Презентация отскакивала от почтового сервера, либо её невозможно загрузить куда‑либо, и никто не может объяснить, почему доклад из двенадцати слайдов весит 90 МБ. Почти всегда в этом виноваты четыре фотографии и одно видео, и большую часть занимаемого места можно вернуть за две минуты. Чтобы просмотреть презентацию, а не исправлять её, Просмотрщик PowerPoint принимает файлы PPT, PPTX, ODP и варианты слайд‑шоу, макросов и шаблонов размером до 20 МБ и удаляет файл при закрытии.
Изображения хранятся в том размере, в котором они пришли
Это главный момент, и он удивляет людей, потому что слайд выглядит нормально.
Перетащите фотографию с современного телефона на слайд, и вы добавите в файл двенадцать мегапикселей. Уменьшайте её, потянув за угловые маркеры, пока она не займет примерно четверть слайда, — вы изменяете только отображение. Двенадцать мегапикселей остаются в файле. То же самое относится к обрезке: обрезка скрывает вырезанные части, но не удаляет их, поэтому слайд с одним лицом может содержать изображение всей конференц‑залы.
Решение находится в одном диалоговом окне. Щелкните любое изображение, затем выберите Picture Format → Compress Pictures. Снимите галочку «Apply only to this picture», поставьте галочку Delete cropped areas of pictures и выберите разрешение — 150 ppi более чем достаточно для проектора или экрана. Сохраните под новым именем, так как это окончательно удалит лишние пиксели.
Вставленное вами видео находится внутри файла
Команда Insert → Video → This Device копирует всё видео в презентацию. Двухминутный клип может быть больше, чем всё остальное вместе взятое, и он перемещается вместе с файлом.
Если аудитория будет онлайн, лучше разместить ссылку на видео, а не встраивать его. Если видео должно воспроизводиться офлайн, отправьте презентацию и видео как два отдельных файла и примите, что вы отправляете два файла.
Встроенные шрифты и настройка, удваивающая их
В меню File → Options → Save есть параметр «Embed fonts in the file» с двумя вариантами. «Embed only the characters used in the presentation» добавляет немного. «Embed all characters» встраивает весь набор символов каждого шрифта, для каждого начертания, которое вы использовали, поэтому презентация с корпоративным семейством шрифтов может содержать несколько мегабайт алфавита, который никогда не отображается.
Встраивание имеет смысл, когда презентацию открывают на компьютере без нужного шрифта. В любом случае стоит выбрать более экономный вариант.
Оставшиеся элементы, которые никто не удаляет
Презентация, созданная на основе корпоративного шаблона, обычно несёт с собой мастеры слайдов и макеты, которые никому не нужны. Откройте View → Slide Master и удалите макеты без привязанных к ним слайдов. Это редко делает разницу между 90 МБ и 9 МБ, но избавляет от лишнего.
Пока вы здесь: .odp не .ods
Если кто‑то прислал вам файл OpenDocument, обратите внимание на последнюю букву. .odp — это презентация, открывается в Просмотрщике PowerPoint. .ods — это таблица, открывается в Просмотрщике Excel. Одна буква разницы, два несвязанных формата, и именно поэтому иногда кажется, что полностью исправный файл «сломался» — его просто открыли в неправильном приложении.
Когда всё ещё не открывается
Если после всех этих действий размер всё ещё превышает 20 МБ, значит презентация действительно так велика: отправьте PDF или разбейте её на части. Файл, который отказывается открываться везде, может быть .ppsx — это та же презентация, сохранённая для мгновенного воспроизведения, а не для редактирования; её принимает просмотрщик. Более старый формат .pps, который он заменил, не поддерживается: откройте его в PowerPoint и сначала сохраните как .pptx.
Если презентации продолжают приходить вам на почту от людей, полагающих, что у вас установлен PowerPoint, то Просмотрщик PowerPoint — это страница, которую стоит запомнить.