یک سیستم فایل report.xls را برای شما ایمیل کرد، شما دوبار کلیک کردید و اکسل هشدار داد:
فرمت فایل و پسوند 'report.xls' مطابقت ندارند. به هر حال آن را باز کنید و یا کار می‌کند یا صفحه را با مارکاپ پر می‌کند. به جای آن آن را به
نمایشگر اکسل بارگذاری کنید — این ابزار آنچه فایل است را می‌خواند نه آنچه نامیده شده است. XLS، XLSX، CSV، ODS و انواع ماکرو، باینری و قالب، تا ۲۰ مگابایت، هنگام بستن برگه حذف می‌شوند.
پسوند یک ادعاست، نه یک حقیقت
هیچ چیزی مانع برنامه‌ای نمی‌شود که هر بایتی که می‌خواهد بنویسد و نتیجه را .xls نامگذاری کند، و تعداد زیادی از آن‌ها این کار را انجام می‌دهند. ابزارهای گزارش‌گیری، ERPها، پورتال‌های بانکی و پنل‌های مدیریت همه گزینه «صادرات به اکسل» را ارائه می‌دهند و ارزان‌ترین راه برای ساخت این ویژگی این است که چیزی دیگر تولید شود و پسوند اکسل به آن داده شود، چون اکسل معمولاً آن را باز می‌کند.
از زمان اکسل ۲۰۰۷، فایل قبل از باز شدن بررسی می‌شود، که همین‌جا هشدار می‌آید. این پیام خراب شدن نیست. این پیام اکسل است که می‌گوید نام اشتباه است.
کشف اینکه واقعاً چه دارید
فایل را در یک ویرایشگر متن باز کنید — Notepad کافی است — و به خط اول نگاه کنید. پنج مورد تقریباً تمام موارد را شامل می‌شود.
<html,<head>or<table— یک جدول HTML با نام صفحه‌گسترده روی آن. مرورگرها و گزارش‌های وب به طور مداوم این‌ها را تولید می‌کنند.<?xml— SpreadsheetML، فرمت کتاب‌کار XML که اکسل ۲۰۰۳ می‌نوشت.PK— یک آرشیو ZIP، بنابراین یک XLSX واقعی (یا ODS، یا DOCX) با پسوند اشتباه.- باینری غیرقابل خواندن که با بایت‌های
D0 CF 11 E0شروع می‌شود — یک XLS واقعی پیش از ۲۰۰۷. این همان چیزی است که می‌گوید. - متن ساده قابل خواندن با کاما، نقطه‌ویرگول یا تب بین مقادیر — یک فایل متنی جداشده، که یک CSV است که نام دیگری را به خود گرفته است.
هزینه هر تقلبی چیست
نکتهٔ دانستن این است که آن‌ها چیزهای متفاوتی را از دست می‌دهند.
یک جدول HTML مقادیر و برخی از قالب‌بندی‌ها را حمل می‌کند و اصلاً فرمولی ندارد. سیستم صادرکننده اعداد را محاسبه کرده و پاسخ‌ها را نوشت. هیچ چیزی زیرین برای محاسبه مجدد وجود ندارد و هیچ چیزی در انتقال از دست نرفته است — چون هرگز نوشته نشده بود.
SpreadsheetML فرمول‌ها و قالب‌های سلول را نگه می‌دارد. آنچه نمی‌تواند حمل کند، نمودارها و جدول‌های محوری هستند؛ این فرمت راهی برای ذخیرهٔ آن‌ها ندارد، بنابراین هنگام نوشتن فایل حذف شدند، نه وقتی که شما آن را باز کردید.
یک XLSX با نام نادرست هیچ چیز از دست نمی‌دهد. این یک کتاب‌کار مدرن کامل است و تنها مشکلی که دارد، شش کاراکتر نام فایل است.
یک فایل متنی جداشده فقط مقادیر دارد و هیچ چیز دیگری نیست: هیچ فرمولی، هیچ قالب‌بندی، هیچ صفحهٔ دوم. اگر شبیه یک ستون متن با کاما باشد، جداکننده همان چیزی نیست که نسخهٔ اکسل شما انتظار داشته است.
رفع آن، یک‌بار برای همیشه
برای هر چیزی که باید نگه دارید، آن را در اکسل پس از هشدار باز کنید، سپس فایل → ذخیره به عنوان → کتاب‌کار اکسل (.xlsx). اکنون یک کتاب‌کار واقعی دارید و هشدار برای همیشه از بین رفته است.
برای یک XLSX با نام نادرست، نام آن را تغییر دهید و تمام. تغییر نام تبدیل نیست و تقریباً هرگز کمکی نمی‌کند — این یک مورد است که کمک می‌کند، چون محتوا از قبل صحیح بود.
موردی که تقلبی نیست
.xlsb مشکوک به نظر می‌رسد اما نیست. این یک کتاب‌کار واقعی اکسل است که به صورت باینری ذخیره شده به جای XML فشرده: داده‌های یکسان، به‌طور قابل توجهی کوچکتر، و روی یک مدل بزرگ سریع‌تر باز می‌شود. اگر همکار شما یکی بفرستد، هیچ مشکلی در آن نیست.
هرچه فایل باشد، نمایشگر اکسل آن را باز می‌کند و صفحات را به شما نشان می‌دهد.