Một mức trần kích thước cho việc tải lên PDF có chi phí thực tế. Nó cũng là một trong những con số bị phóng đại nhất trong phần mềm doanh nghiệp, vì vậy bài viết này cung cấp cho bạn một phương pháp đo lường của riêng bạn thay vì một con số được bịa ra cho bạn.

Giới thiệu

Các hệ thống quản lý tài liệu kế thừa thường áp đặt một mức trần cứng là 25 megabytes cho việc tải lên PDF. Hạn chế này có vẻ vô hại — hầu hết các tài liệu đều dưới mức này — cho đến khi một tệp không như vậy, và ai đó phải can thiệp bằng tay.

Chúng tôi sẽ thẳng thắn về vị trí của mình ở đây, vì sẽ thật lạ nếu không: trình xem miễn phí tại Doconut.app cũng dừng lại ở 25 MB cho một PDF. Đó là mức trần của chúng tôi, và bài viết này không nhằm lập luận rằng các mức trần là không thể biện minh. Nó là một lập luận rằng bạn nên biết mức chi phí của mình trước khi chi trả để di chuyển nó.

Một lưu ý về các con số trong bài viết này, hay đúng hơn là sự vắng mặt của chúng. Các mô hình chi phí trong thể loại này thường dựa trên một khảo sát mà không ai có thể kiểm tra và một điểm chuẩn mà không ai có thể nguồn gốc. Chúng tôi không có, vì vậy chúng tôi sẽ không in bất kỳ con số nào. Những gì sau đây là phép tính và các câu hỏi — bạn cung cấp các giá trị từ hệ thống của mình, nơi chúng là thực tế.

1. Chi phí thực tế của một lần tải lên bị từ chối

Khi một PDF vượt quá giới hạn, ai đó sẽ chia, nén hoặc tái tạo lại nó. Đó là chi phí trực tiếp, và nó có ba thành phần bạn có thể đo lường:

Khối lượng. Có bao nhiêu lần tải lên bị từ chối vì kích thước? Nhật ký ứng dụng của bạn biết. Nếu nó không ghi lại lý do từ chối, đó là điều đầu tiên cần sửa, vì mọi thứ bên dưới phụ thuộc vào con số này và ước tính của bất kỳ ai cũng không đáng tin cậy.

Thời gian xử lý. Quá trình khắc phục mất bao lâu? Đo thời gian trên năm tệp thực tế thay vì đoán. Nén một hợp đồng đã quét trong Acrobat và tải lại không giống như việc chia một cuốn hướng dẫn 400 trang thành các phần độc lập.

Tỷ lệ vé hỗ trợ. Bao nhiêu phần trăm các lần từ chối này trở thành vé hỗ trợ thay vì được giải quyết ngay tại bàn? Lấy dữ liệu này từ hệ thống vé của bạn bằng cách tìm kiếm theo từ khóa.

Phép tính sau đây không phức tạp:

rejections per quarter
  x handling time in hours
  x blended hourly rate
+ (rejections x ticket rate x cost per ticket)
= direct quarterly cost

Lý do bạn nên tự thực hiện là vì kết quả thay đổi hơn một bậc độ lớn giữa các tổ chức, phụ thuộc hầu hết vào khối lượng. Đối với một đội ngũ gặp giới hạn hai lần một tháng, câu trả lời trung thực là chi phí này không đáng đo lường, và bạn nên ngừng đọc. Đối với một phòng khiếu nại xử lý các tệp quét suốt ngày, đây là một mục chi phí thực sự.

2. Chi phí gián tiếp đáng để xem xét nghiêm túc

Sự chậm trễ và các giao dịch mất mát là phần thứ hai thường gặp, và chúng tôi sẽ bỏ qua việc mô hình doanh thu, vì việc gán một giao dịch mất mát cho giới hạn tải lên đòi hỏi bằng chứng mà hầu như không ai có.

Một chi phí gián tiếp đáng được nêu tên, vì nó khác biệt về mặt định tính: việc chia tài liệu làm hỏng nó.

Một PDF được chia thành ba phần trở thành ba tệp có thể gửi riêng biệt, phiên bản riêng và lưu trữ không đầy đủ. Chữ ký không tồn tại sau thao tác — một PDF đã ký số được chia sẽ có chữ ký không hợp lệ trong mỗi đoạn, vì chữ ký bao phủ toàn bộ byte của tệp gốc. Siêu dữ liệu, thẻ và cấu trúc làm cho PDF/A có thể lưu trữ được không được bảo toàn một cách nhất quán bởi bất kỳ công cụ nào người dùng sử dụng.

Nếu các nghĩa vụ lưu trữ hoặc kiểm toán của bạn giả định tài liệu là một đối tượng duy nhất, một giới hạn kích thước thường xuyên buộc phải chia tệp sẽ trở thành một vấn đề tuân thủ được ngụy trang dưới lớp năng suất. Điều này đáng được nâng lên bất kể phép tính lao động nói gì.

3. Trước khi mua bất cứ thứ gì, hãy kiểm tra nội dung trong các tệp

Bước này thường bị bỏ qua đến mức đáng có một mục riêng, vì nó đôi khi làm dừng dự án.

Lấy năm mươi tệp bị từ chối và xem chúng lớn vì gì. Theo kinh nghiệm của chúng tôi về các định dạng, câu trả lời thường là hình ảnh ở độ phân giải gốc: một hợp đồng được quét ở 600 dpi màu khi 200 dpi xám sẽ vẫn đọc được, hoặc một báo cáo mà các bức ảnh được chụp trực tiếp từ điện thoại. Một PDF như vậy thường lớn hơn nhiều lần so với cần thiết, và việc khắc phục ngay từ nguồn — cấu hình máy quét, cài đặt xuất — sẽ loại bỏ các lần từ chối mà không cần mua sắm gì cả.

Đôi khi câu trả lời thực sự là một tài liệu lớn, và khi đó bạn có một yêu cầu thực sự. Điểm mấu chốt là biết mình đang ở trường hợp nào.

4. Những câu hỏi cần đặt cho nhà cung cấp, bao gồm cả chúng tôi

Nếu bạn cần nâng mức trần, những câu hỏi quan trọng không phải về mức trần:

Giới hạn được thực thi ở đâu, và tại sao? Một giới hạn do xử lý tải lên của ứng dụng là một vấn đề khác so với giới hạn do công cụ render áp đặt. Của chúng tôi là loại thứ nhất: 25 MB là gì trang công cộng chấp nhận, không phải gì engine có thể vẽ.
Điều gì xảy ra khi đạt giới hạn? Từ chối khi tải lên với số được nêu ra tử tế hơn so với thời gian chờ 90 % — người dùng vẫn học được điều gì đó, nhưng chỉ một trong hai là nhanh.
Đường cong bộ nhớ trông như thế nào? Render một PDF lớn tiêu tốn bộ nhớ máy chủ. Nếu bạn tự lưu trữ, chi phí này chuyển sang hạ tầng của bạn, và “không giới hạn” nghĩa là “bị giới hạn bởi phần cứng bạn đang mua”.
Những gì được bảo toàn? Nếu bạn đang nâng giới hạn để ngăn chia tệp, hãy xác nhận tài liệu vẫn nguyên vẹn — bao gồm chữ ký, thẻ và siêu dữ liệu.

Để minh bạch, vì vậy bài viết này không chứa bất kỳ con số nào chúng tôi không thể đứng vững phía sau: Doconut SDK là một thành phần .NET bạn cài đặt trong môi trường của mình, nơi mức trần thực tế là bộ nhớ máy chủ của bạn chứ không phải chính sách của chúng tôi. Chúng tôi sẽ không in ra một con số megabyte cho nó, vì nó phụ thuộc vào phần cứng và tài liệu của bạn, và bất kỳ con số đơn lẻ nào sẽ là marketing hơn là đo lường.

5. Các bước hành động

Ghi lại các lần từ chối. Ghi lại lý do và kích thước tệp. Một phần tư dữ liệu thực tế thắng bất kỳ mô hình nào.
Lấy mẫu các tệp. Năm mươi PDF bị từ chối sẽ cho bạn biết liệu bạn có vấn đề về kích thước hay vấn đề cài đặt máy quét.
Thực hiện phép tính trên với khối lượng và tỷ lệ của riêng bạn, và sẵn sàng kết luận chi phí quá nhỏ để hành động.
Kiểm tra góc tuân thủ riêng biệt. Nếu việc chia phá vỡ chữ ký hoặc dấu vết kiểm toán, lập luận này đứng độc lập và không cần mô hình chi phí phía sau.
Thử nghiệm với các tệp tệ nhất của bạn. Không phải mẫu. Gói tài liệu quét 300 trang đã khởi xướng cuộc trò chuyện.

Kết luận

Một mức trần kích thước là một ràng buộc thực sự với một chi phí thực tế, và nó cũng là điểm dễ nhất trong phần mềm doanh nghiệp để bán cho bạn một con số. Chi phí là gì tùy vào khối lượng, thời gian xử lý và tỷ lệ của bạn — có thể đáng kể, hoặc có thể không có gì cả.

Hãy đo lường trước khi di chuyển. Và nếu bạn chỉ có một PDF hơi quá lớn để đọc hôm nay, Doconut.app chấp nhận 25 MB, không tốn phí, và sẽ xóa tệp khi bạn đóng tab.

Bạn đang cân nhắc liệu SDK có phù hợp không? Trang tải xuống có bản dùng thử, và việc thử nghiệm nó với các tài liệu nặng nhất của bạn sẽ cho bạn nhiều hơn bất kỳ công cụ tính toán nào.