La presentación rebotó en el servidor de correo, o no se subirá a ningún sitio, y nadie puede decirte por qué una charla con doce diapositivas pesa 90 MB. Casi siempre son cuatro fotografías y un video, y puedes recuperar la mayor parte del espacio en dos minutos. Para leer una presentación en lugar de arreglarla, el visualizador de PowerPoint acepta PPT, PPTX, ODP y las variantes de presentación, macro y plantilla de hasta 20 MB, y elimina el archivo cuando lo cierras.
Las imágenes se guardan al tamaño con el que llegaron
Este es el gran problema, y sorprende a la gente porque la diapositiva se ve bien.
Arrastra una foto desde un teléfono moderno a una diapositiva y habrás añadido doce megapíxeles al archivo. Ajusta los tiradores de esquina hasta que quede ordenadamente en una cuarta parte de la diapositiva y habrás cambiado cómo se muestra. Los doce megapíxeles siguen estando en el archivo. Lo mismo ocurre con el recorte: recortar oculta las partes que cortas, no las elimina, de modo que una diapositiva que muestra una cara puede estar transportando toda la sala de conferencias.
La solución está en un solo cuadro de diálogo. Haz clic en cualquier imagen, luego Formato de imagen, Comprimir imágenes. Desmarca "Aplicar solo a esta imagen", marca Eliminar áreas recortadas de las imágenes, y elige una resolución — 150 ppi es más de lo que un proyector o una pantalla pueden mostrar. Guarda con un nombre nuevo, porque esto elimina los píxeles extra de forma permanente.
Un video que insertaste está dentro del archivo
Insertar, Video, Este dispositivo copia todo el video dentro de la presentación. Un clip de dos minutos puede ser más grande que todo lo demás junto, y viaja donde vaya el archivo.
Si la audiencia será en línea, enlaza el video en lugar de incrustarlo. Si debe reproducirse sin conexión, envía la presentación y el video como dos archivos y acepta que estás enviando dos archivos.
Fuentes incrustadas y la configuración que las duplica
En Archivo, Opciones, Guardar hay "Incrustar fuentes en el archivo", con dos opciones. "Incrustar solo los caracteres usados en la presentación" añade poco. "Incrustar todos los caracteres" añade una tipografía completa por fuente, para cada peso que usaste, de modo que una presentación con una familia tipográfica corporativa puede cargar varios megabytes de alfabeto que nunca se muestra.
Incrustar vale la pena cuando la presentación se abrirá en una máquina que no tiene la fuente. De cualquier forma, la opción más pequeña sigue siendo preferible.
Los restos que nadie elimina
Una presentación que surgió a partir de una plantilla de empresa suele arrastrar maestros de diapositivas y diseños que nadie usa. Ve a Vista, Patrón de diapositivas, y elimina los diseños sin diapositivas asociadas. Rara vez es la diferencia entre 90 MB y 9 MB, pero es gratis.
Mientras estás aquí: .odp no es .ods
Si alguien te envió un archivo OpenDocument, mira la última letra. .odp es una presentación y se abre en el visualizador de PowerPoint. .ods es una hoja de cálculo y pertenece al visualizador de Excel. Una letra de diferencia, dos formatos no relacionados, y es la razón por la que un archivo perfectamente válido a veces parece estar dañado — simplemente se entregó a la aplicación equivocada.
Cuando aún no se abre
Más de 20 MB después de todo eso significa que la presentación realmente es tan grande: envía un PDF en su lugar, o divídela. Un archivo que se niega a abrir en cualquier lugar puede ser un .ppsx, que es la misma presentación guardada para comenzar a reproducirse inmediatamente en lugar de abrirse para edición — el visualizador de PowerPoint lo acepta. El antiguo .pps que reemplazó no está en la lista: ábrelo en PowerPoint y guárdalo primero como .pptx.
Si las presentaciones siguen llegando a tu bandeja de entrada de personas que asumen que tienes PowerPoint, el visualizador de PowerPoint es la página a la que debes acudir.