מישהו שלח לך קובץ .doc ואין לך Word, שהיא רישיון שלא תכננת לקנות כדי לקרוא מכתב אחד. העלה אותו ל‑צופה Word והוא נפתח בלשונית זו: DOC, DOCX, ODT, RTF והגרסאות של תבניות, עד 15 מ״ב. הקובץ נמחק לאחר שאתה סוגר אותו.

ואז יש את החלק שאף אחד לא מזהיר אותך לגביו. מה שאתה רואה לא תמיד יתאים למה שהמחבר ראה, והסיבות לכך שווה לדעת לפני שאתה מסיק שהקובץ פגום.

למה מעברי השורות נופלים במקום אחר

קובץ .docx הוא ארכיון ZIP של חלקי XML. שנה את שם הקובץ ל‑.zip, פתח אותו, ותמצא את הטקסט, הסגנונות והתמונות כקבצים נפרדים. כמעט ולא תמצא את הגופנים. Word מתעד את שם הגופן, לא את הגופן עצמו, ולכן מסמך שמבקש גופן שהמחשב המציג אינו מחזיק בו נמדד כנגד חלופה. רוחבי התווים משתנים, השורות מתעוותות, וארבעה דפים הופכים לחמישה. שום דבר לא נשבר. המספור לא נשמר בקובץ מלכתחילה.

RTF נמצא בקצה השני. זהו סימון טקסט פשוט שניתן לקרוא ב‑Notepad, והוא מאחסן תמונות כספרות הקסדצימליות ללא דחיסה כלל. לכן מסמך עם שלוש תמונות יכול להיות גדול פי כמה כ‑RTF לעומת DOCX, ולרוב קובץ RTF שנראה גדול מדי לתוכן שלו אינו פגום.

שדות מציגים מה שהיה שם בפעם האחרונה

מספרי עמודים, הפניות חוצות, תאריכים וטבלת תוכן אינן טקסט. הן שדות, הוראות ש‑Word מחדשת כאשר מרעננים או מדפיסים. במקביל, המסמך שומר את התוצאה האחרונה. פתח מסמך שהמחבר הכניס בו שדה תאריך בשנת 2019 ולא נגע בו שוב, ו‑2019 הוא מה שיופיע. דף תוכן שמצביע על עמוד 12 הוא הצהרה על המספור של המחבר, לא על שלך.

מה נשאר במסמך אחרי שהשתנה

מחיקת פסקה עם שינויי מעקב מופעלים אינה מסירה את הפסקה, אלא מסמנת אותה. תגובות, גרסאות קודמות ושמות מחברים נעים יחד עם הקובץ, וכל צופה שמציג את הסימון יציג אותם על המסך. אם אתה עומד להעביר חוזה שהגיע במייל, עדיף לגלות זאת עכשיו מאשר אחרי השליחה.

מתי הקובץ לא ייפתח

הקובץ דורש סיסמה לפתיחה. קובץ זה מוצפן ושום דבר לא מציג אותו ללא הסיסמה. "הגבל עריכה" הוא מנגנון שונה לחלוטין: דגל, לא הצפנה, והטקסט מוצג כרגיל.
זהו .docm. מסמכי‑מאקרו מתקבלים והמאקרו אינם פועלים. צופה מצייר את המסמך, הוא לא מריץ אותו.
התמונות קושרו במקום שהוטמעו. Word שמר נתיב לקובץ על דיסק של מישהו אחר. המסגרת מוצגת כי היא במסמך; התמונה עצמה לא.
זהו .doc מ‑Word 95 או קודם. פורמט הבינארי השתנה ב‑Word 97. כל מה שקדום יותר הוא פורמט שונה עם סיומת מוכרת.

אם קבצי Word הם בעיה חוזרת עבורך ולא מקרה חד‑פעמי, ה‑צופה Word הוא העמוד שכדאי לשמור.