فرض کنید کسی برای شما یک فایل .doc ارسال کرده و شما ورد ندارید، که خرید لایسنس برای خواندن یک نامه برنامه‌ریزی نکرده‌اید. آن را به نمایشگر ورد بارگذاری کنید و در این برگه باز می‌شود: DOC، DOCX، ODT، RTF و انواع قالب‌ها، تا ۱۵ مگابایت. پس از بستن، فایل حذف می‌شود.
سپس بخشی وجود دارد که هیچ‌کس به شما هشدار نمی‌دهد. آنچه می‌بینید همیشه با آنچه نویسنده دیده است مطابقت ندارد، و دلایل این موضوع ارزش دانستن دارند پیش از این‌که نتیجه بگیرید فایل خراب است.
چرا شکست‌های صفحه در جای دیگری ظاهر می‌شوند
یک فایل .docx یک آرشیو ZIP از بخش‌های XML است. یکی را به .zip تغییر نام دهید، باز کنید، و متن، سبک‌ها و تصاویر را به‌عنوان فایل‌های جداگانه می‌بینید. چیزی که تقریباً هرگز پیدا نمی‌کنید، قلم‌ها هستند. ورد نام قلم name را ثبت می‌کند، نه خود قلم، بنابراین سندی که قلمی را می‌طلبد که دستگاه رندر آن را ندارد، با یک جایگزین مقایسه می‌شود. عرض حروف تغییر می‌کند، خطوط دوباره بسته می‌شوند و چهار صفحه به پنج تبدیل می‌شود. هیچ‌چیزی خراب نشده است. صفحه‌بندی از ابتدا در فایل ذخیره نشده بود.
RTF در سمت دیگر قرار دارد. این یک نشانه‌گذاری متن ساده است که می‌توانید در Notepad بخوانید، و تصاویر را به‌صورت اعداد هگزادسیمال بدون هیچ فشرده‌سازی‌ای ذخیره می‌کند. به همین دلیل سندی با سه عکس می‌تواند به‌مراتب بزرگ‌تر به صورت RTF نسبت به DOCX باشد، و چرا یک RTF که به‌نظر بسیار بزرگ برای محتوای خود می‌آید، معمولاً خراب نیست.
فیلدها هر آنچه آخرین بار وجود داشته را نشان می‌دهند
شماره‌های صفحه، ارجاع‌های متقاطع، تاریخ‌ها و فهرست مطالب متن نیستند. آن‌ها فیلدها هستند، دستوراتی که ورد هنگام تازه‌سازی یا چاپ دوباره ارزیابی می‌کند. بین این‌ها، سند آخرین نتیجه را ذخیره می‌کند. سندی را باز کنید که نویسنده‌اش فیلد تاریخ را در سال ۲۰۱۹ وارد کرده و دیگر به آن دست نزده است؛ ۲۰۱۹ همان چیزی است که نمایش داده می‌شود. صفحه فهرست که به صفحه ۱۲ اشاره می‌کند، بیانیه‌ای درباره صفحه‌بندی نویسنده است، نه دربارهٔ شما.
چه چیزی پس از ویرایش در سند باقی می‌ماند
حذف یک پاراگراف با فعال بودن ردیابی تغییرات پاراگراف را حذف نمی‌کند، بلکه علامت‌گذاری می‌کند. نظرات، بازبینی‌های قبلی و نام‌های نویسنده همراه فایل می‌مانند و هر نمایشگری که نشانه‌گذاری را رندر کند، آن‌ها را روی صفحه نشان می‌دهد. اگر قصد دارید قراردادی که از طریق ایمیل دریافت کرده‌اید را فوروارد کنید، بهتر است این موضوع را اکنون متوجه شوید نه پس از ارسال.
زمانی که باز نمی‌شود
- برای باز کردن درخواست رمز عبور می‌کند. آن سند رمزگذاری شده است و بدون رمز عبور هیچ‌چیزی آن را رندر نمی‌کند. «محدود کردن ویرایش» یک مکانیزم کاملاً متفاوت است: یک پرچم، نه رمزگذاری، و متن به‌صورت عادی نمایش داده می‌شود.
- یک فایل .docm است. اسناد دارای ماکرو پذیرفته می‌شوند و ماکروها اجرا نمی‌شوند. یک نمایشگر سند را رسم می‌کند، اما آن را اجرا نمی‌کند.
- تصاویر به‌جای جاسازی، لینک شده بودند. ورد مسیر یک فایل را در دیسک شخص دیگری ذخیره کرده است. چارچوب رندر می‌شود چون چارچوب در سند وجود دارد؛ اما عکس وجود ندارد.
- یک فایل .doc از ورد ۹۵ یا نسخه‌های قبلی است. فرمت باینری در ورد ۹۷ تغییر کرد. هر چیزی قدیمی‌تر یک فرمت متفاوت با پسوند آشنا دارد.
اگر فایل‌های ورد برای شما مشکل مکرری هستند نه یک‌بار، نمایشگر ورد صفحه‌ای است که ارزش نگه‌داری دارد.