מערכת שלחה לך במייל את הקובץ report.xls, לחצת עליו פעמיים, ואקסל הציג אזהרה:
הפורמט וההרחבה של הקובץ 'report.xls' אינם תואמים. אם תפתח אותו למרות האזהרה הוא עשוי לעבוד או למלא את המסך בתגיות. במקום זאת העלה אותו לצופה Excel — הצופה קורא מהו הקובץ בפועל ולא מה הוא נקרא. XLS, XLSX, CSV, ODS והגרסאות של מאקרו, בינארי ותבנית, עד 20 מ״ב, נמחקים כאשר סוגרים את הלשונית.
הרחבה היא טענה, לא עובדה
אין דבר שמונע מתוכנית לכתוב כל סדרת בתים שהיא רוצה ולקרוא לתוצאה .xls, והרבה תוכניות עושות זאת. כלי דיווח, מערכות ERP, פורטלי בנק וממשקי ניהול מציעים כולם "ייצא ל‑Excel", והדרך הזולה ביותר לממש תכונה זו היא לייצר משהו אחר ולתת לו את סיומת ה‑Excel, מכיוון שאקסל בדרך כלל יפתח אותו.
מאז Excel 2007 הקובץ נבדק לפני הפתיחה, ולכן מופיעה האזהרה. זו אינה הודעת קורוזיה, אלא אקסל מודיע לך שהשם שגוי.
איך לגלות מה יש לך בפועל
פתח את הקובץ בעורך טקסט — Notepad יספיק — ובדוק את השורה הראשונה. חמשת האפשרויות הבאות מסבירות כמעט את כל המקרים.
<html,<head>או<table— טבלה ב‑HTML עם שם של גיליון אלקטרוני. דפדפנים ודוחות אינטרנט מייצרים זאת תדיר.<?xml— SpreadsheetML, פורמט חוברת העבודה XML ש‑Excel 2003 השתמש בו.PK— ארכיון ZIP, ולכן מדובר ב‑XLSX (או ODS, או DOCX) אמיתי עם סיומת שגויה.- בינארי בלתי קריא שמתחיל בבייטים
D0 CF 11 E0— קובץ XLS אמיתי לפני 2007. זהו בדיוק מה שהוא מציג. - טקסט קריא רגיל עם פסיקים, נקודות‑פסיק או טאבים בין הערכים — קובץ טקסט מופרד, שהוא CSV שלובש שם של פורמט אחר.
מה כל מתחזה עולה לך
הדבר החשוב לדעת הוא שכל אחד מהם מאבד דברים שונים.
טבלת HTML מכילה את הערכים וחלק מהעיצוב, אך אין בה נוסחאות כלל. מערכת הייצוא חישבה את המספרים וכתבה את התוצאות. אין שום מנגנון מתחת לחישוב מחדש, ולא נפל שום דבר במעבר — הוא מעולם לא נכתב.
SpreadsheetML שומרת על נוסחאות ועיצובי תאים. מה שהיא לא יכולה לשאת הם תרשימים וטבלאות ציר; לפורמט אין דרך לאחסן אותם, ולכן הם הוסרו כאשר הקובץ נכתב, ולא כאשר פתחת אותו.
XLSX עם שם שגוי אינו מאבד דבר. מדובר בחוברת עבודה מודרנית שלמה, והדבר היחיד הלא נכון בו הוא שש תווים בשם הקובץ.
קובץ טקסט מופרד מכיל ערכים בלבד: אין בו נוסחאות, אין עיצוב, ואין גיליון שני. אם הוא נראה כעמודה אחת של טקסט עם פסיקים בתוכה, המפריד אינו זה שהעתק האקסל שלך מצפה לו.
תיקון חד‑פעמי
לכל דבר שברצונך לשמור, פתח אותו באקסל אחרי האזהרה, ואז בתפריט קובץ → שמור בשם, בחר Excel Workbook (.xlsx). כעת יש לך חוברת עבודה אמיתית והאזהרה נעלמת לצמיתות.
ל‑XLSX עם שם שגוי, פשוט שנה את שם הקובץ והפסק. שינוי שם אינו המרה וכמעט אף פעם לא מסייע — זו המקרה היחיד שבו הוא פועל, מכיוון שהתוכן היה כבר נכון.
המקרה שאינו מתחזה
.xlsb נראה חשוד אך אינו. זהו חוברת עבודה של Excel אמיתית המאוחסנת בבינארי במקום ב‑XML מכווץ: אותם נתונים, קטן משמעותית, ונפתח מהר יותר במודלים גדולים. אם עמית שלך שולח לך קובץ כזה, אין שום בעיה בו.
לא משנה מהו הקובץ בפועל, הצופה Excel יפתח אותו ויציג לך את הגיליונות.