Sie haben eine Tabellenkalkulation und kein Excel. Laden Sie sie in den Excel‑Betrachter hoch und sie öffnet sich in diesem Tab: XLS, XLSX, CSV, ODS und die Makro‑ und Binärvarianten, bis zu 20 MB, gelöscht, sobald Sie sie schließen.
Dann gibt es etwas, das es wert ist zu verstehen, weil es für den größten Teil dessen verantwortlich ist, was in einer von Ihnen nicht erstellten Tabellenkalkulation falsch aussieht: Ein Viewer führt keine Neuberechnung durch. Alles Weitere ergibt sich daraus.
Die Zahlen auf dem Bildschirm sind die von Excel gespeicherten Zahlen
Jede Formelfzelle enthält zwei getrennte Dinge: die Formel und das Ergebnis, das Excel beim letzten Berechnen ermittelt hat. Alles, was die Arbeitsmappe ohne Berechnungs‑Engine liest, liest das zweite. Normalerweise fällt das nicht auf, weil das gespeicherte Ergebnis korrekt ist. Drei Situationen machen es sichtbar.
Die Berechnung war auf manuell eingestellt. Unter Formeln → Berechnungsoptionen wählte jemand Manuell – normalerweise, um zu verhindern, dass ein umfangreiches Modell bei jedem Tastendruck neu berechnet wird – und speicherte dann. Die gespeicherten Werte entsprechen dem, was zu diesem Zeitpunkt auf dem Bildschirm zu sehen war, was Stunden oder Jahre veraltet sein kann, und sie sind auf eine Weise falsch, die völlig normal wirkt.
Eine Maschine hat die Datei geschrieben. Arbeitsmappen, die von einem Reporting‑Tool oder einem Skript erzeugt werden, enthalten oft Formeln ohne irgendein zwischengespeichertes Ergebnis, weil die Bibliothek, die sie geschrieben hat, keine Möglichkeit hat, eine Formel zu evaluieren. Diese Zellen erscheinen leer oder mit Null. Nichts ist beschädigt; nichts hat sie jemals ausgeführt.
Die Funktion war volatil. =TODAY(), =NOW(), =RAND() und =OFFSET() werden jedes Mal neu berechnet, wenn Excel die Datei öffnet, sodass das Gespeicherte den Wert zum Zeitpunkt der letzten Speicherung darstellt. Ein Blatt mit der Überschrift „Stand heute“ sagt Ihnen, wann jemand zuletzt Strg+S gedrückt hat.
Ein Link zu einer anderen Arbeitsmappe ist dasselbe Problem, eine Datei weiter entfernt
Ein Verweis wie ='C:\Reports\[Q3-Actuals.xlsx]Summary'!B4 zeigt auf eine Datei auf dem Laufwerk einer anderen Person. Sie haben eine Arbeitsmappe hochgeladen, nicht den Ordner, in dem sie sich befand, sodass die zwischengespeicherte Zahl der letzten erfolgreichen Aktualisierung angezeigt wird. War der Link bereits vor dem Erhalt defekt, wird #REF! in der Zelle gespeichert und #REF! wird angezeigt – ein als Daten gespeicherter Fehler, kein gerade auftretender Fehler.
Wo das Raster tatsächlich endet
Die beiden Excel‑Formate haben sehr unterschiedliche Obergrenzen, und der Unterschied macht sich bemerkbar, wenn jemand speichert. XLSX enthält 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten, die letzte Spalte heißt XFD. Das ältere XLS endet bei 65.536 Zeilen und 256 Spalten, wobei die letzte Spalte IV ist. Speichert man eine moderne Arbeitsmappe als .xls, werden alle Daten jenseits dieser Grenzen beim Speichern verworfen. Ein Viewer kann Ihnen keine Zeilen anzeigen, die nicht mehr in der Datei vorhanden sind.
Daten sind Zahlen im Kostüm
Ein Datum in einer Tabellenkalkulation ist eine Zählung von Tagen, die ein Zahlenformat als Datum darstellt. Entfernt man das Format, wird das Datum wieder zu einer Ganzzahl. Zwei Konsequenzen ergeben sich daraus.
Arbeitsmappen, die in älteren Mac‑Versionen von Excel erstellt wurden, können das 1904‑Datumsystem anstelle des 1900‑Systems verwenden. Öffnet man eine solche Datei nach dem anderen Standard, verschiebt sich jedes Datum um 1.462 Tage – vier Jahre und einen Tag – während jeder Wert technisch gültig bleibt.
Und Excel zählt den 29. Februar 1900, einen Tag, der nicht existierte, weil Lotus 1‑2‑3 ihn zählte und 1985 die Kompatibilität wichtiger war als der Kalender. Jede Datumsarithmetik, die diesen Punkt in einer Arbeitsmappe überschreitet, trägt den zusätzlichen Tag.
Dinge, die wie Schäden aussehen, es aber nicht tun
- Eine Zelle, die
#####zeigt, bedeutet, dass die Spalte für die formatierte Zahl zu schmal ist. Verbreitern Sie sie in der Quelldatei und die Zahl ist vorhanden; der Wert wurde nie beeinflusst. - Eine Pivot‑Tabelle wird aus dem neben ihr gespeicherten Pivot‑Cache gerendert. Sie ist ein Schnappschuss der Quelldaten beim letzten Refresh, weshalb eine Pivot‑Tabelle von dem Blatt, aus dem sie erstellt wurde, abweichen kann.
- Eine .xlsm‑Datei öffnet, aber ihre Makros werden nicht ausgeführt. Das Rendern einer Arbeitsmappe ist nicht das Ausführen, und ein Viewer hat keinen Grund, das VBA von jemandem zu starten.
- Blattschutz ist keine Verschlüsselung. Ein geschütztes Blatt ist ein Hinweis, der sagt „nicht bearbeiten“, und wird normal angezeigt. Eine Arbeitsmappe, für deren Öffnen ein Passwort erforderlich ist, ist tatsächlich verschlüsselt, und nichts wird sie ohne dieses Passwort rendern.
Wenn Tabellenkalkulationen das Format sind, das Sie immer wieder aufhält, ist der Excel‑Betrachter die Seite, die ein Lesezeichen wert ist.