Prezentace se odrazila od poštovního serveru, nebo se nikde nenačte, a nikdo vám neřekne, proč přednáška s dvanácti snímky váží 90 MB. Téměř vždy jsou to čtyři fotografie a video, a většinu místa můžete získat zpět během dvou minut. Pro čtení prezentace místo její opravy PowerPoint prohlížeč podporuje PPT, PPTX, ODP a varianty slideshow, makra a šablony až do 20 MB a soubor smaže po jeho zavření.

Obrázky jsou uloženy v původní velikosti

To je hlavní problém a překvapuje lidi, protože snímek vypadá v pořádku.

Přetáhněte fotografii z moderního telefonu na snímek a přidáte do souboru dvanáct megapixelů. Táhněte rohové úchyty, dokud obrázek nezabere čtvrtinu snímku, a změníte tak jen jeho zobrazení. Dvanáct megapixelů zůstává v souboru. Totéž platí pro ořezávání: ořez skrývá části, které jste odstranili, ale neodstraňuje je, takže snímek zobrazující jen jednu tvář může nést celý konferenční sál.

Oprava je v jednom dialogu. Klikněte na libovolný obrázek, poté Formát obrázku, Komprimovat obrázky. Zrušte zaškrtnutí „Použít jen na tento obrázek“, zaškrtněte Odstranit oříznuté oblasti obrázků a vyberte rozlišení — 150 ppi je více, než může projektor nebo obrazovka zobrazit. Uložte pod novým názvem, protože tímto trvale odstraníte nadbytečné pixely.

Video, které jste vložili, je uvnitř souboru

Vložení → Video → Toto zařízení zkopíruje celé video do prezentace. Dvuminutový klip může být větší než vše ostatní dohromady a bude se šířit kamkoliv soubor jde.

Pokud bude publikum online, odkažte na video místo jeho vložení. Pokud musí být přehráváno offline, pošlete prezentaci a video jako dva soubory a přijměte, že posíláte dva soubory.

Vložená písma a nastavení, které je zdvojnásobuje

V nabídce Soubor → Možnosti → Uložit je nastavení „Vložit písma do souboru“ se dvěma volbami. „Vložit jen znaky použité v prezentaci“ přidá málo. „Vložit všechny znaky“ přidá celý typ písma pro každou váhu, kterou jste použili, takže prezentace s firemní rodinou písem může nést několik megabajtů abecedy, kterou nikdy nezobrazí.

Vkládání má smysl, když bude prezentace otevřena na počítači, který dané písmo nemá. V každém případě je výhodnější menší volba.

Zbytky, které nikdo neodstraňuje

Prezentace, která vznikla z firemní šablony, obvykle přináší i hlavní snímky a rozvržení, které nikdo nepoužívá. Zobrazit → Master snímků a poté smazat rozvržení, ke kterým nejsou přiřazeny žádné snímky. To zřídka představuje rozdíl mezi 90 MB a 9 MB, ale je to zdarma.

Když už jste zde: .odp není .ods

Pokud vám někdo poslal soubor OpenDocument, podívejte se na poslední písmeno. .odp je prezentace a otevře se v PowerPoint prohlížeči. .ods je tabulka a patří do Excel prohlížeče. Jeden znak rozdíl, dva nesouvisející formáty, a to je důvod, proč se někdy zdánlivě správný soubor jeví jako poškozený — byl prostě předán špatné aplikaci.

Když se stále nepodaří otevřít

Pokud po všem tom zůstane soubor větší než 20 MB, prezentace je skutečně tak velká: pošlete místo toho PDF nebo ji rozdělte. Soubor, který se odmítá otevřít kdekoliv, může být .ppsx, což je stejná prezentace uložená tak, aby se spustila okamžitě místo otevření pro úpravy — prohlížeč ji přijme. Starší .pps, který nahradil, není v seznamu: otevřete jej v PowerPointu a nejprve uložte jako .pptx.

Pokud se prezentace stále objevují ve vaší schránce od lidí, kteří předpokládají, že máte PowerPoint, PowerPoint prohlížeč je stránka, kterou si ponechte.