Η παρουσίαση απορρίφθηκε από τον διακομιστή αλληλογραφίας, ή δεν ανεβαίνει πουθενά, και κανείς δεν μπορεί να σας πει γιατί μια ομιλία με δώδεκα διαφάνειες ζυγίζει 90 MB. Σχεδόν πάντα πρόκειται για τέσσερις φωτογραφίες και ένα βίντεο, και μπορείτε να επανακτήσετε το μεγαλύτερο μέρος του χώρου σε δύο λεπτά.
Για να διαβάσετε μια παρουσίαση αντί να τη διορθώσετε, ο Προβολέας PowerPoint δέχεται PPT, PPTX, ODP και τις παραλλαγές παρουσίασης, μακροεντολών και προτύπων έως 20 MB, και διαγράφει το αρχείο όταν το κλείνετε.
Οι εικόνες αποθηκεύονται στο μέγεθος που ήρθαν
Αυτό είναι το μεγάλο πρόβλημα, και εκπλήσσει τους ανθρώπους επειδή η διαφάνεια φαίνεται εντάξει.
Σύρετε μια φωτογραφία από ένα σύγχρονο τηλέφωνο σε μια διαφάνεια και έχετε προσθέσει δώδεκα μεγαπίξελ στο αρχείο. Τραβήξτε τις γωνιακές λαβές μέχρι να χωράει όμορφα σε ένα τέταρτο της διαφάνειας και έχετε αλλάξει τον τρόπο εμφάνισης της. Τα δώδεκα μεγαπίξελ παραμένουν στο αρχείο. Το ίδιο ισχύει και για την περικοπή: η περικοπή κρύβει τα τμήματα που κόψατε, δεν τα αφαιρεί, έτσι μια διαφάνεια που δείχνει ένα πρόσωπο μπορεί να μεταφέρει ολόκληρο το δωμάτιο συνεδριάσεων.
Η διόρθωση είναι ένας διάλογος. Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε εικόνα, μετά Μορφή Εικόνας, Συμπίεση Εικόνων. Αποεπιλέξτε «Εφαρμογή μόνο σε αυτήν την εικόνα», τσεκάρετε Διαγραφή περικομμένων περιοχών εικόνων, και επιλέξτε ανάλυση — 150 ppi είναι περισσότερο από ό,τι μπορεί να δείξει ένας προβολέας ή μια οθόνη. Αποθηκεύστε με νέο όνομα, γιατί έτσι απορρίπτετε μόνιμα τα επιπλέον εικονοστοιχεία.
Ένα βίντεο που εισάγατε βρίσκεται μέσα στο αρχείο
Εισαγωγή → Βίντεο → Αυτή η Συσκευή αντιγράφει ολόκληρο το βίντεο στην παρουσίαση. Ένα κλιπ δύο λεπτών μπορεί να είναι μεγαλύτερο από όλα τα υπόλοιπα μαζί, και ακολουθεί το αρχείο όπου και αν πάει.
Αν το κοινό θα είναι online, συνδέστε το βίντεο αντί να το ενσωματώσετε. Αν πρέπει να λειτουργεί offline, στείλτε την παρουσίαση και το βίντεο ως δύο ξεχωριστά αρχεία και αποδεχθείτε ότι στέλνετε δύο αρχεία.
Ενσωματωμένες γραμματοσειρές και η ρύθμιση που τις διπλασιάζει
Στο Αρχείο → Επιλογές → Αποθήκευση υπάρχει η επιλογή «Ενσωμάτωση γραμματοσειρών στο αρχείο», με δύο επιλογές.
«Ενσωμάτωση μόνο των χαρακτήρων που χρησιμοποιούνται στην παρουσίαση» προσθέτει λίγο.
«Ενσωμάτωση όλων των χαρακτήρων» προσθέτει ολόκληρη τη γραμματοσειρά για κάθε βάρος που χρησιμοποιήσατε, έτσι μια παρουσίαση με εταιρική οικογένεια γραμματοσειρών μπορεί να μεταφέρει αρκετά megabytes αλφαβήτου που ποτέ δεν εμφανίζεται.
Η ενσωμάτωση αξίζει όταν η παρουσίαση θα ανοιχτεί σε υπολογιστή που δεν έχει τη γραμματοσειρά. Σε κάθε περίπτωση, η μικρότερη επιλογή είναι προτιμότερη.
Τα υπόλοιπα που κανείς δεν διαγράφει
Μια παρουσίαση που δημιουργήθηκε από πρότυπο εταιρείας συνήθως μεταφέρει μαζί της master διαφάνειες και διατάξεις που δεν χρησιμοποιούνται. Μεταβείτε σε Προβολή → Master Διαφάνειας, έπειτα διαγράψτε τις διατάξεις χωρίς συνδεδεμένες διαφάνειες. Σπάνια κάνει τη διαφορά μεταξύ 90 MB και 9 MB, αλλά είναι δωρεάν.
Ενώ είστε εδώ: το .odp δεν είναι .ods
Αν κάποιος σας έστειλε αρχείο OpenDocument, κοιτάξτε το τελευταίο γράμμα. .odp είναι παρουσίαση και ανοίγει στον Προβολέα PowerPoint. .ods είναι λογιστικό φύλλο και ανήκει στον Προβολέα Excel. Ένα γράμμα διαφορά, δύο άσχετες μορφές, και είναι ο λόγος που ένα τέλεια λειτουργικό αρχείο μερικές φορές φαίνεται «σπασμένο» — απλώς δόθηκε στην λάθος εφαρμογή.
Όταν ακόμη δεν ανοίγει
Πάνω από 20 MB μετά από όλα αυτά σημαίνει ότι η παρουσίαση είναι πραγματικά τόσο μεγάλη: στείλτε ένα PDF ή χωρίστε την. Ένα αρχείο που απορρίπτεται παντού μπορεί να είναι .ppsx, που είναι η ίδια παρουσίαση αποθηκευμένη για άμεση εκκίνηση αντί για επεξεργασία — ο προβολέας το διαχειρίζεται. Το παλιό .pps που αντικατέστησε δεν βρίσκεται στη λίστα: ανοίξτε το στο PowerPoint και αποθηκεύστε το πρώτα ως .pptx.
Αν οι παρουσιάσεις συνεχίζουν να φτάνουν στα εισερχόμενά σας από άτομα που υποθέτουν ότι έχετε PowerPoint, ο Προβολέας PowerPoint είναι η σελίδα που χρειάζεστε.