Presentationen studsade tillbaka från e‑postservern, eller den går inte att ladda upp någonstans, och ingen kan berätta varför ett föredrag med tolv bilder väger 90 MB. Nästan alltid är det fyra fotografier och en video, och du kan få tillbaka det mesta av utrymmet på två minuter. För att läsa en presentation snarare än att fixa en, tar PowerPoint‑visaren emot PPT, PPTX, ODP samt bildspels‑, makro‑ och mallvarianterna upp till 20 MB, och tar bort filen när du stänger den.
Bilder lagras i den storlek de anlände i
Det här är den stora, och det förvånar folk eftersom bilden ser bra ut.
Drag en bild från en modern telefon till en bildruta och du har lagt till tolv megapixlar i filen. Dra i hörnhandtagen tills den sitter prydligt i en fjärdedel av bildrutan och du har ändrat hur den visas. De tolv megapixlarna finns fortfarande i filen. Detsamma gäller beskärning: beskärning döljer de delar du klipper bort, den tar inte bort dem, så en bildruta som visar ett ansikte kan bära med sig hela konferensrummet.
Lösningen är en dialogruta. Klicka på någon bild, sedan Bildformat, Komprimera bilder. Avmarkera "Tillämpa endast på den här bilden", markera Ta bort beskurna områden av bilder, och välj en upplösning — 150 ppi är mer än en projektor eller en skärm kan visa. Spara under ett nytt namn, eftersom detta tar bort de extra pixlarna för gott.
En video du infogade ligger i filen
Infoga, Video, Den här enheten kopierar hela videon till presentationen. Ett tvåminutersklipp kan vara större än allt annat samlat, och det följer med filen vart den än går.
Om publiken kommer att vara online, länka till videon istället för att bädda in den. Om den måste spelas upp offline, skicka presentationen och videon som två filer och acceptera att du skickar två filer.
Inbäddade teckensnitt, och inställningen som fördubblar dem
Under Arkiv, Alternativ, Spara finns "Bädda in teckensnitt i filen" med två val. "Bädda endast in de tecken som används i presentationen" lägger till lite. "Bädda in alla tecken" lägger till ett helt typsnitt per teckensnitt, för varje vikt du använt, så en presentation med en företagsfontfamilj kan bära flera megabyte av alfabetet som aldrig visas.
Inbäddning är värt det när presentationen ska öppnas på en maskin som inte har teckensnittet. Det är värt det mindre alternativet i alla fall.
Det som blir kvar och ingen tar bort
En presentation som vuxit fram ur en företagsmall drar vanligtvis med sig bildmästare och layouter som ingen använder. Visa, Bildmästare, och sedan ta bort layouter utan bildrutor kopplade till dem. Det är sällan skillnaden mellan 90 MB och 9 MB, men det är gratis.
Medan du är här: .odp är inte .ods
Om någon har skickat dig en OpenDocument‑fil, titta på den sista bokstaven. .odp är en presentation och öppnas i PowerPoint‑visaren. .ods är ett kalkylblad och hör hemma i Excel‑visaren. En bokstav skiljer dem åt, två orelaterade format, och det är orsaken till att en helt bra fil ibland verkar vara trasig — den gavs helt enkelt till fel program.
När den fortfarande inte öppnas
Över 20 MB efter allt detta betyder att presentationen verkligen är så stor: skicka en PDF istället, eller dela upp den. En fil som vägrar överallt kan vara en .ppsx, vilket är samma presentation sparad för att börja spela upp omedelbart istället för att öppnas för redigering — visaren tar den. Den äldre .pps som den ersatte finns inte på listan: öppna den i PowerPoint och spara den som .pptx först.
Om presentationer fortsätter hamna i din inkorg från personer som antar att du har PowerPoint, är PowerPoint‑visaren sidan att behålla.