คุณมีสเปรดชีตแต่ไม่มี Excel. อัปโหลดมันไปที่ ตัวดู Excel แล้วมันจะเปิดในแท็บนี้: XLS, XLSX, CSV, ODS และรูปแบบแมโครและไบนารี, สูงสุด 20 MB, จะถูกลบเมื่อคุณปิดมัน.
จากนั้นมีสิ่งหนึ่งที่ควรเข้าใจ, เพราะมันอธิบายส่วนใหญ่ของสิ่งที่ดูผิดในสเปรดชีตที่คุณไม่ได้เขียน: ตัวดูไม่ทำการคำนวณใหม่ ทุกอย่างต่อไปนี้เป็นผลมาจากนั้น.
ตัวเลขบนหน้าจอคือเลขที่ Excel บันทึกไว้
แต่ละเซลล์สูตรเก็บสองสิ่งแยกกัน: สูตรและผลลัพธ์ที่ Excel คำนวณครั้งสุดท้าย สิ่งใดที่อ่านเวิร์กบุ๊กโดยไม่มีเครื่องมือคำนวณจะอ่านอันที่สอง โดยปกติคุณอาจไม่สังเกต เพราะผลลัพธ์ที่บันทึกไว้ถูกต้อง มีสามสถานการณ์ที่ทำให้เห็นได้ชัด
การคำนวณถูกตั้งเป็นแมนนวล
ภายใต้เมนู สูตร, ตัวเลือกการคำนวณ, มีคนเลือกแมนนวล — ปกติเพื่อหยุดโมเดลที่หนักไม่ให้คำนวณใหม่ทุกครั้งที่พิมพ์ — แล้วบันทึกค่า ค่าที่เก็บไว้คือสิ่งที่แสดงบนหน้าจอในขณะนั้น ซึ่งอาจล้าสมัยเป็นชั่วโมงหรือหลายปี และผลลัพธ์นั้นผิดในลักษณะที่ดูเหมือนปกติอย่างเต็มที่
เครื่องจักรเขียนไฟล์
เวิร์กบุ๊กที่สร้างโดยเครื่องมือรายงานหรือสคริปต์มักมีสูตรที่ไม่มีผลลัพธ์ที่แคชเลย เพราะไลบรารีที่เขียนไฟล์เหล่านั้นไม่มีวิธีประเมินสูตร เซลล์เหล่านั้นจะแสดงเป็นค่าว่างหรือศูนย์ ไม่มีอะไรเสียหาย; ไม่มีใครเคยรันสูตรเหล่านั้น
ฟังก์ชันเป็นแบบเปลี่ยนแปลง
=TODAY(), =NOW(), =RAND() และ =OFFSET() คำนวณใหม่ทุกครั้งที่ Excel เปิดไฟล์ ดังนั้นสิ่งที่เก็บไว้คือค่าที่บันทึกในขณะบันทึกครั้งสุดท้าย แผ่นที่หัวว่า “as of today” กำลังบอกคุณว่าคนใดคนหนึ่งกด Ctrl+S ครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่
ลิงก์ไปยังเวิร์กบุ๊กอื่นเป็นปัญหาเดียวกัน, ไฟล์ที่ห่างออกไปหนึ่งไฟล์
อ้างอิงเช่น ='C:\Reports\[Q3-Actuals.xlsx]Summary'!B4 ชี้ไปที่ไฟล์บนดิสก์ของคนอื่น คุณอัปโหลดเวิร์กบุ๊กหนึ่งไฟล์ ไม่ได้อัปโหลดโฟลเดอร์ที่ไฟล์นั้นอยู่ ดังนั้นตัวเลขที่แคชจากการรีเฟรชสำเร็จครั้งล่าสุดจึงปรากฏขึ้น เมื่อการเชื่อมโยงถูกทำลายก่อนที่คุณจะได้รับไฟล์ #REF! จะถูกเก็บไว้ในเซลล์และ #REF! คือสิ่งที่แสดง — เป็นข้อผิดพลาดที่บันทึกเป็นข้อมูล ไม่ใช่ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในขณะนี้
ที่ที่กริดจริงๆ สิ้นสุด
รูปแบบ Excel สองแบบมีขีดจำกัดที่ต่างกันอย่างมาก และความแตกต่างนี้ทำให้เกิดปัญหาเมื่อมีการบันทึกลงไป XLSX รองรับ 1,048,576 แถวโดย 16,384 คอลัมน์, คอลัมน์สุดท้ายคือ XFD. XLS รุ่นเก่าจบที่ 65,536 แถวและ 256 คอลัมน์, สิ้นสุดที่คอลัมน์ IV. หากบันทึกเวิร์กบุ๊กสมัยใหม่เป็น .xls ทุกอย่างที่เกินขีดจำกัดเหล่านั้นจะถูกทิ้งในขณะบันทึก ตัวดูไม่สามารถแสดงแถวที่ไม่มีอยู่ในไฟล์ได้
วันที่เป็นตัวเลขที่สวมหน้ากาก
วันที่ในสเปรดชีตคือจำนวนวันที่รูปแบบตัวเลขแสดงเป็นวันที่ ลบรูปแบบออกแล้ววันที่จะกลับเป็นจำนวนเต็มอีกครั้ง มีผลตามมาสองประการ
เวิร์กบุ๊กที่สร้างในเวอร์ชัน Excel บน Mac เก่าอาจใช้ระบบวันที่ 1904 แทน 1900 หากเปิดไฟล์ดังกล่าวภายใต้ระบบที่ต่างกัน ทุกวันที่จะเลื่อนออกไป 1,462 วัน — สี่ปีและหนึ่งวัน — แต่ค่าทุกค่าจะยังคงเป็นค่าที่เทคนิคแล้วถูกต้อง
และ Excel นับ 29 กุมภาพันธ์ 1900 ซึ่งเป็นวันที่ไม่มีอยู่จริง เพราะ Lotus 1‑2‑3 นับเช่นนั้นและความเข้ากันได้สำคัญกว่าปฏิทินในปี 1985 การคำนวณวันที่ใด ๆ ที่ข้ามจุดนี้ในเวิร์กบุ๊กจะมีวันเพิ่มขึ้นหนึ่งวัน
สิ่งที่ดูเหมือนความเสียหายแต่จริงๆ ไม่ใช่
- เซลล์ที่แสดง
#####คือคอลัมน์แคบเกินกว่าตัวเลขที่จัดรูปแบบไว้ ขยายคอลัมน์ในไฟล์ต้นฉบับแล้วตัวเลขก็จะปรากฏ; ค่าที่เก็บไว้ไม่เคยถูกเปลี่ยนแปลง - ตารางสรุปแบบ Pivot แสดงผลจากแคช Pivot ที่เก็บไว้ข้างเคียง เป็นภาพสแนปชอตของข้อมูลต้นฉบับในครั้งรีเฟรชสุดท้าย ซึ่งเป็นเหตุผลที่ Pivot อาจไม่ตรงกับแผ่นที่สร้างจากมัน
- ไฟล์ .xlsm เปิดได้แต่แมโครของมันไม่ทำงาน การแสดงผลเวิร์กบุ๊กไม่ใช่การรันมัน, และตัวดูไม่มีเหตุผลใดๆ ที่จะรัน VBA ของใคร
- การป้องกันชีตไม่ใช่การเข้ารหัส ชีตที่ถูกป้องกันเป็นเพียงแฟล็กที่บอกว่า “ห้ามแก้ไข” และจะแสดงผลตามปกติ เวิร์กบุ๊กที่ต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดเป็นการเข้ารหัสจริงๆ และไม่มีอะไรจะสามารถแสดงผลได้หากไม่มีรหัสผ่านนั้น
หากสเปรดชีตเป็นรูปแบบที่ทำให้คุณต้องหยุดบ่อยครั้ง, ตัวดู Excel คือหน้าที่คุ้มค่าที่จะบันทึกเป็นบุ๊กมาร์ก.