Jemand hat Ihnen eine .doc geschickt und Sie haben kein Word, das Sie nicht kaufen wollten, um einen Brief zu lesen. Laden Sie sie in den Word‑Betrachter hoch und sie öffnet sich in diesem Tab: DOC, DOCX, ODT, RTF und die Vorlagen‑Varianten, bis zu 15 MB. Die Datei wird gelöscht, sobald Sie sie schließen.
Dann kommt der Teil, vor dem Sie niemand gewarnt wird. Was Sie sehen, stimmt nicht immer mit dem überein, was der Autor gesehen hat, und die Gründe sind es wert, zu kennen, bevor Sie schließen, dass die Datei beschädigt ist.
Warum die Seitenumbrüche woanders landen
Eine .docx ist ein ZIP‑Archiv von XML‑Teilen. Benennen Sie eines in .zip um, öffnen Sie es, und Sie finden den Text, die Formatvorlagen und die Bilder als separate Dateien. Was Sie fast nie finden, sind die Schriftarten. Word speichert den Schrift‑namen, nicht die Schrift selbst, sodass ein Dokument, das nach einer Schriftart fragt, die die rendernde Maschine nicht hat, durch eine Ersatzschrift ersetzt wird. Zeichenbreiten ändern sich, Zeilen umbrechen neu, und aus vier Seiten werden fünf. Nichts ist kaputt. Die Seitennummerierung wurde von Anfang an nicht in der Datei gespeichert.
RTF liegt am anderen Extrem. Es ist ein Klartext‑Markup, das Sie in Notepad lesen können, und es speichert Bilder als hexadezimale Ziffern ohne jegliche Kompression. Deshalb kann ein Dokument mit drei Fotos als RTF mehrere Male größer sein als als DOCX, und warum ein RTF, das im Verhältnis zu seinem Inhalt viel zu groß erscheint, meist nicht beschädigt ist.
Felder zeigen, was beim letzten Mal dort war
Seitenzahlen, Querverweise, Datumsangaben und ein Inhaltsverzeichnis sind kein Text. Es sind Felder, Anweisungen, die Word neu auswertet, wenn Sie sie aktualisieren oder drucken. Dazwischen speichert das Dokument das letzte Ergebnis. Öffnen Sie eines, dessen Autor im Jahr 2019 ein Datumsfeld eingefügt und nie wieder berührt hat, und 2019 erscheint. Eine Inhaltsseite, die auf Seite 12 verweist, ist eine Aussage über die Seitennummerierung des Autors, nicht über Ihre.
Was nach der Bearbeitung noch im Dokument steckt
Das Löschen eines Absatzes bei aktivierter Änderungsverfolgung entfernt den Absatz nicht, sondern markiert ihn. Kommentare, frühere Revisionen und Autorennamen reisen mit der Datei, und jeder Betrachter, der das Markup rendert, zeigt sie an. Wenn Sie dabei sind, einen Vertrag weiterzuleiten, der per E‑Mail eingetroffen ist, ist es besser, das jetzt zu entdecken, als nach dem Versand.
Wenn es sich nicht öffnen lässt
- Es verlangt ein Passwort zum Öffnen. Das Dokument ist verschlüsselt und nichts wird ohne das Passwort gerendert. „Bearbeitung einschränken“ ist ein völlig anderer Mechanismus: ein Flag, keine Verschlüsselung, und der Text wird normal angezeigt.
- Es ist eine .docm. Makro‑aktivierte Dokumente werden akzeptiert, aber die Makros werden nicht ausgeführt. Ein Betrachter zeichnet das Dokument, er führt es nicht aus.
- Die Bilder waren verlinkt statt eingebettet. Word hat einen Pfad zu einer Datei auf dem Rechner einer anderen Person gespeichert. Der Rahmen wird gerendert, weil er im Dokument ist; das Foto jedoch nicht.
- Es ist eine .doc aus Word 95 oder früher. Das Binärformat änderte sich mit Word 97. Alles Ältere ist ein anderes Format mit einer bekannten Dateiendung.
Wenn Word‑Dateien für Sie ein wiederkehrendes Problem sind und nicht nur ein Einzelfall, ist der Word‑Betrachter die Seite, die Sie behalten sollten.