ارائه از سرور ایمیل رد شد، یا در هیچ جایی بارگذاری نمی‌شود، و هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید چرا یک سخنرانی با دوازده اسلاید وزن ۹۰ مگابایت دارد. تقریباً همیشه این چهار عکس و یک ویدیو است، و می‌توانید بیشتر فضای آن را در دو دقیقه بازگردانید.
برای خواندن یک ارائه به جای تعمیر آن، نمایشگر PowerPoint فرمت‌های PPT، PPTX، ODP و انواع اسلایدشو، ماکرو و قالب تا ۲۰ مگابایت را می‌گیرد و فایل را هنگام بسته شدن حذف می‌کند.
تصاویر با همان اندازه‌ای که دریافت شدند ذخیره می‌شوند
این مورد بزرگ است و مردم را شگفت‌زده می‌کند چون اسلاید خوب به نظر می‌رسد.
یک عکس را از یک تلفن هوشمند مدرن به یک اسلاید بکشید و دو میلیون پیکسل به فایل اضافه می‌کنید. گوشه‌های تصویر را بکشید تا به‌طور منظم در یک‌چهارم اسلاید قرار گیرد و نحوهٔ نمایش آن را تغییر داده‌اید. این دو میلیون پیکسل هنوز در فایل باقی می‌مانند. همان‌طور که برش نیز صادق است: برش قسمت‌های برش‌خورده را مخفی می‌کند، حذف نمی‌کند، بنابراین اسلایدی که یک چهره را نشان می‌دهد ممکن است تمام اتاق کنفرانس را حمل کند.
راه‌حل یک گفت‌وگو است. روی هر تصویری کلیک کنید، سپس «قالب تصویر» → «فشرده‌سازی تصاویر». گزینه «فقط برای این تصویر اعمال شود» را غیرفعال کنید، گزینه حذف نواحی برش‌خوردهٔ تصاویر را فعال کنید و وضوحی را انتخاب کنید — ۱۵۰ ppi بیشتر از آن چیزی است که یک پروژکتور یا صفحه می‌تواند نشان دهد. تحت نام جدید ذخیره کنید، زیرا این کار پیکسل‌های اضافی را برای همیشه حذف می‌کند.
ویدیویی که وارد کردید داخل فایل است
دستور «درج → ویدیو → این دستگاه» تمام ویدیو را به داخل ارائه کپی می‌کند. یک کلیپ دو دقیقه‌ای می‌تواند بزرگ‌تر از همهٔ موارد دیگر به‌صورت مجموع باشد و هرجا که فایل می‌رود، همراه آن می‌رود.
اگر مخاطبان به‌صورت آنلاین باشند، به‌جای جاسازی ویدیو، آن را لینک کنید. اگر ویدیو باید به‌صورت آفلاین پخش شود، ارائه و ویدیو را به‌صورت دو فایل ارسال کنید و بپذیرید که دو فایل می‌فرستید.
قلم‌های جاسازی‌شده، و تنظیمی که آن‌ها را دو برابر می‌کند
در مسیر «فایل → گزینه‌ها → ذخیره» گزینه «جاسازی قلم‌ها در فایل» وجود دارد که دو انتخاب دارد. «فقط کاراکترهای استفاده‌شده در ارائه را جاسازی کن» کمی فضا اضافه می‌کند. «تمام کاراکترها را جاسازی کن» یک تمام‌قلم برای هر فونت، برای هر وزن استفاده‌شده، اضافه می‌کند، بنابراین یک ارائه با خانوادهٔ قلم‌های شرکتی می‌تواند چند مگابایت الفبایی که هرگز نشان داده نمی‌شود را حمل کند.
جاسازی ارزش دارد وقتی ارائه روی دستگاهی باز می‌شود که قلم موردنظر را ندارد. به هر حال گزینهٔ کوچکتر هم ارزشمند است.
باقی‌مانده‌هایی که هیچ‌کس حذف نمی‌کند
یک ارائه که از قالب شرکت رشد کرده است معمولاً اسلاید‑مستری‌ها و طرح‌بندی‌هایی که هیچ‌کس استفاده نمی‌کند را به‌همراه دارد. به «نمایش → اسلاید‑مستری» بروید، سپس طرح‌بندی‌های بدون اسلاید پیوست‌شده را حذف کنید. این تفاوت بین ۹۰ مگابایت و ۹ مگابایت را به‌ندرت ایجاد می‌کند، اما رایگان است.
در حین حضور شما: .odp برابر با .ods نیست
اگر کسی فایل OpenDocument برای شما ارسال کرد، به حرف آخر نگاه کنید. .odp یک ارائه است و در نمایشگر PowerPoint باز می‌شود. .ods یک صفحه‌گسترده است و در نمایشگر Excel قرار می‌گیرد. تنها یک حرف فرق دارد، دو قالب نامرتبط، و این دلیل این است که گاهی یک فایل کاملاً سالم به‌نظر می‌رسد خراب باشد — به سادگی به برنامهٔ اشتباه داده شده است.
وقتی هنوز باز نمی‌شود
اگر پس از تمام این‌ها حجم بیش از ۲۰ مگابایت باشد، یعنی ارائه واقعاً آن‌قدر بزرگ است: به‌جای آن PDF بفرستید یا آن را تقسیم کنید. فایلی که در همه‌جا رد می‌شود ممکن است .ppsx باشد، که همان ارائه‌ای است که برای شروع پخش فوری ذخیره شده است نه برای ویرایش — نمایشگر آن را می‌گیرد. .pps قدیمی که جایگزین آن شده است در فهرست نیست: آن را در PowerPoint باز کنید و ابتدا به‌صورت .pptx ذخیره کنید.
اگر ارائه‌ها همچنان به صندوق ورودی شما از افرادی که فرض می‌کنند PowerPoint دارید می‌رسند، نمایشگر PowerPoint صفحه‌ای است که باید نگه دارید.