Các công ty luật, bộ phận pháp lý và tòa án quản lý hàng ngàn tài liệu mỗi năm. Nhiều trong số các tệp này không phải là tài liệu kỹ thuật số hiện đại mà là bản sao quét của hợp đồng, hồ sơ tòa án, hồ sơ vụ án và tài liệu chứng cứ.

Các tệp này thường được lưu dưới các định dạng như:

PDF đã quét
hình ảnh (TIFF, PNG, JPG)
tệp ODF (ODT, ODS)
hồ sơ pháp lý lưu trữ

Nếu không có công cụ phù hợp, việc xem xét các tài liệu này trong một ứng dụng web trở nên khó khăn. Người dùng phải tải tệp xuống, mở chúng bằng phần mềm bên ngoài và tự tìm kiếm qua các trang.

Một trình xem tài liệu dựa trên trình duyệt cho phép các đội ngũ pháp lý mở và đọc các tệp này trong các ứng dụng .NET của họ, và tìm kiếm những tệp có lớp văn bản.

Hai sản phẩm, và sự khác biệt quan trọng cho mọi nội dung dưới đây:

Doconut.app — trình xem công cộng miễn phí. Hữu ích để kiểm tra cách một bản quét cụ thể hiển thị, nhưng đây là một trang web được lưu trữ với giới hạn 25 MB cho PDF, và một bộ hồ sơ vụ án được quét sẽ vượt qua giới hạn này lâu trước khi hết trang. Không đưa tài liệu có tính riêng tư qua đó.
Doconut.com — SDK .NET mà bạn cài đặt trong môi trường của riêng mình. Nó thực hiện việc render trên máy chủ của bạn và không thực hiện bất kỳ cuộc gọi nào ra bên ngoài, đây là cách duy nhất hợp lý cho các tệp khách hàng.

Thách thức với Các Tài liệu Pháp lý Được Quét

Tài liệu pháp lý thường tồn tại dưới dạng quét vì:

các tài liệu lịch sử được số hoá từ hồ sơ giấy
hồ sơ tòa án được lưu dưới dạng bản quét
hợp đồng được ký trên giấy và sau đó được quét
tài liệu chứng cứ có thể xuất phát từ nguồn vật lý

Một số tệp này là hình ảnh trang không có văn bản phía sau, điều này tạo ra một số vấn đề:

không thể tìm kiếm văn bản
sao chép thông tin trở nên khó khăn
các hồ sơ vụ án lớn mất nhiều thời gian hơn để xem xét
các đội ngũ pháp lý phải cuộn thủ công qua hàng trăm trang

Những tệp khác trông giống hệt trên màn hình nhưng có chứa văn bản, vì máy quét hoặc hệ thống quản lý tài liệu đã nhận dạng chúng khi nhập. Sự khác biệt này quyết định những gì một trình xem có thể làm với tệp, và không có gì trên trang cho bạn biết loại nào bạn đang nắm giữ.

Tìm kiếm một Tệp Được Quét: Điều Cần Có Trong Đó

Một PDF chứa hình ảnh trang và, riêng biệt, một lớp văn bản — các ký tự của trang và vị trí của từng ký tự. Phần mềm quét và các nền tảng quản lý tài liệu thường ghi lớp này khi tài liệu được chụp, vì vậy rất nhiều tệp quét trong hệ thống vụ án đã có khả năng tìm kiếm.

Khi lớp văn bản có mặt:

văn bản trở nên có thể tìm kiếm
người dùng có thể sao chép nội dung
các đội ngũ pháp lý có thể xác định thông tin ngay lập tức

Ví dụ, một luật sư đang xem xét một hồ sơ vụ án lớn có thể tìm kiếm:

một điều khoản cụ thể trong hợp đồng
tên của một người được đề cập trong lời khai
các tham chiếu đến luật pháp
các ngày quan trọng trong tài liệu vụ án

Thay vì quét thủ công các trang, họ có thể nhảy trực tiếp đến phần liên quan.

Khi nó không có — một bức ảnh của một trang, một fax cũ, một bản in được quét mà tắt nhận dạng — tệp vẫn mở và hiển thị, nhưng không có văn bản nào để khớp. Doconut không đọc ký tự từ hình ảnh trang hiện nay. Giải pháp nằm ở quá trình chụp thay vì ở giai đoạn xem xét: bật nhận dạng văn bản trong bất kỳ quá trình quét hoặc nhập tài liệu nào, để mọi thứ từ bây giờ trở đi đều có thể tìm kiếm, và coi các tệp chỉ có hình ảnh như một tập hợp riêng biệt, đã biết.

Hỗ trợ Nhiều Định Dạng Tài Liệu Pháp Lý

Các hệ thống tài liệu pháp lý phải xử lý một loạt các định dạng.

Một trình xem tài liệu hiện đại hỗ trợ các định dạng như:

PDF
Tài liệu ODF (ODT, ODS)
Tài liệu Word (DOC, DOCX)
Hình ảnh đã quét (JPG, PNG, TIFF)

Tính linh hoạt này cho phép các công ty luật và bộ phận pháp lý tập trung quyền truy cập tài liệu trên một nền tảng duy nhất.

Người dùng có thể mở bất kỳ tài liệu nào được hỗ trợ trực tiếp trong trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm bổ sung.

Lợi Ích cho Ứng Dụng Pháp Lý

Việc tích hợp một trình xem tài liệu vào các nền tảng pháp lý cho phép một số quy trình mạnh mẽ.

Hệ Thống Quản Lý Vụ Án

Các nền tảng quản lý vụ án pháp lý lưu trữ hàng ngàn tài liệu liên quan đến mỗi vụ việc.

Với một trình xem được tích hợp:

tài liệu mở ngay lập tức trong nền tảng
luật sư có thể xem xét tệp mà không cần tải xuống
tìm kiếm toàn văn chạy trên mọi tệp có lớp văn bản

Điều này tăng tốc đáng kể quá trình chuẩn bị vụ án.

Lưu Trữ Pháp Lý Kỹ Thuật Số

Nhiều công ty luật duy trì các kho lưu trữ lớn các tài liệu lịch sử.

Một trình xem có khả năng tìm kiếm lớp văn bản cho phép các đội:

tìm kiếm hàng thập kỷ hồ sơ đã quét, bất kể nơi quét đã ghi lại văn bản
xem trước tài liệu ngay lập tức
giảm thời gian dành cho việc xem xét tệp một cách thủ công

Điều này biến các kho lưu trữ tĩnh thành các cơ sở tri thức có thể tìm kiếm.

Xem Xét Bằng Chứng và Khám Phá

Trong quá trình khám phá pháp lý, các đội phải xem xét một khối lượng lớn tài liệu.

Một trình xem dựa trên trình duyệt cho phép:

kiểm tra nhanh các tệp bằng chứng
truy cập an toàn từ các cổng nội bộ
di chuyển nhanh hơn qua các bộ tài liệu phức tạp

Dễ Dàng Tích Hợp vào Ứng Dụng .NET

Trình xem có thể được nhúng vào nhiều loại ứng dụng .NET, bao gồm:

ASP.NET Core
ASP.NET MVC
Blazor
WebForms

Sau khi được tích hợp, các đội pháp lý có thể mở và xem xét tài liệu trực tiếp trong trình duyệt mà không cần cài đặt các trình xem bên ngoài.

Các nhà phát triển có thể tích hợp trình xem vào:

hệ thống quản lý vụ án pháp lý
nền tảng quản lý tài liệu
hệ thống tuân thủ
các cổng nội bộ pháp lý

Xem Tài Liệu An Toàn

Các tài liệu pháp lý thường chứa thông tin nhạy cảm như hợp đồng, dữ liệu cá nhân và tài liệu vụ án bí mật.

Với SDK được cài đặt trong môi trường của bạn:

tài liệu được render trên máy chủ của bạn, và thành phần không thực hiện bất kỳ cuộc gọi nào ra bên ngoài chúng tôi
quyền truy cập được giới hạn bởi xác thực của bạn, vì mỗi yêu cầu trang đều tới endpoint của bạn
tệp không bao giờ rời khỏi hạ tầng bạn đã kiểm soát và đã kiểm toán

Hãy chính xác về việc phân chia công việc khi điều này đến giai đoạn đánh giá bảo mật. Đóng góp của SDK là kiến trúc: tệp vẫn nằm trong ranh giới của bạn. Mã hoá khi nghỉ, phát hành token, lưu trữ và ghi nhật ký kiểm toán là trách nhiệm của ứng dụng của bạn, dựa trên các kiểm soát bạn đã vận hành. Doconut không có chứng nhận ISO 27001, SOC 2 hay HIPAA, và không có thành phần trình xem nào có thể mang lại tuân thủ cho hệ thống xung quanh nó.

Kết Luận

Các đội pháp lý phụ thuộc mạnh mẽ vào tài liệu đã quét, hợp đồng và hồ sơ lưu trữ. Nếu không có công cụ phù hợp, những tệp này làm chậm quá trình nghiên cứu, chuẩn bị vụ án và xem xét tài liệu.

Bằng cách tích hợp một trình xem tài liệu dựa trên trình duyệt vào các ứng dụng .NET, các tổ chức có thể đưa các tệp đã quét đến trước mắt những người cần chúng, và tìm kiếm những tệp mà quy trình thu thập đã để lại khả năng tìm kiếm.

Các lợi thế chính bao gồm:

tìm kiếm toàn văn bất cứ nơi nào PDF có lớp văn bản — và một câu trả lời rõ ràng, thay vì mơ hồ, khi không có
hỗ trợ các định dạng pháp lý bao gồm PDF, ODF, Word và hình ảnh đã quét
xem trực tiếp trong trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm
tích hợp vào các nền tảng ASP.NET Core, MVC, Blazor và WebForms

Một lần cuối, vì đây là điều dễ bị nhầm lẫn nhất từ một bài viết như thế này: không có OCR. Tìm kiếm chỉ tìm thấy văn bản mà tệp đã mang sẵn. Nếu kho lưu trữ của bạn chỉ là hình ảnh, trình xem sẽ không làm cho nó có thể tìm kiếm được, và việc khắc phục phải nằm ở giai đoạn thu thập — bật nhận dạng trong bất kỳ quá trình quét hoặc nhập tài liệu nào từ bây giờ, và coi bộ sưu tập chỉ có hình ảnh hiện tại như một dự án riêng với ngân sách riêng.

Để thử việc render trên một tệp, miễn phí: Doconut.app. Để tích hợp nó nơi các tài liệu khách hàng thực sự tồn tại: Doconut.com.