יש לך גיליון אלקטרוני ואין לך Excel. העלה אותו לצופה באקסל והוא נפתח בלשונית זו: XLS, XLSX, CSV, ODS והגרסאות המקרו והבינריות, עד 20 מ״ב, נמחק ברגע שאתה סוגר אותו.

אחר כך, דבר אחד שכדאי להבין, מכיוון שהוא מסביר את רוב מה שנראה שגוי בגיליון אלקטרוני שלא כתבת: צופה אינו מחשב מחדש. כל מה שלמטה נובע מכך.

המספרים על המסך הם המספרים ש‑Excel שמר

כל תא עם נוסחה מכיל שני דברים נפרדים: הנוסחה, והתוצאה ש‑Excel חישב בפעם האחרונה שבה הוא ביצע חישוב. כל דבר שקורא את חוברת העבודה ללא מנוע חישוב קורא את השנייה. בדרך כלל אינך מבחין בכך, מכיוון שהתוצאה השמורה נכונה. שלוש מצבים גורמים לכך להיות גלוי.

החישוב הוגדר ידני. תחת נוסחאות, אפשרויות חישוב, מישהו בחר ב‑ידני — בדרך כלל כדי למנוע ממודל כבד לחשב מחדש בכל הקשה על מקש — ואז שמר. הערכים השמורים הם מה שהוצג על המסך באותו רגע, שיכולים להיות מיושנים בשעות או בשנים, והם שגויים באופן שנראה לגמרי רגיל.

מכונה כתבה את הקובץ. חוברות שנוצרו על ידי כלי דיווח או סקריפט לעיתים קרובות מכילות נוסחאות ללא תוצאה שמורה במטמון, מכיוון שהספרייה שכתבה אותן אינה יכולה להעריך נוסחה. תאים אלה מופיעים ריקים או אפס. שום דבר אינו פגום; שום דבר לא הריץ אותם.

הפונקציה הייתה תנודתית. =TODAY(), =NOW(), =RAND() ו‑=OFFSET() מחושבות מחדש בכל פתיחה של הקובץ ב‑Excel, ולכן מה ששמור הוא הערך ברגע השמירה האחרונה. גיליון שכותרתו "נכון להיום" מודיע לך מתי מישהו לחץ בפעם האחרונה על Ctrl+S.

קישור לחוברת עבודה אחרת הוא אותה בעיה, קובץ אחד רחוק יותר

הפנייה כמו ='C:\Reports\[Q3-Actuals.xlsx]Summary'!B4 מצביעה על קובץ בכונן של מישהו אחר. העלית חוברת עבודה אחת, ולא את התיקייה שבה היא הייתה, ולכן המספר השמור במטמון מהרענון האחרון המוצלח הוא מה שמופיע. כאשר הקישור היה כבר שבור לפני שקיבלת אותו, #REF! נשמר בתא ו‑#REF! הוא מה שמוצג — שגיאה שנשמרה כנתון, לא שגיאה שמתרחשת כעת.

היכן שהרשת למעשה מסתיימת

לשני פורמטי Excel יש תקרות שונות מאוד, וההבדל ניכר כאשר מישהו שומר קובץ. XLSX מכיל 1,048,576 שורות על ידי 16,384 עמודות, העמודה האחרונה היא XFD. ה‑XLS הישן נעצר ב‑65,536 שורות ו‑256 עמודות, מסתיים בעמודה IV. שמירת חוברת מודרנית כ‑.xls גוררת שהכל שמעבר למגבלות אלו יימחק ברגע השמירה. צופה אינו יכול להציג לך שורות שאינן יותר בקובץ.

תאריכים הם מספרים בתחפושת

תאריך בגיליון אלקטרוני הוא ספירת ימים שהפורמט המספרי מציג כתאריך. אם תסיר את הפורמט, התאריך חוזר להיות שלם. שתי השלכות נובעות מכך.

חוברות שנכתבו בגרסאות Mac ישנות של Excel עשויות להשתמש במערכת תאריכים של 1904 במקום של 1900. פתיחת קובץ כזה תחת הקונבנציה השנייה גורמת לכל תאריך לזוז ב‑1,462 ימים — ארבע שנים ויום — בעוד שכל ערך נשאר תקף טכנית.

ו‑Excel סופר את 29 בפברואר 1900, יום שלא התקיים, מכיוון ש‑Lotus 1-2-3 כן סופר וההתאמה הייתה חשובה יותר מהלוח השנה ב‑1985. כל חישוב תאריכים שעובר את הנקודה הזו בחוברת עבודה מוסיף את היום הנוסף.

דברים שנראים נזקים אך אינם

תא שמציג ##### הוא עמודה צרה מדי עבור המספר המעוצב שלו. הרחב אותה בקובץ המקור והמספר נמצא; הערך מעולם לא הושפע.
טבלת ציר מוצגת מהמטמון של טבלת הציר שנשמר לצידה. היא תמונת מצב של נתוני המקור ברענון האחרון, ולכן טבלת ציר יכולה להיות לא תואמת לגיליון שממנה נבנתה.
קובץ .xlsm נפתח והמאקרו שלו אינו רץ. הצגת חוברת עבודה אינה הרצתה, ולצופה אין סיבה להריץ VBA של אף אחד.
הגנת גיליון אינה הצפנה. גיליון מוגן הוא סימן שאומר "אל תערוך" והוא מוצג כרגיל. חוברת עבודה עם סיסמה נדרשת לפתיחה מוצפנת באמת, ושום דבר לא יציג אותה ללא הסיסמה.

אם גיליונות אלקטרוניים הם הפורמט שממשיך לעצור אותך, הצופה באקסל הוא הדף שכדאי לשמור במועדף.