شما یک صفحه‌گسترده دارید ولی اکسل ندارید. آن را به نمایشگر اکسل بارگذاری کنید و در این برگه باز می‌شود: XLS، XLSX، CSV، ODS و انواع ماکرو و باینری، حداکثر ۲۰ مگابایت، پس از بستن حذف می‌شود.
سپس یک نکته مهم که باید درک کنید وجود دارد، زیرا دلیل اکثر مواردی که در یک صفحه‌گسترده که خودتان ننوشته‌اید به‌نظر می‌رسد اشتباه است: یک نمایشگر محاسبه مجدد نمی‌کند. تمام مطالب زیر از این اصل ناشی می‌شوند.
اعداد روی صفحه همان اعدادی هستند که اکسل ذخیره کرده است
هر سلول فرمول دو چیز جداگانه را نگه می‌دارد: فرمول و نتیجه‌ای که اکسل در آخرین بار محاسبه آن به‌دست آورده است. هر چیزی که کتاب کار را بدون موتور محاسبه می‌خواند، مورد دوم را می‌بیند. معمولاً این را متوجه نمی‌شوید، زیرا نتیجه ذخیره‌شده صحیح است. سه وضعیت این موضوع را آشکار می‌کند.
محاسبه به صورت دستی تنظیم شده بود. در بخش فرمول‌ها، گزینه‌های محاسبه، کسی حالت Manual را انتخاب کرد — معمولاً برای جلوگیری از محاسبه مجدد یک مدل سنگین در هر فشار کلید — و سپس ذخیره کرد. مقادیر ذخیره‌شده همان چیزی است که در آن لحظه روی صفحه نمایش داده می‌شد، که می‌تواند ساعت‌ها یا سال‌ها قدیمی باشد و به‌طوری نادرست است که کاملاً طبیعی به‌نظر می‌رسد.
یک ماشین فایل را نوشت. کتاب‌های کاری که توسط یک ابزار گزارش‌گیری یا اسکریپت تولید می‌شوند، اغلب شامل فرمول‌هایی بدون هیچ نتیجهٔ ذخیره‌شده‌ای هستند، زیرا کتابخانه‌ای که آن‌ها را نوشت، راهی برای ارزیابی فرمول ندارد. آن سلول‌ها خالی یا صفر نمایش داده می‌شوند. هیچ‌چیزی خراب نیست؛ هیچ‌کس هرگز آن‌ها را اجرا نکرده است.
تابع ناپایدار بود. =TODAY(), =NOW(), =RAND() و =OFFSET() هر بار که اکسل فایل را باز می‌کند دوباره محاسبه می‌شوند، بنابراین آنچه ذخیره می‌شود، مقدار لحظهٔ آخرین ذخیره است. یک شیت با عنوان «به تاریخ امروز» به شما می‌گوید که آخرین بار کی کسی کلید Ctrl+S را فشار داده است.
یک لینک به کتاب‌کار دیگر همان مشکل است، یک فایل دورتر
یک ارجاع مانند ='C:\Reports\[Q3-Actuals.xlsx]Summary'!B4 به فایلی در دیسک شخص دیگری اشاره دارد. شما یک کتاب‌کار را بارگذاری کردید، نه پوشه‌ای که در آن قرار داشت، بنابراین عدد ذخیره‌شده از آخرین به‌روزرسانی موفق همان چیزی است که نمایش داده می‌شود. وقتی لینک پیش از دریافت شما خراب بود، #REF! در سلول ذخیره می‌شود و #REF! همان چیزی است که نمایش داده می‌شود — خطایی که به‌عنوان داده ذخیره شده، نه خطایی که هم‌اکنون رخ داده است.
جایی که شبکه واقعاً به پایان می‌رسد
دو فرمت اکسل سقف‌های بسیار متفاوتی دارند و این تفاوت زمانی که کسی ذخیره می‌کند به مشکل می‌خورد. XLSX حداکثر ۱,۰۴۸,۵۷۶ ردیف و ۱۶,۳۸۴ ستون (ستون آخر XFD) را پشتیبانی می‌کند. نسخهٔ قدیمی‌تر XLS تا ۶۵,۵۳۶ ردیف و ۲۵۶ ستون (ستون IV) محدود می‌شود. اگر یک کتاب‌کار مدرن را به‌صورت .xls ذخیره کنید، تمام داده‌های فراتر از این محدودیت‌ها در لحظهٔ ذخیره حذف می‌شوند. یک نمایشگر نمی‌تواند ردیف‌هایی را نشان دهد که دیگر در فایل وجود ندارند.
تاریخ‌ها اعدادی هستند که لباس پوشیده‌اند
یک تاریخ در صفحه‌گسترده شمارشی از روزهاست که قالب عددی آن را به‌عنوان تاریخ نمایش می‌دهد. اگر قالب را پاک کنید، تاریخ دوباره به عدد صحیح تبدیل می‌شود. دو پیامد از این می‌آید.
کتاب‌های کاری که در نسخه‌های قدیمی‌تری از اکسل برای مک نوشته شده‌اند ممکن است از سیستم تاریخ ۱۹۰۴ به‌جای ۱۹۰۰ استفاده کنند. اگر چنین فایلی را تحت سیستم دیگر باز کنید، هر تاریخ به میزان ۱,۴۶۲ روز (چهار سال و یک روز) جابه‌جا می‌شود، در حالی که هر مقدار از نظر فنی معتبر باقی می‌ماند.
و اکسل ۲۹ فوریه ۱۹۰۰ را حساب می‌کند، روزی که وجود نداشت، زیرا Lotus 1-2-3 این کار را انجام داد و سازگاری در سال ۱۹۸۵ مهم‌تر از تقویم بود. هر محاسبهٔ تاریخ که از این نقطه عبور کند، یک روز اضافی به خود می‌گیرد.
چیزهایی که شبیه آسیب به نظر می‌رسند ولی نیستند
- یک سلول که
#####نشان می‌دهد به این دلیل است که ستون برای عدد قالب‌بندی‌شده‌اش خیلی باریک است. اگر در فایل منبع عرض آن را افزایش دهید، عدد همانجا خواهد بود؛ مقدار هرگز تحت تأثیر قرار نگرفته است. - یک جدول محوری از کش محوری که در کنار آن ذخیره شده رندر می‌شود. این یک تصویر لحظه‌ای از داده‌های منبع در آخرین به‌روزرسانی است، به همین دلیل است که یک جدول محوری می‌تواند با شیتی که از آن ساخته شده اختلاف داشته باشد.
- یک فایل .xlsm باز می‌شود اما ماکروهای آن اجرا نمی‌شوند. رندر کردن یک کتاب‌کار به معنای اجرای آن نیست و یک نمایشگر دلیلی برای اجرای VBA کسی ندارد.
- محافظت از شیت به معنای رمزگذاری نیست. یک شیت محافظت‌شده پرچمی است که می‌گوید «ویرایش نکنید» و به‌صورت عادی نمایش داده می‌شود. یک کتاب‌کار که برای باز کردن آن نیاز به رمز عبور دارد به‌طور واقعی رمزگذاری شده است و هیچ‌چیز بدون آن رمز عبور آن را رندر نمی‌کند.
اگر صفحه‌گسترده‌ها فرمت‌هایی هستند که مداوم شما را متوقف می‌کنند، نمایشگر اکسل صفحه‌ای است که ارزش یک نشانک را دارد.