Ένα όριο μεγέθους στις μεταφορτώσεις PDF έχει πραγματικό κόστος. Είναι επίσης ένας από τους πιο υπερβολικά διηγημένους αριθμούς στο επιχειρησιακό λογισμικό, έτσι αυτό το άρθρο σας δίνει μια μέθοδο για να μετρήσετε το δικό σας αντί για έναν αριθμό που εφευρέθηκε για εσάς.

Εισαγωγή

Τα παλιά συστήματα διαχείρισης εγγράφων συχνά επιβάλλουν ένα σκληρό όριο των 25 megabytes για τις μεταφορτώσεις PDF. Ο περιορισμός φαίνεται αβλαβής — τα περισσότερα έγγραφα είναι πολύ κάτω από αυτό — μέχρι να υπάρξει ένα αρχείο που δεν είναι, και κάποιος πρέπει να το αντιμετωπίσει χειροκίνητα.

Πρέπει να είμαστε ξεκάθαροι σχετικά με τη δική μας θέση εδώ, γιατί θα ήταν παράξενο να μην το κάνουμε: ο δωρεάν προβολέας στο Doconut.app επίσης σταματά στα 25 MB για ένα PDF. Αυτό είναι το όριό μας, και αυτό το άρθρο δεν είναι ένα επιχείρημα ότι τα όρια είναι αδιαμφισβήτητα. Είναι ένα επιχείρημα ότι πρέπει να γνωρίζετε το κόστος του δικού σας πριν πληρώσετε για να το μετακινήσετε.

Μια σημείωση για τους αριθμούς σε αυτό το άρθρο, ή μάλλον την απουσία τους. Τα μοντέλα κόστους σε αυτό το είδος συνήθως βασίζονται σε μια έρευνα που κανείς δεν μπορεί να ελέγξει και σε ένα benchmark που κανείς δεν μπορεί να προμηθευτεί. Δεν έχουμε κανένα, οπότε δεν θα τυπώσουμε κανένα. Αυτό που ακολουθεί είναι η αριθμητική και οι ερωτήσεις — εσείς παρέχετε τις τιμές από τα δικά σας συστήματα, όπου είναι πραγματικές.

1. Τι κοστίζει πραγματικά μια απορριφθείσα μεταφόρτωση

Όταν ένα PDF υπερβαίνει το όριο, κάποιος το χωρίζει, το συμπιέζει ή το δημιουργεί ξανά. Αυτό είναι το άμεσο κόστος, και έχει τρία συστατικά που μπορείτε να μετρήσετε:

Όγκος. Πόσες μεταφορτώσεις απορρίπτονται λόγω μεγέθους; Το αρχείο καταγραφής της εφαρμογής σας το ξέρει. Αν δεν καταγράφει τον λόγο απόρριψης, αυτό είναι το πρώτο πράγμα που πρέπει να διορθώσετε, επειδή όλα τα παρακάτω εξαρτώνται από αυτόν τον αριθμό και καμία εκτίμηση για αυτό δεν είναι αξιόπιστη.

Χρόνος διαχείρισης. Πόσο χρόνο παίρνει η εναλλακτική λύση; Μετρήστε το σε πέντε πραγματικά αρχεία αντί να μαντεύετε. Η συμπίεση ενός σαρωμένου συμβολαίου στο Acrobat και η επαναφόρτωση δεν είναι το ίδιο έργο με το διαχωρισμό ενός εγχειριδίου 400 σελίδων σε μέρη που καθένα λειτουργεί αυτόνομα.

Ποσοστό εισιτηρίων. Ποιο ποσοστό αυτών των απορρίψεων γίνεται εισιτήριο υποστήριξης αντί να λυθεί στο γραφείο; Εξάγετέ το από το σύστημα εισιτηρίων σας με όρο αναζήτησης.

rejections per quarter
  x handling time in hours
  x blended hourly rate
+ (rejections x ticket rate x cost per ticket)
= direct quarterly cost

Ο λόγος για να το εκτελέσετε μόνοι σας είναι ότι το αποτέλεσμα διαφέρει περισσότερο από μια τάξη μεγέθους μεταξύ οργανισμών, εξαρτώμενο σχεδόν εξ ολοκλήρου από τον όγκο. Για μια ομάδα που φτάνει το όριο δύο φορές το μήνα, η ειλικρινής απάντηση είναι ότι αυτό δεν κοστίζει τίποτα που αξίζει να μετρηθεί, και θα πρέπει να σταματήσετε την ανάγνωση. Για ένα τμήμα διεκδικήσεων που επεξεργάζεται σαρωμένα αρχεία όλη μέρα, είναι ένα πραγματικό στοιχείο κόστους.

2. Το έμμεσο κόστος που αξίζει να ληφθεί σοβαρά

Η καθυστέρηση και οι χαμένες συμφωνίες είναι το συνηθισμένο δεύτερο πράγμα, και θα παραλείψουμε τη μοντελοποίηση εσόδων, επειδή η απονομή μιας χαμένης πώλησης σε όριο μεταφόρτωσης απαιτεί αποδείξεις που σχεδόν κανείς δεν διαθέτει.

Ένα έμμεσο κόστος αξίζει να ονομαστεί, όμως, επειδή είναι ποιοτικά διαφορετικό: ο διαχωρισμός ενός εγγράφου το καταστρέφει.

Ένα PDF που χωρίζεται σε τρία μέρη είναι τρία αρχεία που μπορούν να σταλούν ξεχωριστά, να εκδοθούν ξεχωριστά και να αρχειοθετηθούν ατελώς. Οι υπογραφές δεν επιβιώνουν την ενέργεια — ένα ψηφιακά υπογεγραμμένο PDF που χωρίζεται έχει άκυρη υπογραφή σε κάθε θραύσμα, επειδή η υπογραφή καλύπτει τα byte ολόκληρου του αρχείου. Τα μεταδεδομένα, οι ετικέτες και η δομή που καθιστούν ένα PDF/A αρχειοθετήσιμο διατηρούνται ασυνεπώς από οποιοδήποτε εργαλείο χρησιμοποιεί ο χρήστης.

Αν οι υποχρεώσεις διατήρησης ή ελέγχου σας υποθέτουν ότι το έγγραφο είναι ένα αντικείμενο, ένα όριο μεγέθους που συστηματικά αναγκάζει τον διαχωρισμό είναι ένα πρόβλημα συμμόρφωσης με κάλυμμα παραγωγικότητας. Αυτό αξίζει να αναφερθεί ανεξάρτητα από ό,τι λέει η αριθμητική εργασίας.

3. Πριν αγοράσετε οτιδήποτε, ελέγξτε τι υπάρχει στα αρχεία

Αυτό το βήμα παραλείπεται αρκετά συχνά ώστε να αξίζει τη δική του ενότητα, επειδή μερικές φορές τερματίζει το έργο.

Πάρτε πενήντα από τα απορριφθέντα αρχεία και δείτε τι τα κάνει μεγάλα. Από την εμπειρία μας με τις μορφές, η συνηθισμένη απάντηση είναι εικόνες στην αρχική ανάλυση λήψης: ένα συμβόλαιο σαρωμένο στα 600 dpi σε χρώμα όταν 200 dpi σε γκρι θα ήταν αναγνώσιμο, ή μια αναφορά των φωτογραφιών της που εισήχθη αμέσως από ένα τηλέφωνο. Ένα PDF τέτοιο είναι συχνά πολλές φορές μεγαλύτερο από ό,τι χρειάζεται, και η διόρθωσή του στην πηγή — το προφίλ του σαρωτή, η ρύθμιση εξαγωγής — αφαιρεί τις απορρίψεις χωρίς καμία προμήθεια.

Μερικές φορές η απάντηση είναι πραγματικά ένα μεγάλο έγγραφο, και τότε έχετε μια πραγματική απαίτηση. Το σημαντικό είναι να ξέρετε σε ποια περίπτωση βρίσκεστε.

4. Τι να ρωτήσετε έναν προμηθευτή, συμπεριλαμβανομένου μας

Αν χρειάζεται να αυξήσετε το όριο, οι ερωτήσεις που μετράνε δεν αφορούν το όριο:

Πού επιβάλλεται το όριο και γιατί; Ένα όριο που ορίζεται από τη δική της διαχείριση μεταφόρτωσης της εφαρμογής είναι διαφορετικό από αυτό που επιβάλλεται από τη μηχανή απόδοσης. Το δικό μας είναι το πρώτο: 25 MB είναι αυτό που δέχεται ο δημόσιος ιστότοπός μας, όχι αυτό που μπορεί να σχεδιάσει η μηχανή.
Τι συμβαίνει στο όριο; Η απόρριψη κατά τη μεταφόρτωση με τον αριθμό που αναφέρεται είναι πιο φιλική από ένα timeout στο 90 % — ο χρήστης μαθαίνει κάτι οπωσδήποτε, αλλά μόνο ένα από αυτά είναι γρήγορο.
Πώς φαίνεται η καμπύλη μνήμης; Η απόδοση ενός μεγάλου PDF καταναλώνει μνήμη του διακομιστή. Αν το φιλοξενείτε εσείς, αυτό το κόστος μεταφέρεται στην υποδομή σας, και το «απεριόριστο» σημαίνει «περιορισμένο από το υλικό που αγοράζετε τώρα».
Τι διατηρείται; Αν αυξάνετε το όριο για να σταματήσετε τον διαχωρισμό αρχείων, επιβεβαιώστε ότι το έγγραφο παραμένει άθικτο — υπογραφές, ετικέτες και μεταδεδομένα περιλαμβανομένα.

Για το αρχείο, ώστε αυτό το άρθρο να μην περιέχει αριθμό που δεν μπορούμε να υποστηρίξουμε: το Doconut SDK είναι ένα .NET στοιχείο που εγκαθιστάτε στο δικό σας περιβάλλον, όπου το πρακτικό όριο μεγέθους είναι η μνήμη του διακομιστή σας και όχι μια πολιτική από εμάς. Δεν θα τυπώσουμε κάποιο αριθμό megabyte για αυτό, επειδή εξαρτάται από το υλικό σας και τα έγγραφά σας, και οποιοσδήποτε μοναδικός αριθμός θα ήταν μάρκετινγκ αντί για μέτρηση.

5. Πρακτικά βήματα

Καταγράψτε τις απορρίψεις. Καταγράψτε τον λόγο και το μέγεθος του αρχείου. Ένα τέταρτο πραγματικών δεδομένων ξεπερνά οποιοδήποτε μοντέλο.
Δειγματοληψία των αρχείων. Πενήντα απορριφθέντα PDF θα σας δείξουν αν έχετε πρόβλημα μεγέθους ή πρόβλημα ρυθμίσεων σαρωτή.
Εκτελέστε την παραπάνω αριθμητική με τους δικούς σας όγκους και τιμές, και να είστε πρόθυμοι να καταλήξετε ότι το κόστος είναι πολύ μικρό για να δράσετε.
Ελέγξτε ξεχωριστά τη γωνία συμμόρφωσης. Αν ο διαχωρισμός σπάει υπογραφές ή ίχνη ελέγχου, αυτό το επιχείρημα στέκεται από μόνο του και δεν χρειάζεται μοντέλο κόστους.
Δοκιμάστε με τα χειρότερα αρχεία σας. Όχι δείγματα. Το σαρωμένο πακέτο 300 σελίδων που ξεκίνησε τη συζήτηση.

Συμπέρασμα

Ένα όριο μεγέθους είναι ένας πραγματικός περιορισμός με πραγματικό κόστος, και είναι επίσης το πιο εύκολο σημείο στο επιχειρησιακό λογισμικό όπου πουλάται ένας αριθμός. Το κόστος είναι ό,τι κάνουν ο όγκος σας, ο χρόνος διαχείρισης και οι τιμές σας — που μπορεί να είναι σημαντικό, ή μπορεί να είναι τίποτα.

Μετρήστε το πριν το μετακινήσετε. Και αν έχετε μόνο ένα PDF που είναι λίγο πολύ μεγάλο για ανάγνωση σήμερα, το Doconut.app δέχεται 25 MB, δεν κοστίζει τίποτα, και διαγράφει το αρχείο όταν κλείσετε την καρτέλα.

Αποφασίζετε αν το SDK ταιριάζει; Η σελίδα λήψης έχει τη δοκιμαστική έκδοση, και η δοκιμή του με τα πιο βαριά έγγραφά σας θα σας πει περισσότερα από οποιονδήποτε υπολογιστή.