Презентація відхилилася сервером електронної пошти, або її не вдається завантажити куди‑небудь, і ніхто не може сказати, чому доповідь з дванадцятьма слайдами важить 90 МБ. Майже завжди це чотири фотографії та одне відео, і ви можете повернути більшість зайнятого простору за дві хвилини. Щоб просто переглянути презентацію, а не виправляти її, Переглядач PowerPoint приймає PPT, PPTX, ODP та варіанти слайд‑шоу, макросів і шаблонів до 20 МБ і видаляє файл, коли ви його закриваєте.
Зображення зберігаються у розмірі, у якому вони були отримані
Це головна причина, і вона дивує людей, бо слайд виглядає нормально.
Перетягніть фото з сучасного телефону на слайд — і ви додали до файлу дванадцять мегапікселів. Змініть розмір, потягнувши за кутові маркери, доки зображення не займе чверть слайду, і ви зміните лише відображення. Дванадцять мегапікселів залишаються у файлі. Те саме стосується кадрування: кадрування приховує вирізані частини, а не видаляє їх, тому слайд з одним обличчям може нести в собі весь конференц‑зал.
Виправлення — одне діалогове вікно. Клацніть будь‑яке зображення, потім Формат зображення, Стиснути зображення. Зніміть галочку «Застосувати лише до цього зображення», поставте галочку Видалити обрізані області зображень, а потім виберіть роздільну здатність — 150 ppi більше, ніж може показати проєктор або екран. Збережіть під новим ім’ям, бо це назавжди видаляє зайві пікселі.
Відео, яке ви вставили, знаходиться у файлі
Вставка → Відео → З цього пристрою копіює все відео у презентацію. Двоххвилинний кліп може бути більшим за все інше разом узяте, і він переміщується куди б не йшов файл.
Якщо аудиторія буде онлайн, замість вбудовування посиланням підключіть відео. Якщо ж відео має відтворюватися офлайн, надішліть презентацію та відео як два окремих файли і прийміть, що ви надсилаєте два файли.
Вбудовані шрифти та налаштування, яке їх дублює
У Файл → Параметри → Зберегти є параметр «Вбудовувати шрифти у файл» з двома варіантами. «Вбудовувати лише символи, використані у презентації» додає трохи. «Вбудовувати всі символи» додає весь шрифт для кожного використаного начерту, тому презентація з корпоративним сімейством шрифтів може нести кілька мегабайт алфавіту, який ніколи не показується.
Вбудовування має сенс, коли презентація відкриватиметься на комп’ютері без цього шрифту. У будь‑якому випадку варіант з меншим об’ємом вартий уваги.
Залишки, які ніхто не видаляє
Презентація, створена на базі корпоративного шаблону, зазвичай тягне за собою майстер‑слайди та макети, які ніхто не використовує. Перейдіть у Перегляд → Майстер слайдів, а потім видаліть макети без прикріплених до них слайдів. Це рідко стає різницею між 90 МБ і 9 МБ, але це безкоштовно.
Поки ви тут: .odp не є .ods
Якщо хтось надіслав вам файл OpenDocument, подивіться на останню літеру. .odp — це презентація, яка відкривається у Переглядачі PowerPoint. .ods — це електронна таблиця, яка відкривається у Переглядачі Excel. Одна літера різниці, два несумісних формати, і це причина, чому цілком справний файл іноді здається пошкодженим — його просто відкрили в неправильному застосунку.
Коли файл все ще не відкривається
Понад 20 МБ після всіх цих кроків означає, що презентація дійсно така велика: надішліть PDF замість неї або розділіть її. Файл, який відмовляється відкриватися скрізь, може бути .ppsx — це та сама презентація, збережена для негайного відтворення, а не для редагування; переглядач її приймає. Старіший .pps, який вона замінила, не входить у список: відкрийте його у PowerPoint і спочатку збережіть як .pptx.
Якщо презентації продовжують надходити у вашу поштову скриньку від людей, які припускають, що у вас є PowerPoint, Переглядач PowerPoint — це сторінка, яку варто зберегти.