У вас є електронна таблиця, а Excel відсутній. Завантажте її в Переглядач Excel і вона відкриється у цій вкладці: XLS, XLSX, CSV, ODS та макросні і бінарні варіанти, до 20 МБ, видаляються після закриття її.
Тоді одне, що варто зрозуміти, бо це пояснює більшість того, що виглядає неправильно у таблиці, яку ви не створювали: переглядач не перераховує. Все нижче випливає з цього.
Числа на екрані — це числа, які зберіг Excel
Кожна клітинка з формулою містить два окремих елементи: формулу та результат, який Excel обчислив під час останнього розрахунку. Будь-що, що читає книгу без рушія розрахунків, читає друге. Зазвичай ви цього не помічаєте, бо збережений результат правильний. Три ситуації роблять це помітним.
Розрахунок був встановлений у ручний режим. У розділі Формули, Параметри розрахунку, хтось вибрав ручний — зазвичай, щоб зупинити важку модель від перерахунку при кожному натисканні клавіші — і потім зберіг. Збережені значення — це те, що було на екрані в той момент, що може бути за кілька годин чи років застарілим, і вони неправильні, хоча виглядають цілком нормальними.
Файл створив комп'ютер. Книги, згенеровані інструментом звітності або скриптом, часто містять формули без кешованого результату, оскільки бібліотека, яка їх створила, не має можливості обчислити формулу. Такі клітинки залишаються порожніми або нульовими. Нічого не пошкоджено; ніщо їх не виконувало.
Функція була нестабільною. =TODAY(), =NOW(), =RAND() і =OFFSET() перераховуються щоразу, коли Excel відкриває файл, тому збережене — це значення на момент останнього збереження. Аркуш з назвою «на сьогодні» повідомляє, коли хтось востаннє натиснув Ctrl+S.
Посилання на іншу книгу — та сама проблема, лише на один файл далі
Посилання типу ='C:\Reports\[Q3-Actuals.xlsx]Summary'!B4 вказує на файл на диску іншої особи. Ви завантажили одну книгу, а не папку, у якій вона знаходилась, тому відображається кешоване значення з останнього успішного оновлення. Якщо посилання вже було зламане до того, як ви його отримали, у клітинці зберігається #REF!, і саме #REF! відображається — помилка, збережена як дані, а не помилка, що відбулася зараз.
Де насправді закінчується сітка
Два формати Excel мають дуже різні межі, і різниця проявляється, коли хтось зберігає файл. XLSX містить 1 048 576 рядків і 16 384 стовпців, останній — стовпець XFD. Старіший XLS обмежується 65 536 рядками та 256 стовпцями, останній — стовпець IV. Якщо зберегти сучасну книгу у форматі .xls, все, що перевищує ці обмеження, відкидається під час збереження. Переглядач не може показати рядки, яких вже немає у файлі.
Дати — це числа в костюмі
Дата в електронній таблиці — це кількість днів, яку числовий формат відображає як дату. При скиданні формату дата знову стає цілим числом. Слідуючі два наслідки.
Книги, створені в старих версіях Excel для Mac, можуть використовувати систему дат 1904 року замість 1900. Відкривши такий файл за іншою конвенцією, кожна дата зміщується на 1 462 дні — чотири роки і один день — хоча кожне значення залишається технічно коректним.
І Excel враховує 29 лютого 1900 року, дня, якого не існувало, бо Lotus 1-2-3 його враховував, і сумісність була важливішою за календар у 1985 році. Будь-яка дата арифметика, що переходить цю точку в книзі, включає додатковий день.
Речі, які виглядають як пошкодження, але не є
- Клітинка, що показує
#####— це стовпець занадто вузький для відформатованого числа. Збільште його у вихідному файлі, і число з'явиться; значення не було змінено. - Зведена таблиця відображається з кешу зведених даних, що зберігається поруч. Це знімок вихідних даних на момент останнього оновлення, тому зведена таблиця може не збігатися з аркушем, з якого її створено.
- Файл .xlsm відкривається, але його макроси не виконуються. Відображення книги не означає її виконання, і переглядач не має підстав запускати чужий VBA.
- Захист аркуша — це не шифрування. Захищений аркуш — це позначка «не редагувати», і він відображається звичайно. Книга з паролем, необхідним для відкриття, дійсно зашифрована, і нічого не відобразить її без цього пароля.
Якщо електронні таблиці — це формат, який постійно вас зупиняє, Переглядач Excel — це сторінка, яку варто додати в закладки.