演示文稿被邮件服务器退回，或者根本无法上传，没人能告诉你为什么一份包含十二张幻灯片的演示文稿会重达 90 MB。几乎总是因为四张照片和一个视频，而你只需两分钟就能把大部分空间找回来。
如果你想阅读演示文稿而不是修复它，PowerPoint 查看器支持 PPT、PPTX、ODP 以及幻灯片、宏和模板等变体，文件大小上限为 20 MB，关闭后会删除文件。

图片以原始尺寸存储

这是最大的问题，常常让人惊讶，因为幻灯片看起来并没有问题。

把现代手机上的一张照片拖到幻灯片上，你就向文件中添加了十二兆像素。将图片的角柄拖到只占幻灯片四分之一的位置，只是改变了它的显示方式。那十二兆像素仍然保留在文件中。裁剪也是同理：裁剪只隐藏被裁掉的部分，并未真正删除它们，所以一张只显示一张人脸的幻灯片，可能仍然携带整间会议室的图像。

解决方法只需一个对话框。点击任意图片，然后选择 图片格式 → 压缩图片。取消勾选“仅对本图片应用”，勾选 删除图片的裁剪区域，并选择分辨率——150 ppi 已足够投影仪或屏幕显示。另存为新文件名，因为此操作会永久丢弃多余的像素。

插入的视频被嵌入文件中

使用 插入 → 视频 → 此设备 会把整个视频文件复制进演示文稿。两分钟的剪辑可能比其他所有内容加起来还要大，而且它会随文件一起移动。

如果观众在线观看，请使用链接而不是嵌入。如果必须离线播放，则将演示文稿和视频分别作为两个文件发送，并接受你在发送两个文件。

嵌入字体以及会使文件翻倍的设置

在 文件 → 选项 → 保存 中有“在文件中嵌入字体”选项，包含两个选择。

“仅嵌入演示文稿中使用的字符”只会增加一点体积。
“嵌入所有字符”会为每种使用的字重嵌入完整的字体族，导致演示文稿携带数兆字母表，即使这些字母根本没有出现。

当演示文稿需要在没有该字体的机器上打开时，嵌入字体是值得的。无论如何，选择较小的选项更为合适。

没人会删除的残余内容

从公司模板生成的演示文稿通常会带有没人使用的幻灯片母版和布局。打开 视图 → 幻灯片母版，删除那些没有任何幻灯片关联的布局。虽然这很少能把大小从 90 MB 降到 9 MB，但它是免费的优化。

顺便说一下：.odp 不是 .ods

如果有人给你发送了 OpenDocument 文件，请注意最后一个字母。.odp 是演示文稿，可在 PowerPoint 查看器中打开。.ods 是电子表格，应使用 Excel 查看器打开。仅一字之差，却是两种完全不相关的格式，这也是有时完好的文件会被误认为损坏的原因——它被交给了错误的应用程序。

当它仍然无法打开时

在完成上述操作后仍超过 20 MB，说明演示文稿真的很大：此时可以改为发送 PDF，或将文件拆分。若文件在任何地方都无法打开，可能是 .ppsx 格式——这是一种保存为直接播放而非编辑的演示文稿，查看器可以处理。它取代的旧 .pps 格式不在支持列表中：先在 PowerPoint 中打开该文件，再另存为 .pptx。

如果经常收到他人假设你拥有 PowerPoint 而发来的演示文稿，请使用 PowerPoint 查看器作为首选页面。