Ein System hat Ihnen report.xls per E‑Mail geschickt, Sie haben darauf doppelt geklickt, und Excel zeigte eine Warnung an: das Dateiformat und die Erweiterung von 'report.xls' stimmen nicht überein. Öffnen Sie die Datei trotzdem, und sie funktioniert entweder oder füllt den Bildschirm mit Markup. Laden Sie sie stattdessen in den Excel‑Betrachter hoch – dieser liest, was die Datei ist, anstatt was sie heißt. XLS, XLSX, CSV, ODS und die Makro‑, Binär‑ und Vorlagen‑Varianten, bis zu 20 MB, werden gelöscht, wenn Sie den Tab schließen.

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Eine Erweiterung ist eine Behauptung, kein Fakt

Nichts hindert ein Programm daran, beliebige Bytes zu schreiben und das Ergebnis .xls zu nennen, und das tun sehr viele. Reporting‑Tools, ERP‑Systeme, Bankportale und Admin‑Panels bieten alle „Export nach Excel“ an, und die günstigste Methode, diese Funktion zu implementieren, besteht darin, etwas anderes zu erzeugen und ihm die Excel‑Erweiterung zu geben, weil Excel es in der Regel öffnet.

Seit Excel 2007 wird die Datei geprüft, bevor sie geöffnet wird, und dorther stammt die Warnung. Es ist keine Fehlermeldung wegen Beschädigung. Excel teilt Ihnen lediglich mit, dass der Name falsch ist.

Herausfinden, was Sie tatsächlich haben

Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor – Notepad reicht aus – und schauen Sie sich die erste Zeile an. Fünf Dinge erklären fast alles.

<html, <head> oder <table – eine HTML‑Tabelle mit einem Tabellennamen darauf. Browser und Web‑Reports erzeugen diese ständig.
<?xml – SpreadsheetML, das XML‑Arbeitsmappenformat, das Excel 2003 schrieb.
PK – ein ZIP‑Archiv, also ein echtes XLSX (oder ODS, oder DOCX) mit falscher Erweiterung.
Unlesbarer Binärcode, der mit den Bytes D0 CF 11 E0 beginnt – ein echtes XLS vor 2007. Dieses ist, was es vorgibt zu sein.
Klar lesbarer Text mit Kommas, Semikolons oder Tabs zwischen den Werten – eine durch Trennzeichen getrennte Textdatei, also ein CSV, das sich einen anderen Namen leiht.

Was jeder Betrüger Sie kostet

Der Sinn des Wissens ist, dass sie unterschiedliche Dinge verlieren.

Eine HTML‑Tabelle enthält die Werte und einen Teil der Formatierung, jedoch keinerlei Formeln. Das Export‑System hat die Zahlen berechnet und die Antworten niedergeschrieben. Es gibt nichts, das nachberechnet werden könnte, und es ging nichts beim Transfer verloren – es wurde nie geschrieben.

SpreadsheetML bewahrt Formeln und Zellformate. Was es nicht enthalten kann, sind Diagramme und Pivot‑Tabellen; das Format bietet keine Möglichkeit, sie zu speichern, sodass sie beim Schreiben der Datei verworfen wurden, nicht beim Öffnen.

Ein falsch benanntes XLSX verliert nichts. Es ist eine komplette moderne Arbeitsmappe und das Einzige, was daran falsch ist, sind sechs Zeichen im Dateinamen.

Eine durch Trennzeichen getrennte Textdatei enthält Werte und sonst nichts: keine Formeln, keine Formatierung, kein zweites Blatt. Wenn sie wie eine Spalte Text mit Kommas aussieht, war das Trennzeichen nicht das, das Ihre Excel‑Kopie erwartet.

Einmalige Behebung

Für alles, was Sie behalten müssen, öffnen Sie die Datei in Excel nach der Warnung, dann Datei → Speichern unter → Excel‑Arbeitsmappe (.xlsx). Sie haben nun eine echte Arbeitsmappe und die Warnung ist endgültig verschwunden.

Bei einem falsch benannten XLSX benennen Sie es einfach um und fertig. Umbenennen ist kein Konvertieren und hilft fast nie – dies ist der eine Fall, in dem es funktioniert, weil der Inhalt bereits korrekt war.

Derjenige, der kein Betrüger ist

.xlsb wirkt verdächtig, ist es aber nicht. Es ist eine echte Excel‑Arbeitsmappe, die als Binärdatei statt als gezipptes XML gespeichert ist: dieselben Daten, merklich kleiner, und sie öffnet sich schneller bei großen Modellen. Wenn Ihnen ein Kollege eine solche Datei schickt, ist nichts daran falsch.

Egal, was für eine Datei es letztlich ist, der Excel‑Betrachter wird sie öffnen und Ihnen die Tabellenblätter anzeigen.