Flusso di lavoro di visualizzazione sicura e controllata dei documenti

I documenti sensibili richiedono più di una semplice anteprima di file. Contratti, report finanziari, file legali, registri HR, documenti medici, file di ingegneria e report aziendali interni dovrebbero essere gestiti con regole chiare per l'accesso, l'archiviazione, la visualizzazione, il download, la stampa e la conservazione.

Per una visualizzazione rapida online, Doconut.app può essere utile. Apre oltre 70 estensioni nel browser senza installare nulla — PDF, DOC, XLS, PPT, PSD, DWG, SVG e il resto — gratuitamente e senza account, con un limite di dimensione impostato per formato da 5 MB fino a 25 MB.

È un sito ospitato, quindi è importante capire cosa significa: il tuo file raggiunge i nostri server, viene renderizzato lì e viene eliminato al termine della sessione di visualizzazione. Non c’è alcun controllo degli accessi, nessuna traccia di audit e nessuna impostazione di conservazione, perché non esistono account a cui associare queste funzioni.

Tuttavia, quando i documenti sensibili fanno parte di un’applicazione aziendale o di un flusso di lavoro interno, la domanda principale non è solo se il file può essere aperto. La domanda principale è se l’applicazione può controllare il flusso di lavoro.

Per i team .NET che hanno bisogno di visualizzare documenti all’interno della propria applicazione, Doconut Viewer è il prodotto da valutare. È progettato per ASP.NET e le moderne applicazioni .NET, e copre la visualizzazione più ricerca opzionale, annotazione e conversione. La stampa controllata è parte integrante del visualizzatore, non un acquisto separato.

Visualizzazione Online vs. Visualizzazione Controllata nell’Applicazione

I visualizzatori di documenti online sono comodi. Sono utili quando gli utenti hanno bisogno di aprire rapidamente un file dal browser.

La visualizzazione online può essere adatta per:

Anteprima rapida di documenti
File non sensibili
Compiti di visualizzazione semplici
Testare come un documento si apre nel browser
Evitare l’installazione di software locale
Aprire diversi formati di documento da un unico punto

Doconut.app si adatta a questo tipo di caso d’uso perché offre un’esperienza di visualizzazione online semplice per molti tipi di file.

La visualizzazione controllata nell’applicazione è diversa. Viene utilizzata quando il documento fa parte di un più ampio flusso di lavoro aziendale e l’applicazione deve gestire permessi, archiviazione, log e azioni degli utenti.

La visualizzazione controllata è solitamente migliore quando:

I documenti sono confidenziali
Gli utenti devono autenticarsi prima di aprire i file
L’accesso dipende da ruoli o permessi
I file sono archiviati in posizioni approvate
Il download o la stampa devono essere limitati
L’accesso ai documenti deve essere tracciato
L’applicazione deve mantenere gli utenti all’interno del proprio flusso di lavoro
Sono richieste ricerca, annotazione, conversione o stampa controllata

Per questi scenari, Doconut Viewer è la soluzione più pertinente.

Perché i Documenti Sensibili Hanno Bisogno di Regole di Accesso Chiare

I documenti sensibili non dovrebbero essere disponibili per tutti gli utenti allo stesso modo. Diversi utenti possono necessitare di diversi livelli di accesso.

Ad esempio:

Un utente può essere autorizzato a visualizzare un contratto ma non a scaricarlo.
Un manager può essere autorizzato a stampare un documento.
Un revisore può essere autorizzato ad aggiungere annotazioni.
Un amministratore può essere autorizzato a convertire o esportare un file.
Un utente ospite potrebbe non essere autorizzato ad aprire affatto il file.

Queste regole dovrebbero essere gestite dall’applicazione. Un visualizzatore di documenti deve integrarsi in quel modello di sicurezza, non sostituirlo.

Un flusso di lavoro di documento controllato dovrebbe includere:

Autenticazione
Autorizzazione basata sui ruoli
Permessi a livello di documento
Regole di archiviazione
Regole di download
Regole di stampa
Registrazione di audit quando necessario
Gestione temporanea di file e cache

Il visualizzatore è solo una parte del flusso di lavoro. L’intera applicazione determina quanto sia sicuro il processo del documento.

Conservare i Documenti nella Propria Infrastruttura

Per molte organizzazioni, i documenti sensibili dovrebbero rimanere all'interno dell'infrastruttura approvata.

Secondo le FAQ di Doconut, il Doconut Viewer SDK non è un servizio SaaS o ospitato: viene installato nell'ambiente del cliente, non effettua chiamate ai server Doconut e i file rimangono sotto il controllo del cliente.

Questo vale solo per l'SDK. Doconut.app è l'opposto: un sito pubblico ospitato dove il file raggiunge i nostri server — ed è proprio per questo che questo articolo separa i due casi.

Ciò è importante per le aziende che desiderano visualizzare i documenti all'interno delle proprie applicazioni .NET senza inviare i file a un servizio di visualizzazione esterno.

La tua applicazione può decidere:

Dove i documenti sono archiviati
Chi può accedervi
Come vengono aperti
Se gli utenti possono scaricare o stampare
Se le azioni vengono registrate
Come vengono gestiti i file temporanei e la cache
Per quanto tempo i file generati vengono conservati

Ciò offre ai team di sviluppo maggiore controllo rispetto a un flusso di lavoro separato di caricamento e visualizzazione.

Perché la Visualizzazione Offline Non È Sempre Sufficiente

I visualizzatori PDF offline possono essere utili in alcune situazioni. Possono essere richiesti quando non c'è connessione internet o quando un utente ha bisogno di uno strumento desktop specifico.

Tuttavia, la visualizzazione offline può anche creare problemi per i flussi di lavoro sensibili.

Quando un utente scarica un documento per aprirlo localmente:

Il file potrebbe rimanere sul dispositivo.
Il file potrebbe essere copiato o inoltrato.
Il file potrebbe essere stampato al di fuori dell'applicazione.
I backup locali potrebbero conservare copie aggiuntive.
L'applicazione potrebbe perdere la visibilità su chi ha aperto il file.
Utenti diversi potrebbero avere versioni del visualizzatore differenti.
I team IT potrebbero dover gestire installazioni e aggiornamenti.

La visualizzazione offline può sembrare più sicura perché non dipende da uno strumento online, ma può ridurre il controllo a livello di applicazione se i file lasciano il sistema.

Per i flussi di lavoro aziendali, la visualizzazione controllata all'interno dell'applicazione può essere un'opzione migliore perché gli utenti possono esaminare i documenti senza uscire dal contesto dell'applicazione.

Utilizzare Doconut.app per una Visualizzazione Online Rapida

Doconut.app è utile quando gli utenti hanno bisogno di un semplice visualizzatore di documenti online.

Può aiutare con:

Apertura di file PDF online
Anteprima di documenti Word
Visualizzazione di fogli di calcolo
Apertura di file di presentazione
Anteprima di file immagine
Visualizzazione di formati CAD come DWG
Evitare software desktop per compiti di visualizzazione semplici

Doconut.app è adatto per esigenze di anteprima rapida, soprattutto quando il file non fa parte di un flusso di lavoro interno sensibile.

Per i documenti riservati, rivedi sempre le regole di sicurezza della tua organizzazione prima di caricare i file su qualsiasi visualizzatore online.

Utilizzare Doconut Viewer SDK per Flussi di Lavoro Sensibili

Per i flussi di lavoro con documenti sensibili nelle applicazioni .NET, Doconut Viewer è la soluzione principale da considerare.

Doconut Viewer aiuta gli sviluppatori a visualizzare i documenti all'interno delle proprie applicazioni. Può essere utilizzato in scenari come:

Sistemi aziendali interni
Piattaforme legali
Sistemi di gestione documentale
Flussi di lavoro assicurativi
Portali HR
Applicazioni finanziarie
Sistemi sanitari
Portali di documentazione ingegneristica
Prodotti SaaS con documenti caricati

Doconut Viewer può essere combinato con plugin opzionali a seconda del tuo flusso di lavoro. Ce ne sono quattro, e la stampa controllata non è tra questi:

Plugin di Ricerca
Plugin di Annotazione
Plugin di Conversione
DICOM Plugin — imaging medico, motivo per cui .dcm e .ima non sono disponibili nei visualizzatori gratuiti

La stampa controllata è inclusa nel visualizzatore. È una funzionalità del prodotto base, quindi limitare la stampa è una questione di configurazione e permessi piuttosto che di licenza — utile da sapere prima di fare il budget.

Ricerca, Annotazione, Conversione e Stampa

I flussi di lavoro sensibili spesso richiedono più della semplice visualizzazione.

Gli utenti potrebbero aver bisogno di:

Cercare testo all'interno di un documento
Evidenziare o commentare una sezione
Aggiungere un timbro o contrassegnare un documento per la revisione
Convertire un file in un altro formato
Stampare solo quando consentito dalla politica
Mantenere il file originale invariato
Archiviare i dati del flusso di lavoro separatamente dal documento

Doconut copre queste esigenze in parte tramite plugin e in parte nel visualizzatore base.

Il Plugin di Ricerca trova il testo all'interno dei documenti supportati. Nota cosa significa per i materiali scansionati: ricerca un livello di testo che il documento già contiene. Non c'è OCR, quindi una pagina presente solo come immagine non ha nulla da trovare.

Il Plugin di Annotazione aggiunge note, evidenziazioni, disegni, timbri e altri segni di revisione.

Il Plugin di Conversione gestisce la conversione dei documenti all'interno delle applicazioni .NET.

La stampa controllata è integrata nel visualizzatore, non è concessa separatamente.

La tua applicazione dovrebbe comunque decidere chi può utilizzare ogni funzionalità e in quali condizioni.

Best practice di sicurezza per la visualizzazione di documenti sensibili

Quando si crea un flusso di lavoro per la visualizzazione di documenti sensibili, rivedere queste best practice:

Richiedere agli utenti di accedere prima di aprire i documenti.
Verificare le autorizzazioni del documento prima di aprire un file.
Evitare URL pubblici per documenti riservati.
Archiviare i file solo in posizioni approvate.
Decidere se il download è consentito.
Decidere se la stampa è consentita.
Registrare l'accesso ai documenti quando richiesto.
Convalidare i file caricati sul server.
Rivedere il comportamento dei file temporanei e della cache.
Rivedere l'archiviazione dell'output convertito se la conversione è abilitata.
Tenere i dati di annotazione sotto il controllo dell'applicazione.
Testare con documenti reali degli utenti prima del rilascio.
Rivedere i requisiti di sicurezza e conformità con il team interno.

Queste pratiche si applicano sia che tu utilizzi un visualizzatore online, un visualizzatore offline o un SDK di visualizzazione incorporato.

Flusso di lavoro consigliato per documenti sensibili nelle applicazioni .NET

Un flusso di lavoro controllato per la visualizzazione dei documenti può apparire così:

L'utente accede all'applicazione.
L'applicazione verifica il ruolo e le autorizzazioni dell'utente.
L'utente seleziona un documento da una fonte approvata.
L'applicazione convalida l'accesso prima di aprire il documento.
Doconut Viewer visualizza il documento all'interno dell'applicazione.
L'utente può cercare, annotare, convertire o stampare solo se il flusso di lavoro lo consente.
L'applicazione registra le azioni rilevanti se richiesto.
L'applicazione gestisce file temporanei, cache, archiviazione e pulizia secondo le regole interne.

Questo mantiene l'attività del documento all'interno dell'applicazione e offre agli sviluppatori un maggiore controllo sulla gestione dei file sensibili.

Quando utilizzare Doconut.app

Usa Doconut.app quando:

Hai bisogno di un'anteprima rapida di documenti online.
Il file non fa parte di un flusso di lavoro aziendale controllato.
Gli utenti non vogliono installare software desktop.
Hai bisogno di visualizzare formati comuni dal browser.
Il documento non è sensibile o è approvato per la visualizzazione online.

Doconut.app è utile per attività di visualizzazione semplici.

Quando utilizzare Doconut Viewer SDK

Usa Doconut Viewer quando:

Stai costruendo un'applicazione .NET.
I documenti sono sensibili o critici per il business.
Gli utenti devono visualizzare i documenti all'interno del tuo sistema.
La tua applicazione deve controllare le autorizzazioni.
Hai bisogno di ricerca, annotazione, conversione o stampa controllata.
I file devono rimanere sotto le regole della tua infrastruttura.
Hai bisogno di documentazione, demo, risorse di valutazione e supporto.

Risorse Doconut utili:

Punti chiave

I documenti sensibili richiedono regole controllate di accesso, archiviazione, visualizzazione, stampa e registrazione.
La visualizzazione offline può essere utile, ma può creare copie locali al di fuori del flusso di lavoro dell'applicazione.
La visualizzazione online è comoda per attività di anteprima rapida.
Doconut.app è utile per la visualizzazione semplice di documenti online.
Doconut Viewer SDK è migliore per flussi di lavoro .NET controllati che coinvolgono documenti sensibili, perché gira nel tuo ambiente e non chiama nulla di esterno.
Doconut non possiede certificazioni ISO 27001, SOC 2 o HIPAA. L'argomento di sicurezza dell'SDK è architetturale — il file non lascia mai il tuo perimetro — e i controlli circostanti rimangono a tua cura per costruirli e documentarli.

Domande comuni

La visualizzazione offline è sempre più sicura per i documenti sensibili?
Non sempre. La visualizzazione offline può ridurre i rischi di upload esterno, ma può creare copie locali al di fuori del flusso di lavoro dell'applicazione. La sicurezza dipende dall'intero processo, non solo dal fatto che il visualizzatore sia online o offline.

Posso usare Doconut.app per file sensibili?
Doconut.app può essere utile per la visualizzazione online, ma i file riservati dovrebbero essere caricati solo se la tua organizzazione consente tale flusso di lavoro. Per flussi di lavoro aziendali controllati, consulta Doconut Viewer SDK.

Doconut Viewer SDK è un servizio SaaS ospitato?
No. Secondo le FAQ di Doconut, Doconut è installato nell'ambiente del cliente e non vengono effettuate chiamate ai server Doconut.

Doconut Viewer SDK supporta le annotazioni?
Sì. I flussi di lavoro di annotazione possono essere implementati con il Plugin di annotazione.

La stampa può essere controllata?
Sì, e non richiede un plugin aggiuntivo — la stampa controllata è parte del visualizzatore. Ciò che decide chi può stampare sono le regole di permesso della tua applicazione.

Dove posso valutare Doconut Viewer SDK?
Puoi iniziare con la pagina di download ufficiale:

Download Doconut

Conclusione

I visualizzatori PDF offline possono essere utili in alcune situazioni, soprattutto quando gli utenti hanno bisogno di accesso locale. Tuttavia, la visualizzazione offline non è sempre sufficiente per flussi di lavoro aziendali sensibili perché i file possono uscire dal controllo dell'applicazione.

Per un'anteprima rapida online, Doconut.app è un'opzione pratica.

Per le applicazioni .NET che necessitano di visualizzazione controllata dei documenti, permessi, ricerca, annotazione, conversione, stampa e controllo a livello di infrastruttura, SDK del Visualizzatore Doconut è il prodotto principale da valutare.

Per continuare, consultare queste risorse Doconut: