseorang mengirimkan Anda file OpenDocument, perhatikan huruf terakhirnya. .odp adalah presentasi dan dibuka di Penampil PowerPoint. .ods adalah spreadsheet dan masuk ke Penampil Excel. Selisih satu huruf, dua format yang tidak terkait, dan itulah alasan sebuah file yang sempurna kadang tampak rusak — karena hanya diberikan ke aplikasi yang salah.
Ketika masih tidak dapat dibuka
Lebih dari 20 MB setelah semua itu berarti deck memang sebesar itu: kirim PDF sebagai gantinya, atau bagi menjadi beberapa bagian. File yang menolak dibuka di mana pun mungkin berformat .ppsx, yang merupakan deck yang disimpan untuk langsung diputar alih-alih dibuka untuk penyuntingan — penampil akan menanganinya. .pps lama yang digantikan tidak ada dalam daftar: buka file tersebut di PowerPoint dan simpan sebagai .pptx terlebih dahulu.
Jika deck terus masuk ke kotak masuk Anda dari orang yang mengira Anda memiliki PowerPoint, Penampil PowerPoint adalah halaman yang harus dipertahankan.