המצגת נדחפה חזרה מהשרת הדואר, או שהיא לא תעלה לשום מקום, ואף אחד לא יכול להסביר לך מדוע מצגת עם שתים עשרה שקופיות שוקלת 90 מ״ב. כמעט תמיד מדובר בארבע תמונות וסרטון, ואתה יכול לקבל את רוב המקום בחזרה בתוך שתי דקות. כדי לצפות במצגת במקום לתקן אותה, המציג PowerPoint מקבל קבצי PPT, PPTX, ODP והגרסאות של מצגות, מקרו ותבניות עד 20 מ״ב, ומוחק את הקובץ כאשר אתה סוגר אותו.
תמונות נשמרות בגודל שבו הן הגיעו
זהו העניין המרכזי, והוא מפתיע אנשים מכיוון שהשקופית נראית תקינה.
גרור תמונה מטלפון מודרני אל שקופית ותוסיף לשקופית שתים עשרה מגה‑פיקסלים. גרור את הידיות בפינות עד שהיא מתיישבת בנוחות ברבע מהשקופית ושינית את האופן שבו היא מוצגת. השניים‑עשר מגה‑פיקסלים עדיין נשארים בקובץ. אותו הדבר נכון גם לחיתוך: חיתוך מסתיר את החלקים שחתכת, הוא לא מסיר אותם, ולכן שקופית שמציגה פנים אחת עשויה לשאת את כל חדר הישיבות.
הפתרון הוא תיבת דו‑שיח אחת. לחץ על כל תמונה, לאחר מכן על פורמט תמונה, דחיסת תמונות. בטל את הסימון של "החל רק על תמונה זו", סמן מחק אזורים חתוכים של תמונות, ובחר ברזולוציה — 150 ppi הוא יותר ממה שמקרן או מסך יכולים להציג. שמור בשם חדש, מכיוון שהפעולה מסירה את הפיקסלים המיותרים לצמיתות.
סרטון שהוספת נמצא בתוך הקובץ
הפקודה Insert → Video → This Device מעתיקה את כל הסרטון לתוך המצגת. קטע של שתי דקות יכול להיות גדול יותר מכל השאר יחד, והוא נושא את עצמו לכל מקום שהקובץ נשלח אליו.
אם הקהל יהיה אונליין, קשר את הסרטון במקום לשבץ אותו. אם הוא חייב להתנגן ללא חיבור, שלח את המצגת ואת הסרטון כשני קבצים וקבל שאתה שולח שני קבצים.
גופנים משובצים, וההגדרה שמכפילה אותם
ב‑File → Options → Save קיימת האפשרות "הטמע גופנים בקובץ", עם שתי בחירות. "הטמע רק את התווים שבהם נעשה שימוש במצגת" מוסיפה מעט. "הטמע את כל התווים" מוסיפה את כל משפחת הגופנים לכל גופן, עבור כל משקל שהשתמשת בו, ולכן מצגת עם משפחת גופנים ארגונית יכולה לשאת כמה מגה‑בייט של אלפבית שלעולם לא מוצג.
הטמעה שווה ערך כאשר המצגת תיפתח במחשב שאין בו את הגופן. בכל מקרה, האפשרות הקטנה יותר היא עדיפה.
השאריות שאף אחד לא מוחק
מצגת שצמחה מתבנית חברה נוטה לגרור איתה מאסטרים של שקופיות ופריסות שאינם בשימוש. עבור ל‑View → Slide Master, ולאחר מכן מחק את הפריסות שאין להן שקופיות משויכות. זה כמעט ולא גורם להבדל בין 90 מ״ב ל‑9, אך זה חינמי.
בזמן שאתה כאן: .odp זה לא .ods
אם מישהו שלח לך קובץ OpenDocument, הסתכל על האות האחרונה. .odp הוא מצגת ונפתח ב-מציג PowerPoint. .ods הוא גיליון אלקטרוני ושייך ל-מציג Excel. אות אחת בלבד שונה, שני פורמטים בלתי קשורים, וזה הגורם שלפעמים קובץ תקין נראה פגום — הוא פשוט נשלח לתוכנה הלא נכונה.
כאשר עדיין לא נפתח
אם אחרי כל זאת הקובץ עדיין עולה על 20 מ״ב, המשמעות היא שהמצגת באמת גדולה כל כך: שלח PDF במקום זאת, או פצל אותה. קובץ שמסרב להיפתח בכל מקום עשוי להיות .ppsx, שהיא אותה מצגת שנשמרה כדי להתחיל לנגן מיד במקום להיפתח לעריכה — המציג מקבל אותה. הקובץ הישן יותר .pps שהוחלף אינו ברשימה: פתח אותו ב‑PowerPoint ושמור אותו תחילה כ‑.pptx.
אם מצגות ממשיכות להגיע לתיבת הדואר שלך מאנשים שמניחים שיש לך PowerPoint, ה-מציג PowerPoint הוא העמוד שכדאי לשמור.