So sánh trình xem tài liệu trực tuyến và ngoại tuyến

Việc lựa chọn giữa một trình xem tài liệu trực tuyến và một trình xem tài liệu ngoại tuyến phụ thuộc vào quy trình làm việc.

Một trình xem trực tuyến hữu ích khi người dùng cần mở tài liệu nhanh chóng từ trình duyệt mà không phải cài đặt phần mềm bổ sung. Một trình xem ngoại tuyến có thể hữu ích khi các tệp cần được mở trên máy cục bộ mà không có kết nối internet hoặc khi yêu cầu một ứng dụng máy tính để bàn cụ thể.

Đối với việc xem trước tài liệu nhanh chóng trực tuyến, Doconut.app có thể hữu ích. Nó cho phép người dùng xem trước các định dạng tài liệu khác nhau từ trình duyệt, bao gồm PDF, DOC, XLS, PPT, PSD, DWG, SVG và nhiều hơn nữa.

Đối với các công ty xây dựng chức năng xem tài liệu trực tiếp trong các ứng dụng .NET của riêng mình, Doconut Viewer là sản phẩm chính cần xem xét. Đây là một .NET Document Viewer SDK được thiết kế cho các quy trình làm việc ASP.NET và các ứng dụng .NET hiện đại.

Bài viết này so sánh các trình xem tài liệu trực tuyến và ngoại tuyến về hiệu suất, bảo mật và chi phí, đồng thời giải thích khi nào mỗi lựa chọn là hợp lý.

Trình xem tài liệu trực tuyến là gì?

Một trình xem tài liệu trực tuyến cho phép người dùng mở tài liệu từ trình duyệt. Trong nhiều trường hợp, người dùng tải lên một tệp hoặc mở tài liệu qua giao diện web mà không cần cài đặt ứng dụng máy tính để bàn.

Các trình xem trực tuyến hữu ích cho:

Xem trước tài liệu nhanh chóng
Mở tệp mà không cần phần mềm cục bộ
Xem tài liệu trên các thiết bị khác nhau
Kiểm tra cách tài liệu hiển thị trong trình duyệt
Xem lại các định dạng kinh doanh phổ biến
Tránh cài đặt phần mềm cho các nhiệm vụ xem đơn giản

Doconut.app là một ví dụ về trình xem tài liệu trực tuyến. Nó hữu ích khi người dùng cần một cách đơn giản để xem trước tài liệu trực tiếp trong trình duyệt.

Tuy nhiên, việc xem trực tuyến không phải lúc nào cũng phù hợp với các quy trình công việc nhạy cảm hoặc quan trọng. Nếu ứng dụng cần xác thực, quyền hạn, kiểm soát lưu trữ, ghi log, tìm kiếm, chú thích, chuyển đổi hoặc quy tắc in ấn, một SDK chuyên dụng có thể là lựa chọn tốt hơn.

Trình xem tài liệu ngoại tuyến là gì?

Một trình xem tài liệu ngoại tuyến được cài đặt trên máy của người dùng hoặc được sử dụng trong môi trường máy tính để bàn cục bộ.

Các trình xem ngoại tuyến có thể hữu ích khi:

Không có kết nối internet
Tài liệu phải ở lại trên máy cục bộ
Cần một công cụ máy tính để bàn cụ thể
Người dùng cần các tính năng chỉ có trên máy tính để bàn
Quy trình làm việc là cá nhân hoặc một lần duy nhất
Tổ chức đã chuẩn hoá việc sử dụng một trình xem máy tính để bàn

Tuy nhiên, các trình xem ngoại tuyến cũng có thể tạo ra thách thức cho các ứng dụng doanh nghiệp. Chúng thường yêu cầu cài đặt, cập nhật, đào tạo người dùng và hỗ trợ. Chúng cũng có thể tạo ra các bản sao cục bộ của tài liệu ngoài quy trình làm việc chính của ứng dụng.

Đối với các hệ thống nội bộ, điều này có thể làm cho việc kiểm soát truy cập và kiểm toán trở nên khó khăn hơn.

So sánh hiệu suất

Hiệu suất phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm kích thước tệp, định dạng, số trang, độ phân giải hình ảnh, tài nguyên máy chủ, hành vi trình duyệt, vị trí lưu trữ và tốc độ mạng.

Trình xem trực tuyến

Các trình xem trực tuyến có thể tiện lợi vì người dùng không cần khởi chạy phần mềm máy tính để bàn. Họ có thể mở trình xem từ trình duyệt và xem trước tài liệu qua giao diện web.

Tuy nhiên, hiệu suất có thể phụ thuộc vào:

Tốc độ tải lên
Kích thước tệp
Bộ nhớ trình duyệt
Giới hạn máy chủ
Thời gian chờ yêu cầu
Độ phức tạp của tài liệu
Các trang chứa nhiều hình ảnh
Phông chữ nhúng lớn
Điều kiện mạng

Đối với các tệp đơn giản, một trình xem trực tuyến có thể đủ. Đối với các tài liệu doanh nghiệp lớn hoặc phức tạp, việc thử nghiệm với các tệp thực tế là quan trọng.

Trình xem ngoại tuyến

Các trình xem ngoại tuyến có thể hoạt động tốt khi các tệp đã được lưu trữ cục bộ và người dùng đã cài đặt phần mềm máy tính để bàn cần thiết.

Tuy nhiên, hiệu suất có thể phụ thuộc vào:

Tài nguyên máy cục bộ
Bộ nhớ khả dụng
Phông chữ đã cài đặt
Phiên bản phần mềm máy tính để bàn
Độ phức tạp của tệp
Phần cứng đồ họa
Việc tệp có cần được tải xuống trước hay không

Các trình xem ngoại tuyến cũng có thể gây ra các vấn đề hỗ trợ nếu người dùng có các phiên bản phần mềm hoặc cấu hình cục bộ khác nhau.

So sánh bảo mật

Bảo mật là một trong những khác biệt quan trọng nhất giữa việc xem trực tuyến và ngoại tuyến.

Các câu hỏi bảo mật cho trình xem trực tuyến

Trước khi sử dụng bất kỳ trình xem trực tuyến nào cho tài liệu nhạy cảm, hãy hỏi:

Tài liệu được xử lý ở đâu?
Tài liệu có được tải lên dịch vụ bên ngoài không?
Tài liệu có được lưu trữ sau khi xem không?
Thời gian lưu trữ là bao lâu?
Ai có thể truy cập?
Liên kết tài liệu là công khai hay riêng tư?
Người dùng có thể tải xuống hoặc in tệp không?
Quy trình có được tổ chức của bạn phê duyệt không?

Việc xem trực tuyến có thể hữu ích, nhưng tài liệu mật cần được xem xét cẩn thận. Tránh tải lên các tệp nhạy cảm lên các dịch vụ có chính sách xử lý tệp không rõ ràng.

Các câu hỏi bảo mật cho trình xem ngoại tuyến

Các trình xem ngoại tuyến cũng có rủi ro. Một tệp mở cục bộ có thể được lưu, sao chép, in, lưu trong bộ nhớ đệm hoặc sao lưu ngoài quy trình ứng dụng.

Trước khi dựa vào việc xem ngoại tuyến, hãy hỏi:

Người dùng có thể lưu bản sao cục bộ không?
Người dùng có thể in tài liệu không?
Thiết bị cục bộ có được quản lý không?
Mã hóa đĩa có được bật không?
Tài liệu có được sao lưu tự động không?
Ứng dụng có thể theo dõi ai đã xem tệp không?
Tệp có rời khỏi hệ thống kiểm soát không?

Việc xem ngoại tuyến có thể cảm thấy an toàn hơn vì tệp ở trên máy, nhưng vẫn có thể giảm kiểm soát nếu tài liệu rời khỏi ứng dụng.

Xem tài liệu được kiểm soát bởi ứng dụng với Doconut Viewer SDK

Đối với nhiều quy trình công việc doanh nghiệp, cách tiếp cận tốt nhất không chỉ là “trực tuyến” hay “ngoại tuyến”. Câu hỏi quan trọng hơn là liệu ứng dụng có thể kiểm soát quy trình tài liệu hay không.

Doconut Viewer cho phép các nhà phát triển .NET thêm chức năng xem tài liệu trực tiếp vào trong ứng dụng của họ.

Điều này hữu ích khi ứng dụng cần kiểm soát:

Xác thực
Quyền dựa trên vai trò
Lưu trữ tài liệu
Truy cập tệp
Tìm kiếm
Chú thích
Chuyển đổi
In ấn
Ghi log
Dọn dẹp tệp tạm thời
Hành vi bộ nhớ đệm

Theo FAQ của Doconut, Doconut không phải là dịch vụ SaaS được lưu trữ. Nó được cài đặt trong môi trường của khách hàng và không có cuộc gọi nào tới máy chủ Doconut. FAQ cũng khẳng định rằng tài liệu vẫn nằm dưới quyền kiểm soát của khách hàng.

Điều này khiến Doconut Viewer SDK trở thành một lựa chọn mạnh mẽ cho các công ty cần xem tài liệu trong hạ tầng ứng dụng riêng của mình.

So sánh chi phí

Chi phí cần bao gồm nhiều hơn giá bản quyền.

Chi phí của trình xem trực tuyến

Một trình xem trực tuyến có thể tiết kiệm chi phí cho các nhiệm vụ xem nhanh vì người dùng không cần cài đặt phần mềm máy tính để bàn.

Tuy nhiên, đối với các quy trình doanh nghiệp, hãy cân nhắc:

Giới hạn sử dụng
Giới hạn kích thước tệp
Nhu cầu hỗ trợ
Đánh giá bảo mật
Nỗ lực tích hợp
Yêu cầu về quyền riêng tư
Liệu có thể tải lên các tệp nhạy cảm không
Liệu quy trình có thể tự động hoá không

Chi phí của trình xem ngoại tuyến

Các trình xem ngoại tuyến có thể tạo ra chi phí ẩn như:

Giấy phép phần mềm theo người dùng
Thời gian cài đặt
Cập nhật và vá lỗi
Vé hỗ trợ
Đào tạo người dùng
Vấn đề tương thích
Yêu cầu thiết bị cục bộ
Sự khác biệt phiên bản giữa các người dùng

Chi phí của trình xem dựa trên SDK

Một SDK trình xem tài liệu có thể yêu cầu giấy phép thương mại, nhưng nó có thể giảm công việc phát triển tùy chỉnh khi việc xem tài liệu là một phần của ứng dụng.

Với một SDK như Doconut Viewer, giá trị thường đến từ việc giảm nhu cầu kết hợp các công cụ riêng biệt cho việc xem, tìm kiếm, chú thích, chuyển đổi và in ấn.

Bạn có thể xem các tùy chọn đánh giá và thông tin giấy phép qua các tài nguyên Doconut:

So sánh tính năng

Tính năng	Trình xem trực tuyến	Trình xem ngoại tuyến	Doconut Viewer SDK
Xem trước nhanh trên trình duyệt	Phù hợp	Không phải mục đích chính	Phù hợp trong ứng dụng của bạn
Không cần cài đặt máy tính để bàn	Thường có	Không	Có cho người dùng cuối
Sử dụng ngoại tuyến	Thường không	Có	Phụ thuộc vào triển khai ứng dụng
Quyền mức ứng dụng	Hạn chế nếu không tích hợp	Thường hạn chế	Kiểm soát bởi ứng dụng .NET của bạn
Quy trình tìm kiếm	Phụ thuộc vào công cụ	Phụ thuộc vào công cụ	Có sẵn với Search Plugin
Quy trình chú thích	Phụ thuộc vào công cụ	Phụ thuộc vào công cụ	Có sẵn với Annotation Plugin
Quy trình chuyển đổi	Phụ thuộc vào công cụ	Phụ thuộc vào công cụ	Có sẵn với Converter Plugin
In ấn kiểm soát	Phụ thuộc vào công cụ	Phụ thuộc vào công cụ	Có sẵn với Controlled Printing Plugin
Quy trình kinh doanh nhạy cảm	Cần xem xét kỹ lưỡng	Cần kiểm soát thiết bị	Phù hợp hơn khi tích hợp vào ứng dụng của bạn

Khi nào nên sử dụng Doconut.app

Sử dụng Doconut.app khi bạn cần một trình xem tài liệu trực tuyến đơn giản cho các nhiệm vụ xem nhanh.

Nó có thể hữu ích cho:

Mở tài liệu PDF trực tuyến
Xem trước các tệp Office
Xem bảng tính
Mở tệp trình chiếu
Xem trước các định dạng hình ảnh và CAD
Tránh phần mềm máy tính để bàn cho nhu cầu xem đơn giản
Kiểm tra cách tài liệu hiển thị trong trình duyệt

Đối với các tệp không nhạy cảm hoặc rủi ro thấp, điều này có thể đủ.

Đối với các quy trình công việc quan trọng, nhạy cảm hoặc lặp lại, hãy cân nhắc giải pháp cấp độ ứng dụng với kiểm soát nhiều hơn.

Khi nào nên sử dụng Doconut Viewer SDK

Sử dụng Doconut Viewer khi:

Bạn đang xây dựng một ứng dụng .NET.
Người dùng cần xem trước tài liệu trong hệ thống của bạn.
Ứng dụng của bạn phải kiểm soát truy cập và quyền hạn.
Tài liệu nên nằm dưới các quy tắc hạ tầng của bạn.
Bạn cần hỗ trợ nhiều định dạng tệp doanh nghiệp.
Bạn cần tìm kiếm, chú thích, chuyển đổi hoặc in ấn kiểm soát.
Bạn cần bản demo trực tiếp, tài liệu và hỗ trợ nhà cung cấp.
Việc xem tài liệu là một phần của quy trình công việc doanh nghiệp lặp lại.

Các tài nguyên hữu ích:

Các thực tiễn tốt nhất khi chọn trình xem

Trước khi chọn một trình xem trực tuyến, ngoại tuyến hoặc dựa trên SDK, hãy xem xét các câu hỏi sau:

Tài liệu có nhạy cảm không?
Người dùng có cần xem tệp trong ứng dụng của bạn không?
Người dùng có cần tìm kiếm trong tài liệu không?
Người dùng có cần chú thích không?
Người dùng có cần chuyển đổi không?
Người dùng có cần in ấn kiểm soát không?
Có cho phép tải xuống không?
Có ghi lại truy cập tài liệu không?
Tài liệu được lưu trữ ở đâu?
Người dùng có thể cài đặt phần mềm máy tính để bàn không?
Các định dạng tệp nào phải được hỗ trợ?
Kích thước tài liệu điển hình là bao nhiêu?
Mức độ hỗ trợ nào là cần thiết?
Tổ chức của bạn cho phép tải lên tệp bên ngoài như thế nào?

Những câu hỏi này giúp bạn chọn trình xem dựa trên nhu cầu quy trình làm việc chứ không chỉ dựa trên tiện lợi.

Những điểm chính cần nhớ

Trình xem trực tuyến hữu ích cho việc xem nhanh tài liệu trên trình duyệt.
Trình xem ngoại tuyến có thể hữu ích khi cần truy cập cục bộ.
Cả hai đều có các cân nhắc về hiệu suất, bảo mật và chi phí.
Tài liệu nhạy cảm đòi hỏi các quy tắc nghiêm ngặt về truy cập, lưu trữ, tải xuống, in ấn và ghi log.
Doconut.app hữu ích cho việc xem trực tuyến đơn giản.
Doconut Viewer SDK là lựa chọn tốt hơn khi việc xem tài liệu phải được nhúng trong một ứng dụng .NET được kiểm soát.
Doconut.com nên được xem xét khi các nhà phát triển cần các tính năng Viewer, Search, Annotation, Conversion và Controlled Printing.

Câu hỏi thường gặp

Trình xem tài liệu trực tuyến có tốt hơn trình xem ngoại tuyến không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Trình xem trực tuyến tiện lợi cho việc xem nhanh trên trình duyệt, trong khi trình xem ngoại tuyến có thể hữu ích khi cần truy cập cục bộ. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào quy trình làm việc của bạn.

Doconut.app có giống Doconut Viewer SDK không?
Không. Doconut.app hữu ích cho việc xem tài liệu trực tuyến. Doconut Viewer SDK là sản phẩm .NET dành cho các nhà phát triển cần nhúng chức năng xem tài liệu vào trong ứng dụng của mình.

Doconut Viewer SDK có gửi tài liệu tới máy chủ Doconut không?
Theo FAQ của Doconut, Doconut được cài đặt trong môi trường của khách hàng và không có cuộc gọi nào tới máy chủ Doconut.

Doconut Viewer SDK có hỗ trợ tìm kiếm và chú thích không?
Có. Các tính năng tìm kiếm và chú thích có sẵn thông qua các plugin của Doconut.

Doconut Viewer SDK có thể chuyển đổi tài liệu không?
Có. Các kịch bản chuyển đổi có thể được xử lý bằng Converter Plugin.

Tôi có thể thử Doconut Viewer SDK ở đâu?
Bạn có thể xem các tài nguyên chính thức tại đây:

Download Doconut

Kết luận

Cả trình xem tài liệu trực tuyến và ngoại tuyến đều có các trường hợp sử dụng hợp lý. Trình xem trực tuyến hữu ích cho việc xem nhanh trên trình duyệt, trong khi trình xem ngoại tuyến có thể hữu ích khi cần truy cập cục bộ.

Đối với việc xem trực tuyến đơn giản, Doconut.app là một lựa chọn hữu ích.

Đối với các công ty xây dựng ứng dụng .NET cần kiểm soát việc xem tài liệu, tìm kiếm, chú thích, chuyển đổi, in ấn và quyền hạn cấp ứng dụng, Doconut Viewer SDK là sản phẩm chính cần đánh giá.

Để tìm hiểu thêm, hãy xem các tài nguyên Doconut sau: