Das Deck wurde vom Mail-Server zurückgewiesen, oder es lässt sich nirgendwo hochladen, und niemand kann Ihnen sagen, warum ein Vortrag mit zwölf Folien 90 MB wiegt. Fast immer sind es vier Fotos und ein Video, und Sie können den größten Teil des Speicherplatzes in zwei Minuten zurückgewinnen. Um ein Deck zu lesen, anstatt es zu reparieren, nimmt der PowerPoint‑Betrachter PPT, PPTX, ODP und die Varianten für Diashow, Makro und Vorlage bis zu 20 MB und löscht die Datei, wenn Sie sie schließen.
Bilder werden in ihrer ursprünglichen Größe gespeichert
Das ist das große Problem und überrascht die Leute, weil die Folie gut aussieht.
Ziehen Sie ein Foto von einem modernen Handy auf eine Folie, und Sie haben zwölf Megapixel zur Datei hinzugefügt. Ziehen Sie die Eckgriffe, bis das Bild sauber in einem Viertel der Folie sitzt, und Sie haben geändert, wie es angezeigt wird. Die zwölf Megapixel bleiben weiterhin in der Datei. Das Gleiche gilt für das Zuschneiden: Zuschneiden verbirgt die abgeschnittenen Teile, entfernt sie aber nicht, sodass eine Folie, die nur ein Gesicht zeigt, den gesamten Konferenzraum enthalten kann.
Die Lösung ist ein Dialog. Klicken Sie auf ein beliebiges Bild, dann auf Bildformat, Bilder komprimieren. Deaktivieren Sie „Nur für dieses Bild anwenden“, aktivieren Sie Gekürzte Bildbereiche löschen, und wählen Sie eine Auflösung – 150 ppi ist mehr, als ein Projektor oder ein Bildschirm anzeigen kann. Speichern Sie unter einem neuen Namen, weil dies die überschüssigen Pixel endgültig entfernt.
Ein von Ihnen eingefügtes Video befindet sich in der Datei
Einfügen, Video, Dieses Gerät kopiert das gesamte Video in das Deck. Ein zweiminütiger Clip kann größer sein als alles andere zusammen, und er folgt überall hin, wo die Datei hingeht.
Wenn das Publikum online ist, verlinken Sie das Video statt es einzubetten. Wenn es offline abgespielt werden muss, senden Sie das Deck und das Video als zwei Dateien und akzeptieren Sie, dass Sie zwei Dateien senden.
Eingebettete Schriften und die Einstellung, die sie verdoppelt
Unter Datei, Optionen, Speichern gibt es „Schriften in die Datei einbetten“ mit zwei Auswahlmöglichkeiten. „Nur die in der Präsentation verwendeten Zeichen einbetten“ fügt wenig hinzu. „Alle Zeichen einbetten“ fügt für jede Schriftart, die Sie verwendet haben, einen kompletten Schriftsatz hinzu, für jede Gewichtung, die Sie benutzt haben, sodass ein Deck mit einer Unternehmensschriftfamilie mehrere Megabyte eines Alphabets tragen kann, das nie angezeigt wird.
Einbetten lohnt sich, wenn das Deck auf einem Rechner geöffnet wird, der die Schrift nicht installiert hat. Es lohnt sich in jedem Fall, die kleinere Option zu wählen.
Der Rest, den niemand löscht
Ein Deck, das aus einer Unternehmensvorlage entstanden ist, zieht normalerweise Folienmaster und Layouts mit, die niemand verwendet. Ansicht, Folienmaster, dann löschen Sie die Layouts, denen keine Folien zugeordnet sind. Das ist selten der Unterschied zwischen 90 MB und 9 MB, aber es ist kostenlos.
Während Sie hier sind: .odp ist nicht .ods
Wenn Ihnen jemand eine OpenDocument‑Datei geschickt hat, schauen Sie auf den letzten Buchstaben. .odp ist eine Präsentation und öffnet sich im PowerPoint‑Betrachter. .ods ist eine Tabellenkalkulation und gehört zum Excel‑Betrachter. Ein Buchstabe Unterschied, zwei nicht zusammenhängende Formate, und das ist der Grund, warum eine völlig brauchbare Datei manchmal als beschädigt erscheint – sie wurde einfach der falschen Anwendung zugewiesen.
Wenn es immer noch nicht geöffnet werden kann
Über 20 MB nach all dem bedeutet, dass das Deck wirklich so groß ist: senden Sie stattdessen ein PDF oder teilen Sie es. Eine Datei, die überall abgelehnt wird, kann eine .ppsx sein, das ist dasselbe Deck, das gespeichert wurde, um sofort zu starten, anstatt zum Bearbeiten zu öffnen – der Betrachter übernimmt es. Das ältere .pps, das sie ersetzt hat, steht nicht auf der Liste: öffnen Sie diese Datei in PowerPoint und speichern Sie sie zuerst als .pptx.
Wenn Decks weiterhin in Ihrem Posteingang landen von Personen, die annehmen, Sie hätten PowerPoint, ist der PowerPoint‑Betrachter die Seite, die Sie behalten sollten.