مشاهده آنلاین اسناد راحت است. کاربران می‌توانند فایل‌ها را مستقیماً از مرورگر باز کنند بدون اینکه نیاز به نصب نرم‌افزار دسکتاپ، دانلود هر فایل یا جابجایی بین برنامه‌ها داشته باشند.

اما وقتی اسناد حاوی اطلاعات حساس هستند، باید جریان کار به‌دقت طراحی شود. قراردادها، فاکتورها، اسناد حقوقی، سوابق منابع انسانی، اسناد مالی، سوابق پزشکی و گزارش‌های داخلی نباید بدون قوانین واضح برای دسترسی، ذخیره‌سازی، مشاهده، چاپ و پاک‌سازی مدیریت شوند.

Doconut.app زمانی مفید است که کاربران به یک تجربه سادهٔ مشاهده آنلاین سند نیاز داشته باشند. برای شرکت‌هایی که به مشاهدهٔ کنترل‌شدهٔ اسناد داخل برنامه‌های .NET خودشان نیاز دارند، Doconut Viewer محصول اصلی برای بررسی است.

این مقاله روش‌های عملی برای حفاظت از اسناد حساس هنگام مشاهده آنلاین و زمان استفاده از Doconut’s .NET Viewer SDK برای جریان‌های کاری تجاری را توضیح می‌دهد.

1. تفاوت بین مشاهده آنلاین و مشاهده کنترل‌شده توسط برنامه را درک کنید

هر جریان کار مشاهدهٔ سند خطر یکسانی ندارد.

یک نمایشگر سادهٔ آنلاین می‌تواند برای پیش‌نمایش سریع سند مفید باشد، به‌ویژه وقتی فایل‌ها حساس نیستند یا کاربر فقط به یک راه سریع برای باز کردن سند در مرورگر نیاز دارد.

اما اسناد حساس تجاری اغلب به کنترل بیشتری نیاز دارند. در این موارد، مشاهدهٔ سند باید بخشی از جریان کار برنامه باشد.

یک جریان کار کنترل‌شده معمولاً شامل موارد زیر است:

احراز هویت کاربر
مجوزهای مبتنی بر نقش
مکان‌های ذخیره‌سازی تأییدشده
ثبت لاگ دسترسی
قوانین دانلود
قوانین چاپ
پاک‌سازی فایل‌های موقت
سیاست‌های امنیتی داخلی
بررسی‌های دسترسی سند در سطح برنامه

برای تیم‌های .NET، می‌توانید از Doconut Viewer برای نمایش مستقیم اسناد داخل برنامه‌های تجاری استفاده کنید در حالی که برنامه کنترل احراز هویت، مجوزها، ذخیره‌سازی و قوانین جریان کار را بر عهده می‌گیرد.

2. از بارگذاری فایل‌های حساس در سرویس‌های ناشناخته خودداری کنید

نمایشگرهای رایگان یا عمومی آنلاین می‌توانند برای فایل‌های غیرحساس مفید باشند، اما باید با دقت در مورد اسناد محرمانه استفاده شوند.

قبل از بارگذاری یک فایل حساس در هر سرویس آنلاین، بپرسید:

فایل در کجا پردازش می‌شود؟
آیا پس از مشاهده فایل ذخیره می‌شود؟
چه مدت زمان ذخیره می‌شود؟
آیا می‌توان با یک لینک عمومی به فایل دسترسی پیدا کرد؟
آیا سرویس سیاست‌های مدیریت فایل خود را توضیح می‌دهد؟
آیا سازمان شما این نوع بارگذاری را اجازه می‌دهد؟
آیا سند محرمانه، تحت مقررات یا حیاتی برای کسب‌وکار است؟

اگر پاسخ واضح نیست، از بارگذاری فایل خودداری کنید.

برای مشاهدهٔ سریع و غیرحساس، می‌توانید از Doconut.app استفاده کنید. برای سیستم‌های داخلی تجاری، یک نمایشگر .NET کنترل‌شده مانند Doconut Viewer معمولاً گزینهٔ بهتری است.

3. اسناد حساس را داخل جریان کار برنامه خود نگه دارید

برای فایل‌های حساس، بهتر است سند را داخل محیط برنامهٔ خود نگه دارید.

یک جریان کار ایمن می‌تواند به این شکل باشد:

کاربر به برنامهٔ شما وارد می‌شود.
برنامهٔ شما مجوزهای کاربر را بررسی می‌کند.
سند از یک منبع ذخیره‌سازی تأییدشده بارگذاری می‌شود.
سند داخل برنامه نمایش داده می‌شود.
برنامه تصمیم می‌گیرد که کاربر بتواند دانلود، چاپ، حاشیه‌نویسی یا تبدیل فایل را انجام دهد یا نه.
برنامه در صورت نیاز اقدامات مربوطه را لاگ می‌کند.

این کار فعالیت سند را داخل سیستم تجاری شما نگه می‌دارد و کاربران را به ابزارها یا جریان‌های کاری خارجی نمی‌فرستد.

بر اساس Doconut FAQ، Doconut یک سرویس SaaS نیست. این محصول در محیط مشتری نصب می‌شود و هیچ‌گونه تماس‌گیری به سرورهای Doconut انجام نمی‌شود. این برای تیم‌هایی که می‌خواهند مشاهدهٔ سند داخل زیرساخت خودشان باشد، مهم است.

4. استفاده از کنترل دسترسی در سطح برنامه

یک نمایشگر نباید تنها لایهٔ امنیتی باشد. برنامهٔ شما باید تصمیم بگیرد چه کسی می‌تواند هر سند را باز کند.

روش‌های مهم کنترل دسترسی شامل موارد زیر است:

الزام به ورود کاربر قبل از مشاهده اسناد.
بررسی مجوزهای سند قبل از باز کردن فایل.
استفاده از دسترسی مبتنی بر نقش در صورت لزوم.
جلوگیری از نمایش مسیرهای عمومی فایل.
نگهداری فایل‌های محرمانه در مکان‌های ذخیره‌سازی تأییدشده.
لاگ‌گذاری دسترسی به سند در صورت نیاز کسب‌وکار.
جداسازی فایل‌های عمومی از فایل‌های محرمانه.

به‌عنوان مثال، ممکن است یک مدیر اجازه داشته باشد یک قرارداد را مشاهده و چاپ کند، در حالی که کاربر دیگری فقط می‌تواند آن را مشاهده کند. این قوانین باید توسط برنامهٔ شما اعمال شوند.

Doconut Viewer می‌تواند بخشی از این جریان کار باشد، اما برنامهٔ شما باید مسئول احراز هویت، مجوزدهی و قوانین دسترسی به سند بماند.

5. اعتبارسنجی فایل‌ها قبل از مشاهده

یک رابط بارگذاری کشیدن‑و‑رها کردن می‌تواند مشاهدهٔ سند را برای کاربران آسان‌تر کند، اما نباید اعتبارسنجی را دور بزند.

قبل از باز کردن یا پردازش یک فایل بارگذاری‌شده، آن را در سمت سرور اعتبارسنجی کنید.

بررسی‌های پیشنهادی شامل موارد زیر است:

پسوند فایل
حجم فایل
نوع MIME
هدر فایل در صورت امکان
مجوز بارگذاری کاربر
مکان ذخیره‌سازی
دسته‌بندی‌های سند مجاز
اسکن ویروس یا بدافزار در صورت نیاز سازمان

اعتبارسنجی سمت کلاینت می‌تواند تجربه کاربری را بهبود بخشد، اما نباید به‌عنوان تنها محافظت مورد اعتماد قرار گیرد. همیشه اعتبارسنجی را در سرور اعمال کنید.

6. مراقب گزینه‌های دانلود و چاپ باشید

مشاهدهٔ سند متفاوت از اجازهٔ دانلود یا چاپ آن برای کاربران است.

به‌محض اینکه کاربری فایل را دانلود یا چاپ کند، سند ممکن است از کنترل برنامه خارج شود. این ممکن است در برخی جریان‌ها قابل قبول باشد، اما در همهٔ موارد نیست.

قبل از فعال‌سازی گزینه‌های دانلود یا چاپ، بپرسید:

آیا این کاربر باید اجازهٔ دانلود سند را داشته باشد؟
آیا این نوع سند قابل چاپ است؟
آیا چاپ باید بر اساس نقش یا وضعیت جریان کار باشد؟
آیا صفحات چاپ‌شده باید واترمارک داشته باشند؟
آیا رویدادهای چاپ باید لاگ شوند؟
آیا برخی فایل‌ها باید فقط به‌صورت مشاهده‌‑only باقی بمانند؟

برای جریان‌های کاری که نیاز به کنترل چاپ دارند، افزونهٔ Doconut Controlled Printing Plugin را بررسی کنید. این افزونه به توسعه‌دهندگان کمک می‌کند رفتار چاپ را به‌عنوان بخشی از یک جریان کاری .NET مدیریت کنند.

7. بررسی فایل‌های موقت، کش و پاک‌سازی

مشاهدهٔ سند ممکن است شامل فایل‌های موقت، ورودی‌های کش، تصاویر تولید‌شده یا خروجی‌های تبدیل‌شده بسته به پیاده‌سازی باشد.

برای اسناد حساس، توسعه‌دهندگان باید موارد زیر را درک کنند:

آیا فایل‌های موقت ایجاد می‌شوند؟
فایل‌های موقت کجا ذخیره می‌شوند؟
مدت زمان ماندگاری محتوای کش چقدر است؟
آیا فایل‌های تبدیل‌شده تولید می‌شوند؟
آیا فایل‌های تولید‌شده نیاز به پاک‌سازی دارند؟
آیا برنامه از کش حافظه یا کش توزیع‌شده استفاده می‌کند؟
آیا فایل‌ها به‌صورت خودکار پشتیبان‌گیری می‌شوند؟
آیا لاگ‌ها شامل محتوای حساس فایل‌ها هستند؟

از فرض‌های کلی مانند «فایل‌ها به‌صورت خودکار حذف می‌شوند» خودداری کنید مگر اینکه مستندات محصول به‌وضوح رفتار را توضیح دهد.

هنگام استفاده از Doconut در یک برنامهٔ .NET، مستندات رسمی و مثال‌های موجود در صفحهٔ Download Doconut را مرور کنید تا نمایشگر را به‌درستی برای محیط خود پیکربندی کنید.

8. استفاده از منابع ذخیره‌سازی تأییدشده

برنامه‌های تجاری اغلب اسناد را در مکان‌های مختلف ذخیره می‌کنند. برخی فایل‌ها ممکن است در مسیر سرور، در پایگاه داده، از یک استریم، از طریق URL، در مکان اینترانت یا در ذخیره‌سازی ابری ذخیره شوند.

Doconut FAQ از مشاهدهٔ فایل‌ها از مسیرهای فیزیکی، استریم‌ها، منابع باینری، پایگاه‌های داده، URLها، مکان‌های اینترانت، آدرس‌های IP و ارائه‌دهندگان ابری مانند Amazon AWS S3، Azure Storage، Google Cloud، Dropbox و Redis پشتیبانی می‌کند.

این برای برنامه‌هایی که مدل ذخیره‌سازی سند از پیش تعریف‌شده‌ای دارند، مفید است.

برای اسناد حساس، اطمینان حاصل کنید دسترسی به ذخیره‌سازی توسط برنامهٔ شما کنترل می‌شود. از URLهای عمومی برای فایل‌های محرمانه خودداری کنید مگر اینکه به‌طور خاص برای دسترسی محدود و کنترل‌شده طراحی شده باشند.

9. استفاده از نمایشگری که با برنامهٔ .NET شما سازگار باشد

اگر در حال ساخت یک برنامهٔ .NET هستید، نمایشگر باید با معماری شما سازگار باشد نه اینکه کاربران را به یک جریان کاری جداگانه مجبور کند.

Doconut Viewer برای سناریوهای برنامه‌های وب .NET طراحی شده است. می‌تواند با ASP.NET، MVC، .NET Core، .NET 6+، Blazor و محیط‌های مرتبط استفاده شود.

Doconut همچنین محیط‌های دموی زنده‌ای فراهم می‌کند که توسعه‌دهندگان می‌توانند سناریوهای مختلف نمایشگر را آزمایش کنند:

Doconut Live Demos

این برای ارزیابی اینکه آیا نمایشگر با برنامهٔ شما سازگار است قبل از شروع پیاده‌سازی مفید است.

10. افزودن جستجو، حاشیه‌نویسی، تبدیل و چاپ فقط در صورت نیاز

هر برنامه‌ای به همهٔ ویژگی‌های سند نیاز ندارد. با جریان کاری که کاربران واقعاً نیاز دارند شروع کنید.

برخی برنامه‌ها فقط به مشاهده نیاز دارند. برخی دیگر ممکن است به جستجو، حاشیه‌نویسی، تبدیل یا چاپ یا تمام این ویژگی‌ها نیاز داشته باشند.

Doconut افزونه‌های اختیاری برای جریان‌های کاری رایج سند ارائه می‌دهد:

این ویژگی‌ها را بر اساس نیازهای واقعی کسب‌وکار اضافه کنید.

به‌عنوان مثال:

از جستجو وقتی کاربران نیاز به یافتن عبارات داخل اسناد بزرگ دارند استفاده کنید.
از حاشیه‌نویسی وقتی کاربران باید فایل‌ها را مرور، علامت‌گذاری یا نظر بدهند استفاده کنید.
از تبدیل وقتی جریان کار به خروجی فرمت جدیدی نیاز دارد استفاده کنید.
از چاپ کنترل‌شده وقتی چاپ باید بر اساس مجوزها یا قوانین جریان کار باشد استفاده کنید.

11. جریان کار مشاهدهٔ ایمن پیشنهادی

یک جریان کار مشاهدهٔ سند ایمن می‌تواند به این شکل باشد:

کاربر به برنامه وارد می‌شود.
برنامه نقش و مجوزهای کاربر را بررسی می‌کند.
کاربر سندی را انتخاب می‌کند.
برنامه سند را از منبع تأییدشده بارگذاری می‌کند.
Doconut Viewer سند را داخل برنامه نمایش می‌دهد.
برنامه دانلود، چاپ، حاشیه‌نویسی، جستجو و تبدیل را کنترل می‌کند.
برنامه در صورت نیاز اقدامات مربوطه را لاگ می‌کند.
برنامه فایل‌های موقت، کش، ذخیره‌سازی و پاک‌سازی را بر اساس قوانین داخلی مدیریت می‌کند.

این رویکرد فعالیت سند را داخل برنامه نگه می‌دارد و به توسعه‌دهندگان کنترل بهتری بر مدیریت فایل‌های حساس می‌دهد.

فهرست بررسی بهترین روش‌ها

قبل از انتشار یا استقرار یک جریان کار مشاهدهٔ سند حساس، این فهرست را مرور کنید:

تشخیص اینکه سند عمومی، داخلی، محرمانه یا تحت مقررات است.
از بارگذاری فایل‌های محرمانه به سرویس‌هایی با سیاست‌های نامشخص خودداری کنید.
فایل‌های حساس را داخل جریان‌های کاری تأییدشده برنامه نگه دارید.
قبل از دسترسی به سند، احراز هویت را الزامی کنید.
قبل از باز کردن هر فایل، مجوزها را بررسی کنید.
فایل‌های بارگذاری‌شده را در سرور اعتبارسنجی کنید.
از مسیرهای عمومی مستقیم فایل‌ها خودداری کنید.
تصمیم بگیرید آیا دانلود مجاز است یا نه.
تصمیم بگیرید آیا چاپ مجاز است یا نه.
در صورت نیاز دسترسی‌ها را لاگ کنید.
رفتار فایل‌های موقت و کش را بررسی کنید.
اگر تبدیل فعال است، ذخیره‌سازی خروجی تبدیل‌شده را بررسی کنید.
از مکان‌های ذخیره‌سازی تأییدشده استفاده کنید.
با اسناد واقعی کاربران تست کنید.
تنظیمات استقرار و امنیت را با تیم داخلی خود مرور کنید.

زمان استفاده از Doconut.app

از Doconut.app زمانی استفاده کنید که به یک تجربهٔ سادهٔ مشاهده آنلاین سند نیاز دارید.

این می‌تواند برای موارد زیر مفید باشد:

پیش‌نمایش سریع سند
تست نحوهٔ باز شدن فایل در مرورگر
مشاهدهٔ فایل‌های غیرحساس به صورت آنلاین
جلوگیری از نصب نرم‌افزار دسکتاپ برای نیازهای پایهٔ مشاهده

برای جریان‌های کاری اسناد حساس یا حیاتی برای کسب‌وکار، بررسی کنید آیا سازمان شما به یک نمایشگر کنترل‌شده در سطح برنامه نیاز دارد یا نه.

زمان استفاده از Doconut Viewer SDK

از Doconut Viewer زمانی استفاده کنید که:

در حال ساخت یک برنامهٔ .NET هستید.
کاربران نیاز به پیش‌نمایش اسناد داخل سیستم شما دارند.
برنامهٔ شما باید دسترسی و مجوزها را کنترل کند.
اسناد باید تحت قوانین زیرساخت شما باقی بمانند.
به پشتیبانی از فرمت‌های مختلف اسناد تجاری نیاز دارید.
به جستجو، حاشیه‌نویسی، تبدیل یا چاپ کنترل‌شده نیاز دارید.
به مثال‌ها، مستندات، دموی زنده و پشتیبانی فروشنده نیاز دارید.

می‌توانید با این منابع شروع کنید:

نکات کلیدی

مشاهدهٔ آنلاین اسناد راحت است، اما فایل‌های حساس به یک جریان کاری دقیق نیاز دارند.
از بارگذاری اسناد محرمانه به سرویس‌هایی با سیاست‌های نامشخص خودداری کنید.
برنامهٔ شما باید احراز هویت، مجوزدهی، ذخیره‌سازی، لاگ‌گذاری، قوانین دانلود و چاپ را کنترل کند.
فایل‌ها را قبل از باز کردن یا پردازش در سرور اعتبارسنجی کنید.
فایل‌های موقت، کش و خروجی‌های تبدیل‌شده را بررسی کنید.
Doconut.app برای مشاهدهٔ سادهٔ آنلاین مفید است.
Doconut Viewer SDK گزینهٔ بهتر برای مشاهدهٔ کنترل‌شدهٔ اسناد داخل برنامه‌های .NET است.

سؤالات متداول

آیا مشاهدهٔ آنلاین اسناد برای فایل‌های حساس ایمن است؟
این بستگی به جریان کار دارد. برای فایل‌های حساس باید مکان پردازش فایل، آیا ذخیره می‌شود، چه کسانی می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند و آیا سازمان شما این فرآیند را مجاز می‌داند، بررسی کنید.

آیا باید از Doconut.app برای فایل‌های تجاری محرمانه استفاده کنم؟
Doconut.app می‌تواند برای مشاهدهٔ سادهٔ آنلاین مفید باشد، اما جریان‌های کاری اسناد تجاری محرمانه معمولاً به کنترل دسترسی در سطح برنامه نیاز دارند. در این موارد، استفاده از Doconut Viewer SDK برای برنامه‌های .NET را بررسی کنید.

آیا Doconut Viewer فایل‌ها را به سرورهای Doconut ارسال می‌کند؟
بر اساس FAQ Doconut، Doconut در محیط مشتری نصب می‌شود و هیچ تماس‌گیری به سرورهای Doconut انجام نمی‌شود.

آیا می‌توان Doconut را با ASP.NET MVC، .NET Core، .NET 6+ یا Blazor استفاده کرد؟
بله. FAQ Doconut از پشتیبانی ASP.NET MVC، .NET Core، .NET 6+ و Blazor اشاره می‌کند.

آیا Doconut می‌تواند فایل‌ها را از ذخیره‌سازی ابری بارگذاری کند؟
بله. FAQ Doconut از پشتیبانی Amazon AWS S3، Azure Storage، Google Cloud، Dropbox و Redis خبر می‌دهد.

کجا می‌توانم ویژگی‌های Doconut را تست کنم؟
می‌توانید دموی رسمی را در اینجا مرور کنید:

Doconut Live Demos

نتیجه‌گیری

حفاظت از اسناد حساس هنگام مشاهده آنلاین بیش از یک پیش‌نمایش مرورگر نیاز دارد. توسعه‌دهندگان باید یک جریان کاری کامل طراحی کنند که احراز هویت، مجوزها، ذخیره‌سازی فایل، دانلود، چاپ، لاگ‌گذاری، کش و پاک‌سازی را کنترل کند.

Doconut.app برای سناریوهای سادهٔ مشاهدهٔ آنلاین مفید است. برای برنامه‌های تجاری که به مشاهدهٔ کنترل‌شدهٔ اسناد داخل محیط .NET نیاز دارند، Doconut Viewer محصول اصلی برای ارزیابی است.

برای اطلاعات بیشتر، منابع رسمی Doconut را مرور کنید: