Ανοίξτε ένα αρχείο XLS ή XLSX online, δωρεάν

Έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο και δεν έχετε το Excel. Ανεβάστε το στον Προβολή Excel και ανοίγει σε αυτήν την καρτέλα: XLS, XLSX, CSV, ODS και τις παραλλαγές μακροεντολών και δυαδικές, έως 20 MB, διαγράφεται μόλις το κλείσετε.

Τότε ένα πράγμα που αξίζει να κατανοήσετε, επειδή εξηγεί το μεγαλύτερο μέρος του τι φαίνεται λάθος σε ένα υπολογιστικό φύλλο που δεν γράψατε: μια προβολή δεν επαναϋπολογίζει. Όλα τα παρακάτω προκύπτουν από αυτό.

Οι αριθμοί στην οθόνη είναι οι αριθμοί που αποθήκευσε το Excel

Κάθε κελί τύπου περιέχει δύο ξεχωριστά στοιχεία: τον τύπο και το αποτέλεσμα που υπολόγισε το Excel την τελευταία φορά που έκανε υπολογισμό. Οτιδήποτε διαβάζει το βιβλίο εργασίας χωρίς μηχανή υπολογισμού διαβάζει το δεύτερο. Συνήθως δεν το παρατηρείτε, επειδή το αποθηκευμένο αποτέλεσμα είναι σωστό. Τρεις καταστάσεις το κάνουν ορατό.

Η υπολογισμός είχε οριστεί σε χειροκίνητο. Στο μενού Τύποι, Επιλογές Υπολογισμού, κάποιος επέλεξε Χειροκίνητο — συνήθως για να σταματήσει ένα βαρέως μοντέλου να επαναϋπολογίζεται σε κάθε πληκτρολόγηση — και στη συνέχεια αποθήκευσε. Οι αποθηκευμένες τιμές είναι ό,τι εμφανιζόταν στην οθόνη εκείνη τη στιγμή, κάτι που μπορεί να είναι ώρες ή χρόνια ξεπερασμένο, και είναι λανθασμένες με τρόπο που φαίνεται απολύτως φυσιολογικό.

Ένα μηχάνημα έγραψε το αρχείο. Τα βιβλία εργασίας που δημιουργούνται από ένα εργαλείο αναφοράς ή ένα script συχνά περιέχουν τύπους χωρίς αποθηκευμένο αποτέλεσμα, επειδή η βιβλιοθήκη που τα έγραψε δεν έχει τρόπο να αξιολογήσει έναν τύπο. Αυτά τα κελιά εμφανίζονται κενά ή μηδενικά. Τίποτα δεν είναι κατεστραμμένο· τίποτα δεν τα έχει εκτελέσει ποτέ.

Η συνάρτηση ήταν εθελοντική. =TODAY(), =NOW(), =RAND() και =OFFSET() επαναϋπολογίζονται κάθε φορά που το Excel ανοίγει το αρχείο, έτσι το αποθηκευμένο είναι η τιμή τη στιγμή της τελευταίας αποθήκευσης. Ένα φύλλο με τίτλο «ως της σημερινής ημερομηνίας» σας λέει πότε κάποιος πάτησε τελευταία φορά Ctrl+S.

Ένας σύνδεσμος σε άλλο βιβλίο εργασίας είναι το ίδιο πρόβλημα, ένα αρχείο πιο μακριά

Μια αναφορά όπως ='C:\Reports\[Q3-Actuals.xlsx]Summary'!B4 δείχνει σε ένα αρχείο στον δίσκο κάποιου άλλου. Ανεβάσατε ένα βιβλίο εργασίας, όχι το φάκελο στο οποίο βρισκόταν, έτσι η αποθηκευμένη τιμή από την τελευταία επιτυχημένη ανανέωση είναι αυτή που εμφανίζεται. Όταν ο σύνδεσμος ήταν ήδη σπασμένος πριν το λάβετε, το #REF! αποθηκεύεται στο κελί και το #REF! είναι αυτό που εμφανίζεται — ένα σφάλμα αποθηκευμένο ως δεδομένα, όχι ένα σφάλμα που συμβαίνει τώρα.

Πού τελειώνει πραγματικά το πλέγμα

Οι δύο μορφές του Excel έχουν πολύ διαφορετικά όρια, και η διαφορά γίνεται εμφανής όταν κάποιος αποθηκεύει. Το XLSX περιέχει 1.048.576 γραμμές και 16.384 στήλες, η τελευταία στήλη είναι η XFD. Το παλαιότερο XLS σταματά στις 65.536 γραμμές και 256 στήλες, καταλήγοντας στη στήλη IV. Αποθηκεύστε ένα σύγχρονο βιβλίο εργασίας ως .xls και όλα όσα υπερβαίνουν αυτά τα όρια απορρίπτονται τη στιγμή της αποθήκευσης. Μια προβολή δεν μπορεί να σας δείξει γραμμές που δεν υπάρχουν πλέον στο αρχείο.

Οι ημερομηνίες είναι αριθμοί με κουστούμι

Μια ημερομηνία σε ένα υπολογιστικό φύλλο είναι μια καταμέτρηση ημερών που μια μορφή αριθμού εμφανίζει ως ημερομηνία. Αφαιρέστε τη μορφή και η ημερομηνία γίνεται ξανά ακέραιος. Ακολουθούν δύο συνέπειες.

Τα βιβλία εργασίας που δημιουργήθηκαν σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel για Mac μπορεί να χρησιμοποιούν το σύστημα ημερομηνιών 1904 αντί του 1900. Ανοίξτε ένα τέτοιο αρχείο με την άλλη σύμβαση και κάθε ημερομηνία μετακινείται κατά 1.462 ημέρες — τέσσερα χρόνια και μία ημέρα — ενώ κάθε τιμή παραμένει τεχνικά έγκυρη.

Και το Excel μετρά την 29 Φεβρουαρίου 1900, μια ημέρα που δεν υπήρχε, επειδή το Lotus 1-2-3 το έκανε και η συμβατότητα είχε μεγαλύτερη σημασία από το ημερολόγιο το 1985. Οποιαδήποτε αριθμητική πράξη με ημερομηνίες που διασχίζει αυτό το σημείο σε ένα βιβλίο εργασίας φέρνει την επιπλέον ημέρα.

Πράγματα που μοιάζουν με ζημιά αλλά δεν είναι

• Ένα κελί που δείχνει ##### σημαίνει ότι η στήλη είναι πολύ στενή για τον μορφοποιημένο αριθμό. Αυξήστε το πλάτος στο αρχικό αρχείο και ο αριθμός είναι εκεί· η τιμή δεν επηρεάστηκε ποτέ.
• Ένας πίνακας Pivot αποδίδεται από την κρυφή μνήμη pivot που αποθηκεύεται δίπλα του. Είναι ένα στιγμιότυπο των δεδομένων πηγής στην τελευταία ανανέωση, γι' αυτό ένας pivot μπορεί να διαφέρει από το φύλλο από το οποίο δημιουργήθηκε.
• Ένα .xlsm ανοίγει και οι μακροεντολές του δεν εκτελούνται. Η απόδοση ενός βιβλίου εργασίας δεν είναι η εκτέλεσή του, και μια προβολή δεν έχει λόγο να τρέξει το VBA κανενός.
• Η προστασία φύλλου δεν είναι κρυπτογράφηση. Ένα προστατευμένο φύλλο είναι μια σημαία που λέει «μην επεξεργαστείτε» και εμφανίζεται κανονικά. Ένα βιβλίο εργασίας με κωδικό πρόσβασης απαιτούμενο για άνοιγμα είναι πραγματικά κρυπτογραφημένο, και τίποτα δεν θα το εμφανίσει χωρίς αυτόν τον κωδικό.

Αν τα υπολογιστικά φύλλα είναι η μορφή που συνεχίζει να σας εμποδίζει, η Προβολή Excel είναι η σελίδα που αξίζει σελιδοδείκτη.