Hai un foglio di calcolo e non hai Excel. Caricalo nel visualizzatore Excel e si apre in questa scheda: XLS, XLSX, CSV, ODS e le varianti macro e binarie, fino a 20 MB, eliminato una volta chiuso.

Poi c'è una cosa importante da capire, perché spiega la maggior parte di ciò che sembra sbagliato in un foglio di calcolo che non hai scritto: un visualizzatore non ricalcola. Tutto ciò che segue deriva da questo.

I numeri sullo schermo sono i numeri salvati da Excel

Ogni cella con formula contiene due elementi distinti: la formula e il risultato che Excel ha calcolato l'ultima volta. Qualsiasi lettura della cartella di lavoro senza un motore di calcolo legge il secondo. Di solito non ti accorgi, perché il risultato salvato è corretto. Tre situazioni lo rendono visibile.

Il calcolo era impostato su manuale. Nella sezione Formule, Opzioni di calcolo, qualcuno ha scelto Manuale — normalmente per impedire a un modello pesante di ricalcolare a ogni pressione di tasto — e poi ha salvato. I valori memorizzati sono quelli visualizzati in quel momento, che possono essere ore o anni indietro, e sono errati in modo che sembra del tutto normale.

Una macchina ha scritto il file. Le cartelle di lavoro generate da uno strumento di reporting o da uno script spesso contengono formule senza alcun risultato memorizzato, perché la libreria che le ha create non ha modo di valutare una formula. Quelle celle appaiono vuote o zero. Nulla è corrotto; nessuno le ha mai eseguite.

La funzione era volatile. =TODAY(), =NOW(), =RAND() e =OFFSET() ricalcolano ogni volta che Excel apre il file, quindi ciò che è memorizzato è il valore al momento dell'ultimo salvataggio. Un foglio intitolato "al giorno odierno" ti sta indicando quando qualcuno ha premuto l'ultima volta Ctrl+S.

Un collegamento a un'altra cartella di lavoro è lo stesso problema, un file più distante

Un riferimento come ='C:\Reports\[Q3-Actuals.xlsx]Summary'!B4 punta a un file sul disco di qualcun altro. Hai caricato una sola cartella di lavoro, non la cartella in cui si trovava, quindi la cifra memorizzata dall'ultimo aggiornamento riuscito è quella che appare. Quando il collegamento era già interrotto prima che lo ricevessi, #REF! è memorizzato nella cella e #REF! è ciò che viene visualizzato — un errore salvato come dato, non un errore che si verifica ora.

Dove finisce realmente la griglia

I due formati Excel hanno limiti molto diversi, e la differenza si nota quando qualcuno salva. XLSX contiene 1.048.576 righe per 16.384 colonne, l'ultima delle quali è la colonna XFD. Il più vecchio XLS si ferma a 65.536 righe e 256 colonne, terminando con la colonna IV. Salvare una cartella di lavoro moderna come .xls fa scartare tutto ciò che supera questi limiti al momento del salvataggio. Un visualizzatore non può mostrarti righe che non sono più nel file.

Le date sono numeri con un costume

Una data in un foglio di calcolo è un conteggio di giorni che un formato numerico visualizza come data. Rimuovendo il formato la data torna a essere un intero. Ne derivano due conseguenze.

Le cartelle di lavoro create in versioni più vecchie di Excel per Mac possono usare il sistema di data 1904 anziché quello 1900. Aprire un tale file con l'altra convenzione fa spostare ogni data di 1.462 giorni — quattro anni e un giorno — mentre ogni valore rimane tecnicamente valido.

E Excel conta il 29 febbraio 1900, un giorno che non è mai esistito, perché Lotus 1-2-3 lo faceva e la compatibilità era più importante del calendario nel 1985. Qualsiasi operazione aritmetica su date che attraversa quel punto in una cartella di lavoro aggiunge il giorno extra.

Cose che sembrano danni ma non lo sono

Una cella che mostra ##### indica una colonna troppo stretta per il suo numero formattato. Allargala nel file sorgente e il numero è lì; il valore non è mai stato modificato.
Una tabella pivot viene resa dalla cache pivot memorizzata accanto ad essa. È un'istantanea dei dati di origine all'ultimo aggiornamento, ed è per questo che una pivot può non corrispondere al foglio da cui è stata creata.
Un .xlsm si apre e le sue macro non vengono eseguite. Visualizzare una cartella di lavoro non significa eseguirla, e un visualizzatore non ha motivo di far girare il VBA di nessuno.
La protezione del foglio non è crittografia. Un foglio protetto è un segnale che dice "non modificare" e viene visualizzato normalmente. Una cartella di lavoro con una password richiesta per aprirla è realmente crittografata, e nulla la visualizzerà senza quella password.

Se i fogli di calcolo sono il formato che continua a fermarti, il visualizzatore Excel è la pagina che vale la pena di aggiungere ai segnalibri.