ระบบหนึ่งส่งไฟล์ report.xls มาทางอีเมลให้คุณ, คุณดับเบิลคลิกเปิดไฟล์แล้ว Excel แสดงคำเตือน:
รูปแบบไฟล์และส่วนขยายของ 'report.xls' ไม่ตรงกัน. หากคุณบังคับให้เปิดต่อไป ไฟล์อาจทำงานได้หรืออาจเต็มหน้าจอด้วยมาร์กอัป. ให้อัปโหลดไฟล์ไปที่ ตัวดู Excel แทน — ตัวดูจะตรวจสอบว่าไฟล์เป็นประเภทอะไรจริง ๆ ไม่ใช่แค่ชื่อไฟล์. รองรับ XLS, XLSX, CSV, ODS รวมถึงรูปแบบแมโคร, ไบนารีและเทมเพลต, ขนาดสูงสุด 20 MB, จะถูกลบเมื่อคุณปิดแท็บ.
ส่วนขยายเป็นการอ้างอิง ไม่ใช่ข้อเท็จจริง
ไม่มีอะไรหยุดโปรแกรมจากการเขียนไบต์ใด ๆ ที่ต้องการและตั้งชื่อผลลัพธ์เป็น .xls ได้, และมีหลายโปรแกรมทำเช่นนั้น. เครื่องมือรายงาน, ERP, พอร์ทัลธนาคารและแผงผู้ดูแลระบบทั้งหมดให้บริการ “ส่งออกเป็น Excel”, และวิธีที่ถูกที่สุดในการสร้างฟีเจอร์นี้คือการส่งออกข้อมูลรูปแบบอื่นแล้วใส่ส่วนขยาย Excel, เพราะ Excel มักจะเปิดไฟล์นั้นได้.
ตั้งแต่ Excel 2007 เป็นต้นมาไฟล์จะถูกตรวจสอบก่อนเปิด, ซึ่งเป็นที่มาของคำเตือนนี้. นี่ไม่ใช่ข้อความบ่งบอกไฟล์เสีย, แต่เป็น Excel บอกว่าชื่อไฟล์ไม่ถูกต้อง.
วิธีตรวจสอบว่าคุณมีอะไรอยู่จริง
เปิดไฟล์ด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความ — โน้ตแพดก็พอ — แล้วดูบรรทัดแรก. มีห้าประเภทที่ครอบคลุมเกือบทั้งหมด.
<html,<head>หรือ<table— ตาราง HTML ที่มีชื่อสเปรดชีตอยู่. เบราว์เซอร์และรายงานเว็บสร้างสิ่งนี้บ่อยครั้ง.<?xml— SpreadsheetML, รูปแบบ XML ของเวิร์กบุ๊กที่ Excel 2003 เขียน.PK— ไฟล์ ZIP, ดังนั้นเป็น XLSX (หรือ ODS, หรือ DOCX) ของจริงที่มีส่วนขยายผิด.- ไบนารีที่อ่านไม่ออกโดยเริ่มด้วยไบต์
D0 CF 11 E0— XLS แท้ก่อนปี 2007. ตัวนี้เป็นไฟล์ที่บอกว่าเป็นจริง. - ข้อความธรรมดาที่คั่นด้วยคอมม่า, เซมิโคลอนหรือแท็บ — ไฟล์ข้อความที่คั่นด้วยตัวคั่น, ซึ่งเป็น CSV ที่สวมชื่อของคนอื่น.
สิ่งที่แต่ละตัวปลอมทำให้คุณเสีย
จุดสำคัญของการรู้คือพวกมันทำให้คุณเสียสิ่งต่างกัน.
ตาราง HTML มีค่าและการจัดรูปแบบบางส่วน, แต่ไม่มีสูตรใด ๆ เลย. ระบบส่งออกคำนวณตัวเลขแล้วบันทึกคำตอบไว้. ไม่มีอะไรอยู่ด้านล่างให้คำนวณใหม่, และไม่มีอะไรสูญหายระหว่างการส่ง — เพราะมันไม่เคยถูกเขียนเป็นสูตร.
SpreadsheetML เก็บสูตรและรูปแบบเซลล์ไว้. สิ่งที่มันไม่สามารถเก็บได้คือแผนภูมิและพีโวตตาเบิล; รูปแบบนี้ไม่มีวิธีจัดเก็บพวกมัน, ดังนั้นจึงถูกตัดออกเมื่อไฟล์ถูกเขียน, ไม่ได้เมื่อคุณเปิดไฟล์.
XLSX ที่ตั้งชื่อผิด ไม่เสียอะไรเลย. มันเป็นเวิร์กบุ๊กสมัยใหม่เต็มรูปแบบและสิ่งที่ผิดเพียงแค่หกอักขระของชื่อไฟล์.
ไฟล์ข้อความที่คั่นด้วยตัวคั่น มีค่าและไม่มีอย่างอื่น: ไม่มีสูตร, ไม่มีการจัดรูปแบบ, ไม่มีชีตที่สอง. หากมันดูเหมือนคอลัมน์เดียวของข้อความที่มีคอมม่า, ตัวคั่นไม่ได้เป็นอย่างที่ Excel ของคุณคาดหวัง.
วิธีแก้ไขครั้งเดียว
สำหรับสิ่งที่คุณต้องการเก็บไว้, เปิดไฟล์ใน Excel ผ่านคำเตือน, แล้วเลือก ไฟล์ → บันทึกเป็น → เวิร์กบุ๊ก Excel (.xlsx). ตอนนี้คุณมีเวิร์กบุ๊กจริงและคำเตือนหายไปอย่างถาวร.
สำหรับ XLSX ที่ตั้งชื่อผิด, เพียงเปลี่ยนชื่อแล้วหยุด. การเปลี่ยนชื่อไม่ใช่การแปลงและแทบไม่มีกรณีที่ช่วย — แต่กรณีนี้เป็นข้อยกเว้นเพราะเนื้อหาเดิมถูกต้องแล้ว.
ตัวที่ไม่ใช่ตัวปลอม
.xlsb ดูน่าสงสัยแต่จริง ๆ แล้วไม่ใช่. มันเป็นเวิร์กบุ๊ก Excel แท้ที่เก็บเป็นไบนารีแทน XML ที่บีบอัด: ข้อมูลเดียวกัน, ขนาดเล็กกว่าอย่างเห็นได้ชัด, และเปิดได้เร็วขึ้นบนโมเดลขนาดใหญ่. หากเพื่อนร่วมงานส่งไฟล์นี้ให้คุณ, ไม่มีอะไรผิดพลาดกับมัน.
ไม่ว่าฟไฟล์จะเป็นอะไร, ตัวดู Excel จะเปิดไฟล์และแสดงชีตให้คุณดู.