Bạn có một bảng tính nhưng không có Excel. Tải lên nó vào trình xem Excel và nó sẽ mở trong tab này: XLS, XLSX, CSV, ODS và các biến thể macro và nhị phân, tối đa 20 MB, sẽ bị xóa khi bạn đóng nó.
Sau đó có một điều đáng hiểu, vì nó giải thích phần lớn những gì trông sai trong một bảng tính mà bạn không viết: trình xem không tính lại. Mọi thứ bên dưới đều dựa trên điều này.
Các số trên màn hình là các số mà Excel đã lưu
Mỗi ô công thức chứa hai thứ riêng biệt: công thức và kết quả mà Excel đã tính lần cuối. Bất kỳ thứ gì đọc sổ làm việc mà không có engine tính toán sẽ đọc thứ hai. Thông thường bạn không bao giờ nhận thấy, vì kết quả đã lưu là đúng. Ba tình huống làm cho nó hiển thị.
Cài đặt tính toán ở chế độ thủ công.
Trong mục Công thức, Tùy chọn Tính toán, ai đó đã chọn Thủ công — thường để ngăn một mô hình nặng tính lại ở mỗi lần gõ phím — và sau đó lưu. Các giá trị được lưu là những gì đang hiển thị trên màn hình tại thời điểm đó, có thể đã lỗi thời hàng giờ hoặc hàng năm, và chúng sai theo cách trông hoàn toàn bình thường.
Một máy đã ghi tệp.
Sổ làm việc được tạo bởi công cụ báo cáo hoặc script thường chứa các công thức không có kết quả được lưu, vì thư viện ghi chúng không có cách để đánh giá công thức. Các ô đó xuất hiện trống hoặc bằng không. Không có gì bị hỏng; không có gì từng chạy chúng.
Hàm này là biến động.
=TODAY(), =NOW(), =RAND() và =OFFSET() được tính lại mỗi khi Excel mở tệp, vì vậy những gì được lưu là giá trị tại thời điểm lưu cuối cùng. Một sheet có tiêu đề "as of today" (tính đến hôm nay) đang cho bạn biết ai đã nhấn Ctrl+S lần cuối.
Liên kết tới một sổ làm việc khác là cùng một vấn đề, cách xa một tệp
Một tham chiếu như ='C:\Reports\[Q3-Actuals.xlsx]Summary'!B4 chỉ tới một tệp trên ổ đĩa của người khác. Bạn đã tải lên một sổ làm việc, không phải thư mục chứa nó, vì vậy con số đã lưu từ lần làm mới thành công cuối cùng sẽ xuất hiện. Khi liên kết đã bị hỏng trước khi bạn nhận được, #REF! được lưu trong ô và #REF! là những gì được hiển thị — một lỗi được lưu dưới dạng dữ liệu, không phải lỗi đang xảy ra.
Nơi lưới thực sự kết thúc
Hai định dạng Excel có giới hạn rất khác nhau, và sự khác biệt này gây rắc rối khi ai đó lưu xuống. XLSX chứa 1.048.576 hàng và 16.384 cột, cột cuối cùng là XFD. XLS cũ hơn dừng ở 65.536 hàng và 256 cột, kết thúc ở cột IV. Lưu một sổ làm việc hiện đại dưới dạng .xls và mọi thứ vượt quá các giới hạn này sẽ bị loại bỏ ngay khi lưu. Trình xem không thể hiển thị cho bạn các hàng không còn trong tệp.
Ngày là các số mặc trang phục
Một ngày trong bảng tính là số ngày mà định dạng số hiển thị dưới dạng ngày. Xóa định dạng và ngày sẽ trở lại là một số nguyên. Hai hệ quả sau đây xuất hiện.
Sổ làm việc được tạo trong các phiên bản Excel cũ trên Mac có thể sử dụng hệ thống ngày 1904 thay vì 1900. Mở tệp như vậy theo quy ước khác và mọi ngày sẽ dịch chuyển 1.462 ngày — bốn năm và một ngày — trong khi mọi giá trị vẫn hợp lệ về mặt kỹ thuật.
Và Excel tính ngày 29 tháng 2 năm 1900, một ngày không tồn tại, vì Lotus 1-2-3 đã có và tính tương thích quan trọng hơn lịch trong năm 1985. Bất kỳ phép tính ngày nào vượt qua điểm này trong sổ làm việc sẽ mang thêm một ngày.
Những thứ trông giống hư hỏng nhưng không phải
- Một ô hiển thị
#####là cột quá hẹp cho số đã định dạng. Mở rộng nó trong tệp nguồn và số sẽ hiện ra; giá trị không bao giờ bị ảnh hưởng. - Một bảng pivot được hiển thị từ bộ nhớ đệm pivot được lưu cùng với nó. Đó là một ảnh chụp nhanh của dữ liệu nguồn tại lần làm mới cuối cùng, vì vậy một pivot có thể không khớp với sheet mà nó được tạo từ.
- Một tệp .xlsm mở và macro của nó không chạy. Việc hiển thị một sổ làm việc không phải là thực thi nó, và trình xem không có lý do để chạy VBA của bất kỳ ai.
- Bảo vệ sheet không phải là mã hoá. Một sheet được bảo vệ là một cờ báo “không chỉnh sửa” và nó hiển thị bình thường. Một sổ làm việc yêu cầu mật khẩu để mở là thực sự được mã hoá, và không có gì có thể hiển thị nó nếu không có mật khẩu đó.
Nếu bảng tính là định dạng liên tục gây trở ngại cho bạn, thì trình xem Excel là trang đáng để đánh dấu.