ชุดสไลด์ถูกปฏิเสธโดยเซิร์ฟเวอร์เมล, หรือไม่สามารถอัปโหลดไปที่ไหนได้เลย, และไม่มีใครบอกเหตุผลว่าทำไมการพูดที่มีสิบสองสไลด์จึงหนักถึง 90 MB. ส่วนใหญ่แล้วสาเหตุคือรูปภาพสี่รูปและวิดีโอหนึ่งคลิป, และคุณสามารถคืนพื้นที่ส่วนใหญ่ได้ภายในสองนาที. หากต้องการอ่านชุดสไลด์แทนการแก้ไข, ผู้ชม PowerPoint รับไฟล์ PPT, PPTX, ODP รวมถึงรูปแบบสไลด์โชว์, แมโครและเทมเพลตที่มีขนาดสูงสุด 20 MB, และจะลบไฟล์เมื่อคุณปิดมัน.
รูปภาพถูกเก็บในขนาดที่นำเข้ามา
นี่คือประเด็นใหญ่, และทำให้หลายคนประหลาดใจเพราะสไลด์ดูปกติดี.
ลากรูปจากโทรศัพท์สมัยใหม่ลงบนสไลด์แล้วคุณจะเพิ่มสิบสองเมกะพิกเซลลงในไฟล์. ดึงมุมจับจนรูปพอดีในหนึ่งในสี่ของสไลด์และคุณได้เปลี่ยนวิธีที่มัน แสดงผล. สิบสองเมกะพิกเซลยังคงอยู่ในไฟล์. สิ่งเดียวกันเกิดกับการครอป: การครอปซ่อนส่วนที่คุณตัดออก, แต่ไม่ได้ลบมัน, ดังนั้นสไลด์ที่แสดงใบหน้าหนึ่งอาจกำลังบรรทุกภาพของห้องประชุมทั้งหมด.
การแก้คือการเปิดกล่องโต้ตอบหนึ่งครั้ง. คลิกรูปใดรูปหนึ่ง, แล้วเลือก Picture Format, Compress Pictures. ยกเลิกการเลือก "Apply only to this picture", เลือก Delete cropped areas of pictures, และกำหนดความละเอียด — 150 ppi เพียงพอสำหรับโปรเจคเตอร์หรือหน้าจอใด ๆ. บันทึกด้วยชื่อใหม่, เพราะวิธีนี้จะกำจัดพิกเซลส่วนเกินอย่างถาวร.
วิดีโอที่คุณแทรกอยู่ในไฟล์
เลือก Insert → Video → This Device จะคัดลอกวิดีโอทั้งหมดเข้าไปในชุดสไลด์. คลิปสองนาทีอาจใหญ่กว่าสิ่งอื่น ๆ ทั้งหมดรวมกัน, และจะเดินทางไปกับไฟล์ทุกที่ที่ไฟล์ไป.
หากผู้ชมจะดูออนไลน์, ให้ลิงก์วิดีโอแทนการฝัง. หากต้องการให้เล่นออฟไลน์, ส่งชุดสไลด์และวิดีโอเป็นสองไฟล์และยอมรับว่าคุณกำลังส่งสองไฟล์.
ฟอนต์ที่ฝังไว้, และการตั้งค่าที่ทำให้มันเป็นสองเท่า
ภายใต้ File → Options → Save มีตัวเลือก "Embed fonts in the file", มีสองแบบ. "Embed only the characters used in the presentation" จะเพิ่มเพียงเล็กน้อย. "Embed all characters" จะฝังแบบอักษรทั้งหมดสำหรับแต่ละน้ำหนักที่คุณใช้, ทำให้ชุดสไลด์ที่ใช้ฟอนต์ตระกูลบริษัทอาจบรรทุกหลายเมกะไบต์ของอักษรที่ไม่เคยแสดงเลย.
การฝังฟอนต์มีประโยชน์เมื่อชุดสไลด์ต้องเปิดบนเครื่องที่ไม่มีฟอนต์นั้น. ไม่ว่าจะเลือกแบบใดก็ช่วยให้ไฟล์เล็กลง.
สิ่งเหลือที่ไม่มีใครลบ
ชุดสไลด์ที่ขยายจากเทมเพลตบริษัทมักจะลากมาสไลด์มาสเตอร์และเลย์เอาต์ที่ไม่มีใครใช้. ไปที่ View → Slide Master, แล้วลบเลย์เอาต์ที่ไม่มีสไลด์เชื่อมต่อ. แม้อาจไม่ทำให้ขนาดลดจาก 90 MB เหลือ 9 MB, แต่มันก็เป็นการประหยัดที่ฟรี.
ขณะคุณอยู่ที่นี่: .odp ไม่ใช่ .ods
หากมีคนส่งไฟล์ OpenDocument ให้ดูตัวอักษรสุดท้าย. .odp คือไฟล์นำเสนอและเปิดด้วย ผู้ชม PowerPoint. .ods คือสเปรดชีตและควรเปิดด้วย ผู้ชม Excel. ตัวอักษรหนึ่งตัวที่ต่างกัน, สองรูปแบบที่ไม่เกี่ยวข้อง, และเป็นสาเหตุที่ไฟล์ที่สมบูรณ์ดีบางครั้งดูเหมือนเสีย – เพราะมันถูกเปิดด้วยแอปพลิเคชันผิด.
เมื่อไฟล์ยังเปิดไม่ได้
หากหลังจากทำทั้งหมดแล้วไฟล์ยังเกิน 20 MB หมายความว่าชุดสไลด์จริง ๆ ใหญ่ขนาดนั้น: ส่งเป็น PDF แทน, หรือแยกไฟล์. ไฟล์ที่ปฏิเสธทุกที่อาจเป็น .ppsx, ซึ่งเป็นชุดสไลด์เดียวกันที่บันทึกไว้เพื่อเริ่มเล่นทันทีแทนการเปิดเพื่อแก้ไข – ตัวดูจะรับไฟล์นี้. .pps รุ่นเก่าที่ถูกแทนที่ไม่มีในรายการ: เปิดไฟล์นั้นใน PowerPoint แล้วบันทึกเป็น .pptx ก่อน.
หากชุดสไลด์ยังคงมาถึงกล่องขาเข้าของคุณจากผู้ที่สมมติว่าคุณมี PowerPoint, ผู้ชม PowerPoint คือหน้าที่คุณควรใช้.