O deck foi rejeitado pelo servidor de e‑mail, ou não será carregado em lugar nenhum, e ninguém pode lhe dizer por que uma apresentação com doze slides pesa 90 MB. Na maioria das vezes são quatro fotografias e um vídeo, e você pode recuperar a maior parte do espaço em dois minutos. Para visualizar um deck em vez de consertá‑lo, o Visualizador PowerPoint aceita PPT, PPTX, ODP e as variantes de apresentação, macro e modelo de até 20 MB, e exclui o arquivo ao fechá‑lo.
As imagens são armazenadas no tamanho em que foram inseridas
Este é o grande problema, e surpreende as pessoas porque o slide parece estar ok.
Arraste uma foto de um telefone moderno para um slide e você adicionou doze megapixels ao arquivo. Puxe as alças de canto até que ela ocupe um quarto do slide e você mudou como ela é exibida. Os doze megapixels ainda estão no arquivo. O mesmo vale para o corte: cortar oculta as partes que você remove, mas não as elimina, então um slide que mostra um rosto pode estar carregando a sala de conferências inteira.
A correção está em um único diálogo. Clique em qualquer imagem, depois Formato da Imagem, Compactar Imagens. Desmarque “Aplicar somente a esta imagem”, marque Excluir áreas recortadas das imagens e escolha uma resolução — 150 ppi é mais do que um projetor ou tela pode exibir. Salve com um novo nome, pois isso descarta os pixels extras de forma permanente.
Um vídeo que você inseriu está dentro do arquivo
Inserir, Vídeo, Este Dispositivo copia o vídeo inteiro para o deck. Um clipe de dois minutos pode ser maior que tudo o mais junto, e ele vai onde o arquivo for.
Se o público for online, vincule o vídeo em vez de incorporá‑lo. Se ele precisar ser reproduzido offline, envie o deck e o vídeo como dois arquivos e aceite que você está enviando dois arquivos.
Fontes incorporadas, e a configuração que as duplica
Em Arquivo, Opções, Salvar há “Incorporar fontes no arquivo”, com duas opções. “Incorporar apenas os caracteres usados na apresentação” adiciona pouco. “Incorporar todos os caracteres” adiciona uma tipografia completa por fonte, para cada peso que você usou, de modo que um deck com uma família de fontes corporativa pode carregar vários megabytes de alfabeto que nunca são exibidos.
Incorporar vale a pena quando o deck será aberto em uma máquina que não tem a fonte. Vale a pena a opção menor de qualquer forma.
Os resíduos que ninguém exclui
Um deck que surgiu a partir de um modelo corporativo geralmente traz mestres de slide e layouts que ninguém usa. Exibir, Mestre de Slides, então exclua os layouts sem slides anexados a eles. Raramente isso faz a diferença entre 90 MB e 9 MB, mas é gratuito.
Enquanto você está aqui: .odp não é .ods
Se alguém lhe enviou um arquivo OpenDocument, observe a última letra. .odp é uma apresentação e abre no Visualizador PowerPoint. .ods é uma planilha e pertence ao Visualizador Excel. Uma letra de diferença, dois formatos não relacionados, e é a razão de um arquivo perfeitamente bom às vezes parecer corrompido — ele foi simplesmente entregue ao aplicativo errado.
Quando ainda não abrir
Mais de 20 MB depois de tudo isso significa que o deck realmente é tão grande: envie um PDF em vez disso, ou divida‑o. Um arquivo que recusa em todos os lugares pode ser um .ppsx, que é o mesmo deck salvo para começar a reproduzir imediatamente em vez de abrir para edição — o visualizador o aceita. O antigo .pps que ele substituiu não está na lista: abra esse no PowerPoint e salve‑o como .pptx primeiro.
Se decks continuam chegando na sua caixa de entrada de pessoas que presumem que você tem PowerPoint, o Visualizador PowerPoint é a página que você deve manter.