Bộ trình chiếu bị trả lại bởi máy chủ email, hoặc không thể tải lên bất kỳ nơi nào, và không ai có thể cho bạn biết tại sao một bài thuyết trình với mười hai slide lại nặng 90 MB. Hầu hết thời gian đó là bốn bức ảnh và một video, và bạn có thể lấy lại hầu hết không gian trong vòng hai phút. Để Trình xem PowerPoint một bộ trình chiếu thay vì sửa nó, trình này hỗ trợ PPT, PPTX, ODP và các biến thể trình chiếu, macro và mẫu lên tới 20 MB, và sẽ xóa tệp khi bạn đóng nó.
Hình ảnh được lưu ở kích thước ban đầu
Đây là vấn đề lớn nhất, và nó gây ngạc nhiên vì slide trông vẫn ổn.
Kéo một bức ảnh từ điện thoại hiện đại lên một slide và bạn đã thêm mười hai megapixel vào tệp. Kéo các tay cầm góc cho đến khi nó vừa vặn trong một phần tư của slide và bạn đã thay đổi cách nó hiển thị. Mười hai megapixel vẫn còn trong tệp. Cùng nguyên tắc áp dụng cho việc cắt: cắt chỉ ẩn các phần bạn loại bỏ, không xóa chúng, vì vậy một slide chỉ hiển thị một khuôn mặt có thể đang mang toàn bộ phòng hội nghị.
Cách khắc phục chỉ cần một hộp thoại. Nhấp vào bất kỳ hình ảnh nào, sau đó chọn Định dạng Hình ảnh, Nén Hình ảnh. Bỏ chọn "Áp dụng chỉ cho hình ảnh này", chọn Xóa các khu vực đã cắt của hình ảnh, và chọn độ phân giải — 150 ppi là hơn mức mà máy chiếu hoặc màn hình có thể hiển thị. Lưu với tên mới, vì thao tác này sẽ loại bỏ vĩnh viễn các pixel thừa.
Video bạn chèn nằm trong tệp
Chọn Insert, Video, This Device sẽ sao chép toàn bộ video vào bộ trình chiếu. Một đoạn video dài hai phút có thể lớn hơn tất cả các nội dung khác cộng lại, và nó sẽ đi cùng tệp.
Nếu khán giả sẽ xem trực tuyến, hãy liên kết video thay vì nhúng nó. Nếu video phải phát offline, hãy gửi bộ trình chiếu và video dưới dạng hai tệp và chấp nhận rằng bạn đang gửi hai tệp.
Phông chữ nhúng, và cài đặt làm gấp đôi chúng
Trong mục File, Options, Save có tùy chọn "Embed fonts in the file", với hai lựa chọn. "Embed only the characters used in the presentation" chỉ thêm một chút. "Embed all characters" sẽ thêm toàn bộ kiểu chữ cho mỗi phông, cho mọi độ đậm mà bạn đã dùng, vì vậy một bộ trình chiếu với bộ phông chữ công ty có thể mang theo vài megabyte bảng chữ cái mà không bao giờ hiển thị.
Việc nhúng phông chữ có giá trị khi bộ trình chiếu sẽ được mở trên máy không có phông chữ đó. Dù sao thì tùy chọn nhỏ hơn vẫn đáng giá.
Những phần còn lại mà không ai xóa
Một bộ trình chiếu được tạo từ mẫu công ty thường kéo theo các master slide và bố cục mà không ai sử dụng. Chọn View, Slide Master, sau đó xóa các bố cục không có slide nào gắn vào. Điều này hiếm khi tạo ra sự khác biệt giữa 90 MB và 9 MB, nhưng lại không tốn chi phí.
Khi bạn ở đây: .odp không phải là .ods
Nếu ai đó gửi cho bạn một tệp OpenDocument, hãy nhìn vào chữ cái cuối cùng. .odp là một bản trình chiếu và mở bằng Trình xem PowerPoint. .ods là một bảng tính và thuộc về Trình xem Excel. Chỉ cách nhau một chữ, hai định dạng không liên quan, và đó là lý do một tệp hoàn hảo đôi khi bị coi là hỏng — nó chỉ được giao cho ứng dụng sai.
Khi nó vẫn không mở được
Hơn 20 MB sau tất cả các bước trên có nghĩa là bộ trình chiếu thực sự lớn như vậy: hãy gửi dưới dạng PDF, hoặc chia nhỏ. Một tệp bị từ chối ở mọi nơi có thể là .ppsx, là cùng một bộ trình chiếu được lưu để bắt đầu phát ngay thay vì mở để chỉnh sửa — trình xem sẽ chấp nhận nó. Phiên bản cũ hơn .pps mà nó thay thế không có trong danh sách: mở tệp đó bằng PowerPoint và lưu lại dưới dạng .pptx trước.
Nếu các bộ trình chiếu cứ liên tục đến hộp thư đến của bạn từ những người cho rằng bạn có PowerPoint, thì Trình xem PowerPoint là trang bạn nên giữ.