Bezpečný workflow online prohlížení dokumentů

Online prohlížení dokumentů je pohodlné. Uživatelé mohou otevírat soubory přímo v prohlížeči, aniž by museli instalovat desktopový software, stahovat každý soubor nebo přepínat mezi aplikacemi.

Nicméně, když dokumenty obsahují citlivé informace, je nutné pracovní postup navrhnout pečlivě. Smlouvy, faktury, právní soubory, HR záznamy, finanční dokumenty, lékařské záznamy a interní zprávy by neměly být zpracovávány bez jasných pravidel pro přístup, úložiště, prohlížení, tisk a úklid.

Doconut.app je užitečný, když uživatelé potřebují jednoduchý online prohlížeč dokumentů. Pro společnosti, které potřebují řízené prohlížení dokumentů ve svých vlastních .NET aplikacích, je Doconut Viewer hlavním produktem k posouzení.

Tento článek vysvětluje praktické nejlepší postupy pro ochranu citlivých dokumentů během online prohlížení a kdy zvážit .NET Viewer SDK od Doconut pro obchodní pracovní postup.

1. Pochopte rozdíl mezi online prohlížením a aplikací řízeným prohlížením

Ne každý pracovní postup prohlížení dokumentů má stejnou úroveň rizika.

Jednoduchý online prohlížeč může být užitečný pro rychlý náhled dokumentu, zejména když soubory nejsou citlivé nebo když uživatel potřebuje jen rychlý způsob, jak otevřít dokument v prohlížeči.

Citlivé obchodní dokumenty však často vyžadují větší kontrolu. V takových případech by mělo být prohlížení dokumentů součástí pracovního postupu aplikace.

Řízený pracovní postup obvykle zahrnuje:

Ověření uživatele
Oprávnění založená na rolích
Schválená úložiště
Logování přístupů
Pravidla pro stahování
Pravidla pro tisk
Úklid dočasných souborů
Interní bezpečnostní politiky
Kontroly přístupu k dokumentům na úrovni aplikace

Pro .NET týmy může být Doconut Viewer použit k zobrazování dokumentů přímo v obchodních aplikacích, přičemž aplikace řídí ověřování, autorizaci, úložiště a pravidla pracovního postupu.

2. Vyhněte se nahrávání citlivých souborů na neznámé služby

Bezplatné nebo veřejné online prohlížeče mohou být užitečné pro necitlivé soubory, ale s důvěrnými dokumenty je třeba zacházet opatrně.

Před nahráním citlivého souboru na jakoukoli online službu se zeptejte:

Kde je soubor zpracováván?
Je soubor po prohlédnutí uložen?
Jak dlouho je uložen?
Může být soubor přístupný veřejným odkazem?
Vysvětluje služba svou politiku zacházení se soubory?
Povolená tato forma nahrávání ve vaší organizaci?
Je dokument důvěrný, regulovaný nebo kritický pro podnikání?

Pokud je odpověď nejasná, vyhněte se nahrávání souboru.

Pro rychlé, necitlivé prohlížení může být Doconut.app užitečný. Pro interní obchodní systémy je obvykle lepší volbou řízený .NET prohlížeč, jako je Doconut Viewer.

3. Uchovávejte citlivé dokumenty uvnitř vlastního pracovního postupu aplikace

U citlivých souborů je často lepší mít dokument uvnitř vlastního aplikačního prostředí.

Bezpečnější pracovní postup může vypadat takto:

Uživatel se přihlásí do vaší aplikace.
Vaše aplikace zkontroluje oprávnění uživatele.
Dokument je načten ze schváleného úložiště.
Dokument je zobrazen uvnitř aplikace.
Aplikace řídí, zda může uživatel soubor stáhnout, vytisknout, anotovat nebo převést.
Aplikace zaznamená relevantní akce, pokud je to požadováno.

Tím se aktivita s dokumentem udrží uvnitř vašeho obchodního systému místo odesílání uživatelů na samostatné nástroje nebo externí pracovní postupy.

Podle Doconut FAQ není Doconut SaaS službou. Je instalován v prostředí zákazníka a neprovádí žádné volání na servery Doconut. To je důležité pro týmy, které chtějí prohlížení dokumentů uvnitř vlastní infrastruktury.

4. Použijte řízení přístupu na úrovni aplikace

Prohlížeč by neměl být jedinou bezpečnostní vrstvou. Vaše aplikace by měla rozhodovat, kdo může otevřít každý dokument.

Důležité postupy řízení přístupu zahrnují:

Vyžadujte, aby se uživatelé přihlásili před prohlížením dokumentů.
Zkontrolujte oprávnění k dokumentu před otevřením souboru.
Používejte řízení přístupu založené na rolích, kde je to vhodné.
Vyhněte se odhalování přímých veřejných cest k souborům.
Uchovávejte důvěrné soubory v schválených úložištích.
Zaznamenávejte přístup k dokumentům, pokud to vyžaduje podnik.
Oddělte veřejné soubory od důvěrných souborů.

Například manažer může mít povoleno prohlížet a tisknout smlouvu, zatímco jiný uživatel může mít povoleno pouze její prohlížení. Tato pravidla by měla být vynucována vaší aplikací.

Doconut Viewer může být součástí tohoto pracovního postupu, ale vaše aplikace by měla zůstat odpovědná za autentizaci, autorizaci a pravidla přístupu k dokumentům.

5. Ověřte soubory před jejich prohlížením

Rozhraní pro nahrávání přetažením může uživatelům usnadnit prohlížení dokumentů, ale nemělo by obcházet ověření.

Před otevřením nebo zpracováním nahraného souboru jej ověřte na straně serveru.

Doporučené kontroly zahrnují:

Příponu souboru
Velikost souboru
MIME typ
Hlavičku souboru, pokud je to možné
Oprávnění uživatele k nahrávání
Umístění úložiště
Povolené kategorie dokumentů
Skenování na viry nebo malware, pokud to vyžaduje vaše organizace

Validace na straně klienta může zlepšit uživatelský zážitek, ale neměla by být považována za jedinou ochranu. Vždy vynucujte validaci na serveru.

6. Buďte opatrní s možnostmi stahování a tisku

Prohlížení dokumentu se liší od povolení uživatelům soubor stáhnout nebo vytisknout.

Jakmile uživatel soubor stáhne nebo vytiskne, může dokument opustit kontrolu aplikace. To může být přijatelné v některých pracovních postupech, ale ne ve všech.

Před povolením možností stahování nebo tisku se zeptejte:

Měl by tento uživatel mít povoleno stáhnout dokument?
Měl by být tento typ dokumentu tisknutelný?
Měl by tisk záviset na roli nebo stavu pracovního postupu?
Měly by tištěné stránky obsahovat vodoznak?
Měly by být události tisku zaznamenány?
Měly by některé soubory zůstat pouze pro prohlížení?

U pracovních postupů, které vyžadují kontrolu tisku, poznamenáme, že řízený tisk je součástí Doconut Viewer, nikoli samostatně licencovaného doplňku. Chování tisku je konfigurováno spolu se zbytkem prohlížeče.

7. Přezkoumejte dočasné soubory, cache a úklid

Prohlížení dokumentů může zahrnovat dočasné soubory, položky cache, generované obrázky nebo konvertované výstupy v závislosti na implementaci.

U citlivých dokumentů by vývojáři měli rozumět:

Zda jsou vytvářeny dočasné soubory
Kde jsou dočasné soubory uloženy
Jak dlouho je cacheovaný obsah dostupný
Zda jsou generovány konvertované soubory
Zda je potřeba úklid generovaných souborů
Zda aplikace používá paměťovou cache nebo distribuovanou cache
Zda jsou soubory automaticky zálohovány
Zda logy obsahují citlivý obsah souborů

Vyhněte se vágním předpokladům jako „soubory jsou automaticky mazány“, pokud dokumentace produktu jasně nevysvětluje toto chování.

Při používání Doconut v .NET aplikaci přezkoumejte oficiální dokumentaci a příklady ze stránky Stáhnout Doconut, abyste prohlížeč správně nakonfigurovali pro své prostředí.

8. Používejte schválené zdroje úložiště

Obchodní aplikace často ukládají dokumenty na různých místech. Některé soubory mohou být uloženy na serverové cestě, v databázi, ze streamu, přes URL, na intranetovém umístění nebo v cloudovém úložišti.

FAQ Doconut uvádí podporu pro prohlížení souborů z fyzických cest, streamů, binárních zdrojů, databází, URL, intranetových umístění, IP adres a poskytovatelů cloudu jako Amazon AWS S3, Azure Storage, Google Cloud, Dropbox a Redis.

To je užitečné pro aplikace, které již mají zavedený model úložiště dokumentů.

U citlivých dokumentů se ujistěte, že přístup k úložišti je řízen vaší aplikací. Vyhněte se veřejným URL pro důvěrné soubory, pokud nejsou speciálně navrženy pro omezený a řízený přístup.

9. Použijte prohlížeč, který vyhovuje vaší .NET aplikaci

Pokud vytváříte .NET aplikaci, prohlížeč by měl odpovídat vaší architektuře, místo aby nutil uživatele do samostatného pracovního postupu.

Doconut Viewer je navržen pro scénáře .NET webových aplikací. Lze jej použít s ASP.NET, MVC, .NET Core, .NET 6+, Blazor a souvisejícími prostředími.

Doconut také poskytuje živá demo prostředí, kde vývojáři mohou testovat různé scénáře prohlížeče:

Doconut Live Demos

To je užitečné při hodnocení, zda prohlížeč vyhovuje vaší aplikaci, před zahájením implementace.

10. Přidejte vyhledávání, anotaci, konverzi a tisk pouze podle potřeby

Ne každá aplikace potřebuje všechny funkce dokumentu. Začněte s pracovním postupem, který uživatelé skutečně potřebují.

Některé aplikace potřebují jen prohlížení. Jiné mohou potřebovat vyhledávání, anotaci, konverzi, tisk nebo všechny tyto funkce.

Doconut prodává čtyři volitelné pluginy pro Viewer SDK:

Řízený tisk mezi nimi není. Je to schopnost prohlížeče, takže ji nastavujete místo aby jste ji licencovali.

Přidejte tyto funkce na základě skutečných obchodních požadavků.

Například:

Použijte vyhledávání, když uživatelé potřebují najít výrazy ve velkých dokumentech.
Použijte anotaci, když uživatelé potřebují recenzovat, označovat nebo komentovat soubory.
Použijte konverzi, když pracovní postup vyžaduje nový výstupní formát.
Použijte řízený tisk, když tisk má záviset na oprávněních nebo pravidlech pracovního postupu.

11. Doporučený zabezpečený pracovní postup pro prohlížení

Zabezpečený pracovní postup pro prohlížení dokumentů může vypadat takto:

Uživatel se přihlásí do aplikace.
Aplikace zkontroluje roli a oprávnění uživatele.
Uživatel vybere dokument.
Aplikace načte dokument z ověřeného zdroje.
Doconut Viewer zobrazí dokument uvnitř aplikace.
Aplikace řídí stahování, tisk, anotaci, vyhledávání a konverzi.
Aplikace zaznamená relevantní akce, pokud je to požadováno.
Aplikace spravuje dočasné soubory, cache, úložiště a úklid podle interních pravidel.

Tento přístup udržuje aktivitu dokumentu uvnitř aplikace a poskytuje vývojářům lepší kontrolu nad zacházením s citlivými soubory.

Kontrolní seznam osvědčených postupů

Před zveřejněním nebo nasazením citlivého pracovního postupu pro prohlížení dokumentů si projděte tento kontrolní seznam:

Identifikujte, zda je dokument veřejný, interní, důvěrný nebo regulovaný.
Vyhněte se nahrávání důvěrných souborů do služeb s nejasnými zásadami zacházení se soubory.
Uchovávejte citlivé soubory uvnitř schválených pracovních postupů aplikace.
Vyžadujte autentizaci před přístupem k dokumentu.
Zkontrolujte oprávnění před otevřením každého souboru.
Ověřte nahrané soubory na serveru.
Vyhněte se přímým veřejným cestám k souborům.
Rozhodněte, zda je povoleno stahování.
Rozhodněte, zda je povolen tisk.
Zaznamenávejte přístupy, pokud je to požadováno.
Přezkoumejte chování dočasných souborů a cache.
Přezkoumejte úložiště konvertovaného výstupu, pokud je povolena konverze.
Používejte schválená úložiště.
Testujte s reálnými uživatelskými dokumenty.
Přezkoumejte nasazení a bezpečnostní nastavení s vaším interním týmem.

Kdy použít Doconut.app

Použijte Doconut.app když potřebujete jednoduchý online prohlížeč dokumentů.

Může být užitečný pro:

Rychlé náhledy dokumentů
Testování, jak se soubor otevře v prohlížeči
Prohlížení necitlivých souborů online
Vyhnutí se instalaci desktopového softwaru pro základní prohlížení

Pro obchodně kritické nebo citlivé pracovní postupy s dokumenty zvažte, zda vaše organizace vyžaduje řízený prohlížeč na úrovni aplikace.

Kdy použít Doconut Viewer SDK

Použijte Doconut Viewer když:

Vytváříte .NET aplikaci.
Uživatelé potřebují náhled dokumentů uvnitř vašeho systému.
Vaše aplikace musí řídit přístup a oprávnění.
Dokumenty by měly zůstat pod pravidly vaší infrastruktury.
Potřebujete podporu pro více obchodních formátů dokumentů.
Potřebujete vyhledávání, anotaci, konverzi nebo řízené tiskové pracovní postupy.
Chcete příklady, dokumentaci, živá dema a podporu od dodavatele.

Můžete začít s:

Klíčové body

Online prohlížení dokumentů je pohodlné, ale citlivé soubory vyžadují pečlivý pracovní postup.
Vyhněte se nahrávání důvěrných dokumentů na služby s nejasnými zásadami zacházení se soubory.
Vaše aplikace by měla řídit autentizaci, autorizaci, úložiště, protokolování, stahování a pravidla tisku.
Ověřte soubory na serveru před jejich otevřením nebo zpracováním.
Zkontrolujte dočasné soubory, mezipaměť a konvertované výstupy.
Doconut.app je užitečný pro jednoduché online prohlížení dokumentů.
Doconut Viewer SDK je lepší volbou pro řízené prohlížení dokumentů v .NET aplikacích.

Časté otázky

Je online prohlížení dokumentů bezpečné pro citlivé soubory?
Záleží na pracovním postupu. U citlivých souborů ověřte, kde je soubor zpracováván, zda je uložen, kdo k němu má přístup a zda to vaše organizace povoluje.

Mám používat Doconut.app pro důvěrné obchodní soubory?
Doconut.app může být užitečný pro jednoduché online prohlížení, ale důvěrné obchodní pracovní postupy často vyžadují řízení přístupu na úrovni aplikace. V takových případech zvažte Doconut Viewer SDK pro .NET aplikace.

Odesílá Doconut Viewer soubory na servery Doconut?
Podle FAQ Doconut je Doconut nainstalován v prostředí zákazníka a neprobíhají žádné volání na servery Doconut.

Lze Doconut použít s ASP.NET MVC, .NET Core, .NET 6+ nebo Blazor?
Ano. FAQ Doconut uvádí podporu pro ASP.NET MVC, .NET Core, .NET 6+ a Blazor.

Může Doconut načítat soubory z cloudového úložiště?
Ano. FAQ Doconut uvádí podporu pro Amazon AWS S3, Azure Storage, Google Cloud, Dropbox a Redis.

Kde mohu vyzkoušet funkce Doconut?
Oficiální ukázky můžete najít zde:

Doconut Live Demos

Závěr

Ochrana citlivých dokumentů během online prohlížení vyžaduje více než náhled v prohlížeči. Vývojáři by měli navrhnout kompletní pracovní postup, který řídí autentizaci, oprávnění, úložiště souborů, stahování, tisk, protokolování, mezipaměť a úklid.

Doconut.app je užitečný pro jednoduché scénáře online prohlížení. Pro obchodní aplikace, které potřebují řízené prohlížení dokumentů v .NET prostředí, je Doconut Viewer hlavním produktem k posouzení.

Pro více informací si prohlédněte oficiální zdroje Doconut: