Máte tabulku a nemáte Excel. Nahrajte ji do Excel prohlížeč a otevře se v této záložce: XLS, XLSX, CSV, ODS a makro‑ a binární varianty, až do 20 MB, po zavření se smaže.

Pak je třeba pochopit jednu věc, protože vysvětluje většinu toho, co v tabulce vypadá špatně a co jste nepsali: prohlížeč nepřepočítává. Vše, co následuje, z toho vyplývá.

Čísla na obrazovce jsou čísla, která Excel uložil

Každá buňka se vzorcem obsahuje dvě oddělené věci: vzorec a výsledek, který Excel naposledy vypočítal. Cokoli, co čte sešit bez výpočetního enginu, čte to druhé. Obvykle si toho vůbec nevšimnete, protože uložený výsledek je správný. Tři situace jej však odhalí.

Výpočet byl nastaven na manuální. V nabídce Formule → Možnosti výpočtu někdo zvolil Manuální — obvykle aby těžký model nepřepočítával při každém stisku klávesy — a poté soubor uložil. Uložené hodnoty jsou to, co bylo na obrazovce v tu chvíli, což může být hodiny nebo roky zastaralé a jsou špatné způsobem, který vypadá naprosto normálně.

Soubor vytvořil stroj. Sešity generované nástrojem pro reportování nebo skriptem často obsahují vzorce bez jakéhokoli uloženého výsledku, protože knihovna, která je vytvořila, nemá možnost vzorec vyhodnotit. Tyto buňky jsou prázdné nebo nulové. Nic není poškozené; nic je nikdy neprovedlo.

Funkce byla volatilní. =TODAY(), =NOW(), =RAND() a =OFFSET() se přepočítávají pokaždé, když Excel soubor otevře, takže uložená hodnota je ta z okamžiku posledního uložení. List s nadpisem „k dnešnímu dni“ vám říká, kdy naposledy někdo stiskl Ctrl+S.

Odkaz na jiný sešit je stejný problém, jen o soubor dál

Odkaz jako ='C:\Reports\[Q3-Actuals.xlsx]Summary'!B4 ukazuje na soubor na disku někoho jiného. Vy jste nahráli jen jeden sešit, ne složku, ve které ležel, takže se zobrazí uložená hodnota z posledního úspěšného obnovení. Když byl odkaz již před tím, než jste jej obdrželi, poškozený, je v buňce uloženo #REF! a #REF! je to, co se vykreslí — chyba uložená jako data, ne chyba, která nastala právě teď.

Kde skutečně končí mřížka

Oba formáty Excelu mají velmi odlišné limity a ten rozdíl se projeví, když někdo soubor uloží. XLSX pojme 1 048 576 řádků a 16 384 sloupců, poslední sloupec je XFD. Starší XLS končí na 65 536 řádcích a 256 sloupcích, poslední sloupec je IV. Pokud uložíte moderní sešit jako .xls, vše nad těmito limity je při ukládání zahozeno. Prohlížeč vám nemůže ukázat řádky, které už v souboru nejsou.

Data jsou čísla v kostýmu

Datum v tabulce je počet dní, který je formátován tak, aby vypadal jako datum. Pokud formát odstraníte, datum se opět stane celým číslem. Následují dva důsledky.

Sešity vytvořené ve starších verzích Excelu pro Mac mohou používat systém dat 1904 místo 1900. Otevřete takový soubor pod druhým systémem a každé datum se posune o 1 462 dní — čtyři roky a jeden den — zatímco každá hodnota zůstane technicky platná.

Excel také počítá 29. únor 1900, den, který neexistoval, protože Lotus 1‑2‑3 jej počítal a kompatibilita byla v roce 1985 důležitější než kalendář. Jakákoliv aritmetika dat, která tento bod překročí, přidá ten extra den.

Věci, které vypadají jako poškození, ale nejsou

Buňka zobrazuje ##### – sloupec je příliš úzký pro formátované číslo. Zvětšete jej ve zdrojovém souboru a číslo je tam; hodnota nebyla nikdy ovlivněna.
Kontingenční tabulka se vykresluje z mezipaměti kontingenční tabulky uložené vedle ní. Je to snímek zdrojových dat při posledním obnovení, což je důvod, proč může kontingenční tabulka nesouhlasit s listem, ze kterého byla vytvořena.
Soubor .xlsm se otevře a jeho makra se nespustí. Vykreslování sešitu není jeho spouštění a prohlížeč nemá důvod spouštět něčí VBA.
Ochrana listu není šifrování. Ochráněný list je jen příznak „neupravovat“ a zobrazuje se normálně. Sešit s požadavkem na heslo při otevření je skutečně šifrovaný a nic jej bez tohoto hesla nevykreslí.

Pokud vás neustále zdržují tabulky, Excel prohlížeč je stránka, kterou stojí za to si přidat do záložek.