Du har ett kalkylblad och ingen Excel. Ladda upp det till Excel‑visaren så öppnas det i den här fliken: XLS, XLSX, CSV, ODS och makro‑ och binära varianter, upp till 20 MB, raderas när du stänger den.
Sedan en sak som är värd att förstå, eftersom den förklarar det mesta som ser fel ut i ett kalkylblad du inte har skrivit: en visare omberäknar inte. Allt nedan följer av detta.
Siffrorna på skärmen är de siffror som Excel sparade
Varje formelcell innehåller två separata saker: formeln och resultatet som Excel beräknade senast. Allt som läser arbetsboken utan en beräkningsmotor läser den andra. Vanligtvis märker du det inte, eftersom det sparade resultatet är korrekt. Tre situationer gör det synligt.
Beräkning var inställd på manuell. Under Formler, Beräkningsalternativ, någon valde Manuell — normalt för att stoppa en tung modell från att beräkna vid varje tangenttryckning — och sparade sedan. De lagrade värdena är vad som fanns på skärmen vid den tidpunkten, vilket kan vara timmar eller år föråldrat, och de är fel på ett sätt som ser helt normalt ut.
En maskin skrev filen. Arbetsböcker som genereras av ett rapportverktyg eller ett skript innehåller ofta formler utan någon cachad resultat, eftersom biblioteket som skrev dem inte har möjlighet att utvärdera en formel. Dessa celler visas tomma eller som noll. Ingenting är korrupt; inget har någonsin kört dem.
Funktionen var volatil. =TODAY(), =NOW(), =RAND() och =OFFSET() beräknas om varje gång Excel öppnar filen, så det som lagras är värdet vid den senaste sparningen. Ett blad med rubriken "as of today" talar om när någon senast tryckte Ctrl+S.
En länk till en annan arbetsbok är samma problem, en fil längre bort
En referens som ='C:\Reports\[Q3-Actuals.xlsx]Summary'!B4 pekar på en fil på någon annans disk. Du laddade upp en arbetsbok, inte mappen den låg i, så den cachade siffran från den senaste lyckade uppdateringen visas. När länken redan var bruten innan du fick den, lagras #REF! i cellen och #REF! är vad som renderas — ett fel sparat som data, inte ett fel som händer nu.
Var rutnätet faktiskt slutar
De två Excel-formaten har mycket olika tak, och skillnaden märks när någon sparar ner. XLSX rymmer 1 048 576 rader och 16 384 kolumner, den sista kolumnen är XFD. Den äldre XLS slutar vid 65 536 rader och 256 kolumner, med sista kolumnen IV. Sparar du en modern arbetsbok som .xls så tas allt som ligger utanför dessa gränser bort i samband med sparandet. En visare kan inte visa rader som inte längre finns i filen.
Datum är siffror i en kostym
Ett datum i ett kalkylblad är ett antal dagar som ett talformat visar som ett datum. Rensa formatet så blir datumet ett heltal igen. Två konsekvenser följer.
Arbetsböcker som skapats i äldre Mac‑versioner av Excel kan använda 1904‑datumsystemet istället för 1900‑systemet. Öppnar du en sådan fil med det andra konventionen så flyttas varje datum med 1 462 dagar — fyra år och en dag — medan varje värde förblir tekniskt giltigt.
Och Excel räknar med den 29 februari 1900, en dag som inte existerade, eftersom Lotus 1‑2‑3 gjorde det och kompatibilitet betydde mer än kalendern år 1985. All datumberäkning som passerar den punkten i en arbetsbok bär med sig den extra dagen.
Saker som ser ut som skador men inte är det
- En cell som visar
#####betyder att kolumnen är för smal för det formaterade talet. Gör den bredare i källfilen så finns talet där; värdet har aldrig påverkats. - En pivottabell renderas från pivot‑cachen som lagras bredvid den. Det är en ögonblicksbild av källdata vid den senaste uppdateringen, vilket är varför en pivottabell kan skilja sig från bladet den byggdes från.
- En .xlsm öppnas och dess makron körs inte. Att rendera en arbetsbok är inte att köra den, och en visare har ingen anledning att köra någons VBA.
- Bladskydd är inte kryptering. Ett skyddat blad är en flagga som säger "redigera inte" och det visas normalt. En arbetsbok med ett lösenord som krävs för att öppna den är verkligen krypterad, och inget kan rendera den utan det lösenordet.
Om kalkylblad är formatet som fortsätter hindra dig, är Excel‑visaren sidan som är värd ett bokmärke.