Một ai đó đã gửi cho bạn một tệp .doc và bạn không có Word, một giấy phép mà bạn không dự định mua chỉ để đọc một lá thư. Tải lên nó vào Trình xem Word và nó sẽ mở trong tab này: DOC, DOCX, ODT, RTF và các biến thể mẫu, lên tới 15 MB. Tệp sẽ bị xóa sau khi bạn đóng nó.

Sau đó là phần mà không ai cảnh báo bạn. Những gì bạn thấy không phải lúc nào cũng khớp với những gì tác giả đã thấy, và những lý do này đáng để bạn biết trước khi kết luận tệp bị hỏng.

Tại sao các ngắt trang lại xuất hiện ở nơi khác

Một tệp .docx là một kho lưu trữ ZIP chứa các phần XML. Đổi tên một tệp thành .zip, mở nó, và bạn sẽ thấy văn bản, các kiểu dáng và hình ảnh nằm ở đó như các tệp riêng biệt. Điều mà bạn hầu như không bao giờ tìm thấy là phông chữ. Word ghi lại tên phông chữ, không phải chính phông chữ, vì vậy một tài liệu yêu cầu một kiểu chữ mà máy render không có sẽ được thay thế bằng một phông chữ khác. Độ rộng ký tự thay đổi, các dòng được bọc lại, và bốn trang trở thành năm. Không có gì bị hỏng. Phân trang chưa bao giờ được lưu trong tệp từ đầu.

RTF nằm ở cực đối lập. Nó là một ngôn ngữ đánh dấu văn bản thuần túy mà bạn có thể đọc trong Notepad, và nó lưu trữ hình ảnh dưới dạng các chữ số thập lục phân mà không có bất kỳ nén nào. Đó là lý do tại sao một tài liệu có ba bức ảnh có thể lớn hơn nhiều lần dưới dạng RTF so với DOCX, và tại sao một tệp RTF có vẻ quá lớn so với nội dung thường không phải là hỏng.

Trường hiển thị bất cứ gì đã có lần trước

Số trang, tham chiếu chéo, ngày tháng và mục lục không phải là văn bản. Chúng là các trường, các chỉ dẫn mà Word đánh giá lại khi bạn làm mới chúng hoặc in. Giữa chừng, tài liệu lưu trữ kết quả cuối cùng. Mở một tài liệu mà tác giả đã chèn trường ngày tháng vào năm 2019 và không chạm vào nó nữa, và 2019 sẽ xuất hiện. Một trang mục lục chỉ đến trang 12 là một tuyên bố về phân trang của tác giả, không phải của bạn.

Những gì vẫn còn trong tài liệu sau khi đã chỉnh sửa

Xóa một đoạn văn khi tính năng theo dõi thay đổi được bật không loại bỏ đoạn văn, mà chỉ đánh dấu nó. Bình luận, các phiên bản trước và tên tác giả đi kèm với tệp, và bất kỳ trình xem nào hiển thị markup sẽ đưa chúng lên màn hình. Nếu bạn sắp chuyển tiếp một hợp đồng đã nhận qua email, tốt hơn là phát hiện điều này ngay bây giờ hơn là sau khi đã gửi.

Khi nó không mở được

Yêu cầu mật khẩu để mở. Tài liệu đó được mã hóa và không có gì hiển thị nó nếu không có mật khẩu. “Restrict editing” là một cơ chế hoàn toàn khác: một cờ, không phải mã hóa, và văn bản vẫn hiển thị bình thường.
Đó là một tệp .docm. Các tài liệu có macro được chấp nhận và macro không chạy. Trình xem chỉ vẽ tài liệu, không thực thi nó.
Các hình ảnh được liên kết thay vì nhúng. Word đã lưu một đường dẫn tới tệp trên ổ đĩa của người khác. Khung hiển thị vì khung nằm trong tài liệu; nhưng bức ảnh không.
Đó là một tệp .doc từ Word 95 hoặc cũ hơn. Định dạng nhị phân đã thay đổi ở Word 97. Bất kỳ tệp nào cũ hơn đều là một định dạng khác chỉ mang phần mở rộng quen thuộc.

Nếu các tệp Word là một vấn đề lặp lại đối với bạn thay vì chỉ một lần duy nhất, thì Trình xem Word là trang đáng để giữ lại.