デッキはメールサーバーで弾かれたり、どこにもアップロードできなかったりし、なぜ 12 枚のスライドで構成されたプレゼンテーションが 90 MB になるのか誰も教えてくれません。ほとんどの場合、4 枚の写真と 1 本の動画が原因で、2 分でほとんどの容量を取り戻すことができます。デッキを修正するのではなく閲覧したい場合は、PowerPoint ビューアが PPT、PPTX、ODP とスライドショー、マクロ、テンプレートの各バリエーション（最大 20 MB）を受け取り、閉じたときにファイルを削除します。

画像は元のサイズで保存されます

これは大きな問題で、スライドは見た目が問題ないため驚かれることが多いです。

最新のスマートフォンから写真をスライドにドラッグすると、ファイルに 1200 万ピクセルが追加されたことになります。角のハンドルを引いて画像をスライドの 1/4 の大きさに収めても、表示方法 が変わっただけで、1200 万ピクセルは依然としてファイル内に残ります。トリミングも同様で、切り取った部分は非表示になるだけで削除されないため、顔だけを映したスライドが実は会議室全体を抱えていることがあります。

解決策は 1 つのダイアログです。任意の画像をクリックし、画像の書式設定 → 画像の圧縮 を選択します。「この画像だけに適用」のチェックを外し、画像の切り抜き領域を削除 にチェックを入れ、解像度を選びます ― 150 ppi であればプロジェクターや画面が表示できる以上の解像度です。新しい名前で保存してください。これで余分なピクセルが完全に除去されます。

挿入した動画がファイル内に埋め込まれています

挿入 → ビデオ → このデバイス を選ぶと、動画全体がデッキにコピーされます。2 分程度のクリップでも、他のすべての要素を合わせたより大きな容量になることがあり、ファイルがどこへ行っても同様です。

観客がオンラインで視聴する場合は、動画を埋め込むのではなくリンクにしてください。オフラインで再生する必要がある場合は、デッキと動画を別々のファイルとして送信し、2 つのファイルを送ることを受け入れましょう。

埋め込みフォントとそれを二重にする設定

ファイル → オプション → 保存 に「ファイルにフォントを埋め込む」という項目があり、2 つの選択肢があります。「プレゼンテーションで使用された文字のみを埋め込む」は容量にほとんど影響しませんが、「すべての文字を埋め込む」を選ぶと、使用したフォントのウェイトごとに 1 つずつ全字形が埋め込まれます。その結果、企業のフォントファミリーを使用したデッキは、実際に表示しない文字だけで数メガバイトもの容量を占めることがあります。

フォントがインストールされていない端末でデッキを開く必要がある場合は埋め込みが有効です。容量を抑えたいときは「使用された文字のみを埋め込む」オプションを選びましょう。

誰も削除しない残り物

会社のテンプレートから作成されたデッキは、使われていないスライドマスターやレイアウトを引きずり込むことがあります。表示 → スライドマスター を開き、スライドが割り当てられていないレイアウトを削除してください。90 MB と 9 MB の差になることはまれですが、無料で削減できます。

ここで覚えておきたいこと: .odp は .ods ではありません

誰かが OpenDocument ファイルを送ってきたら、拡張子の最後の文字を確認しましょう。.odp はプレゼンテーションで、PowerPoint ビューアで開きます。.ods はスプレッドシートで、Excel ビューアで開くべきです。1 文字だけ違うだけで全く別のフォーマットであり、正しいアプリケーションで開かないと「壊れた」ように見える原因になります。

それでも開かない場合

上記の対策をすべて行っても 20 MB を超える場合は、デッキ自体が本当に大きいということです。その場合は PDF に変換して送るか、ファイルを分割してください。どこでも開けないファイルは .ppsx かもしれません。これは編集用に開くのではなく、すぐに再生を開始するために保存された同じデッキです。ビューアはこれを受け取りますが、置き換えられた古い .pps はリストにありません。まず PowerPoint で開き、.pptx として保存し直してください。

PowerPoint を持っていると想定している人からデッキが頻繁に届く場合は、PowerPoint ビューアが最適なページです。