Ένα σύστημα σας έστειλε μέσω email το report.xls, το κάνατε διπλό κλικ και το Excel εμφάνισε μια προειδοποίηση:
η μορφή αρχείου και η επέκταση του 'report.xls' δεν ταιριάζουν. Ανοίξτε το ούτως ή άλλως και είτε λειτουργεί είτε γεμίζει την οθόνη με σήμανση. Ανεβάστε το στην
Προβολή Excel αντ' αυτού — αυτή διαβάζει τι είναι το αρχείο αντί για το πώς ονομάζεται. XLS, XLSX, CSV, ODS και οι παραλλαγές μακροεντολών, δυαδικές και πρότυπα, έως 20 MB, διαγράφονται όταν κλείσετε την καρτέλα.
Μια επέκταση είναι μια αξίωση, όχι ένα γεγονός
Τίποτα δεν εμποδίζει ένα πρόγραμμα να γράφει οποιαδήποτε bytes θέλει και να ονομάζει το αποτέλεσμα .xls,
και πολλά από αυτά το κάνουν. Τα εργαλεία αναφοράς, τα ERP, οι τραπεζικές πύλες και τα πάνελ διαχείρισης
όλα προσφέρουν «Εξαγωγή σε Excel», και ο φθηνότερος τρόπος για να δημιουργηθεί αυτή η λειτουργία είναι να παραχθεί
κάτι άλλο και να του δοθεί η επέκταση Excel, επειδή το Excel συνήθως το ανοίγει.
Από το Excel 2007 το αρχείο ελέγχεται πριν ανοίξει, και από εκεί προέρχεται η προειδοποίηση. Δεν είναι μήνυμα κατεστραμμένου αρχείου. Είναι το Excel που σας λέει ότι το όνομα είναι λάθος.
Ανακαλύπτοντας τι έχετε πραγματικά
Ανοίξτε το αρχείο σε έναν επεξεργαστή κειμένου — το Notepad αρκεί — και κοιτάξτε την πρώτη γραμμή. Πέντε πράγματα εξηγούν σχεδόν όλο το περιεχόμενο.
<html,<head>ή<table— ένας πίνακας HTML με όνομα υπολογιστικού φύλλου. Οι περιηγητές και οι διαδικτυακές αναφορές τα παράγουν συνεχώς.<?xml— SpreadsheetML, η μορφή XML βιβλίου εργασίας που έγραψε το Excel 2003.PK— ένα αρχείο ZIP, δηλαδή ένα πραγματικό XLSX (ή ODS, ή DOCX) με λάθος επέκταση.- Μη αναγνώσιμο δυαδικό αρχείο που αρχίζει με τα bytes
D0 CF 11 E0— ένα γνήσιο προ‑2007 XLS. Αυτό είναι ό,τι λέει ότι είναι. - Απλό αναγνώσιμο κείμενο με κόμματα, ερωτηματικά ή tabs μεταξύ των τιμών — ένα αρχείο κειμένου με διαχωριστικό, που είναι ένα CSV με το όνομα κάποιου άλλου.
Τι σας κοστίζει κάθε απομίμηση
Το νόημα του να το ξέρετε είναι ότι χάνουν διαφορετικά πράγματα.
Ένας πίνακας HTML μεταφέρει τις τιμές και κάποια από τη μορφοποίηση, αλλά καθόλου τύπους. Το σύστημα εξαγωγής υπολόγισε τους αριθμούς και κατέγραψε τις απαντήσεις. Δεν υπάρχει τίποτα κάτω για επανυπολογισμό, και τίποτα δεν χάθηκε στη μεταφορά — δεν γράφτηκε ποτέ.
SpreadsheetML διατηρεί τύπους και μορφές κελιών. Αυτό που δεν μπορεί να μεταφέρει είναι διαγράμματα και δυναμικούς πίνακες· η μορφή δεν έχει τρόπο να τα αποθηκεύσει, έτσι αφαιρέθηκαν όταν το αρχείο γράφτηκε, όχι όταν το ανοίξατε.
Ένα λανθασμένα ονομασμένο XLSX δεν χάνει τίποτα. Είναι ένα πλήρες σύγχρονο βιβλίο εργασίας και το μόνο λάθος του είναι έξι χαρακτήρες στο όνομα αρχείου.
Ένα αρχείο κειμένου με διαχωριστικό έχει τιμές και τίποτα άλλο: χωρίς τύπους, χωρίς μορφοποίηση, χωρίς δεύτερο φύλλο. Αν μοιάζει με μία στήλη κειμένου με κόμματα, ο διαχωριστής δεν ήταν αυτός που περιμένει η έκδοση του Excel που έχετε.
Διορθώνοντας το, μια φορά
Για οτιδήποτε πρέπει να διατηρήσετε, ανοίξτε το στο Excel πέρα από την προειδοποίηση, μετά Αρχείο, Αποθήκευση ως, Βιβλίο εργασίας Excel (.xlsx). Τώρα έχετε ένα πραγματικό βιβλίο εργασίας και η προειδοποίηση έχει εξαφανιστεί οριστικά.
Για ένα λανθασμένα ονομασμένο XLSX, μετονομάστε το και τελειώστε. Η μετονομασία δεν είναι μετατροπή και σχεδόν ποτέ δεν βοηθά — αυτή είναι η μόνη περίπτωση που το κάνει, επειδή τα περιεχόμενα ήταν ήδη σωστά.
Αυτό που δεν είναι απομίμηση
.xlsb φαίνεται ύποπτο αλλά δεν είναι. Είναι ένα γνήσιο βιβλίο εργασίας Excel αποθηκευμένο ως δυαδικό
αντί για συμπιεσμένο XML: ίδια δεδομένα, αισθητά μικρότερο, και ανοίγει πιο γρήγορα σε μεγάλο
μοντέλο. Αν ένας συνάδελφος σας στείλει ένα, δεν υπάρχει τίποτα λάθος με αυτό.
Ό,τι και αν αποδειχθεί το αρχείο, η Προβολή Excel θα το ανοίξει και θα σας δείξει τα φύλλα.