La presentazione è stata respinta dal server di posta, o non si carica da nessuna parte, e nessuno può dirti perché una presentazione con dodici diapositive pesa 90 MB. Quasi sempre si tratta di quattro fotografie e un video, e puoi recuperare la maggior parte dello spazio in due minuti. Per visualizzare una presentazione anziché correggerla, il visualizzatore PowerPoint accetta PPT, PPTX, ODP e le varianti di presentazione, macro e modello fino a 20 MB, e elimina il file quando lo chiudi.
Le immagini sono memorizzate alla dimensione originale
Questo è il problema principale, e sorprende le persone perché la diapositiva sembra a posto.
Trascina una foto da uno smartphone moderno su una diapositiva e avrai aggiunto dodici megapixel al file. Ridimensiona gli angoli finché l'immagine occupa un quarto della diapositiva e avrai modificato il modo in cui è visualizzata. I dodici megapixel sono ancora nel file. Lo stesso vale per il ritaglio: il ritaglio nasconde le parti che tagli, non le rimuove, quindi una diapositiva che mostra un volto può contenere l'intera sala conferenze.
La soluzione è una sola finestra di dialogo. Clicca su qualsiasi immagine, poi Formato immagine, Comprimi immagini. Deseleziona "Applica solo a questa immagine", spunta Elimina le aree ritagliate delle immagini, e scegli una risoluzione — 150 ppi è più di quanto un proiettore o uno schermo possa mostrare. Salva con un nuovo nome, perché così elimini definitivamente i pixel in eccesso.
Un video inserito è incorporato nel file
Inserisci, Video, Questo dispositivo copia l'intero video nella presentazione. Un clip di due minuti può essere più grande di tutto il resto messo insieme, e viaggia ovunque vada il file.
Se il pubblico sarà online, collega il video invece di incorporarlo. Se deve essere riprodotto offline, invia la presentazione e il video come due file e accetta di inviare due file.
Font incorporati e l'impostazione che li raddoppia
Nella sezione File, Opzioni, Salva c'è "Incorpora i font nel file", con due scelte. "Incorpora solo i caratteri usati nella presentazione" aggiunge poco. "Incorpora tutti i caratteri" aggiunge l'intero tipo di carattere per ogni font, per ogni peso utilizzato, quindi una presentazione con una famiglia di font aziendale può contenere diversi megabyte di alfabeto che non viene mai mostrato.
Incorporare è utile quando la presentazione verrà aperta su un computer che non dispone del font. Vale la pena scegliere l'opzione più piccola in ogni caso.
I residui che nessuno elimina
Una presentazione creata da un modello aziendale di solito trascina con sé master delle diapositive e layout inutilizzati. Visualizza, Master diapositiva, poi elimina i layout a cui non sono associate diapositive. Raramente fa la differenza tra 90 MB e 9, ma è gratuito.
Approfittane: .odp non è .ods
Se qualcuno ti ha inviato un file OpenDocument, guarda l'ultima lettera. .odp è una presentazione e si apre nel visualizzatore PowerPoint. .ods è un foglio di calcolo e appartiene al visualizzatore Excel. Una lettera di differenza, due formati non correlati, ed è il motivo per cui un file perfettamente valido a volte sembra danneggiato — è semplicemente stato consegnato all'applicazione sbagliata.
Quando ancora non si apre
Oltre i 20 MB dopo tutto ciò significa che la presentazione è davvero così grande: invia un PDF invece, o dividila. Un file che rifiuta di aprirsi ovunque potrebbe essere un .ppsx, che è la stessa presentazione salvata per avviarsi subito in modalità presentazione anziché aprirsi per la modifica — il visualizzatore lo gestisce. Il più vecchio .pps che sostituisce non è nella lista: aprilo in PowerPoint e salvalo prima come .pptx.
Se le presentazioni continuano ad arrivare nella tua casella da persone che presumono tu abbia PowerPoint, il visualizzatore PowerPoint è la pagina da tenere.