บริษัทกฎหมาย, แผนกกฎหมาย, และศาลจัดการเอกสารนับพันฉบับต่อปี ไฟล์เหล่านี้ส่วนใหญ่ไม่ใช่เอกสารดิจิทัลสมัยใหม่ แต่เป็น สำเนาที่สแกนของสัญญา, การยื่นคดี, บันทึกคดี, และเอกสารหลักฐาน.

ไฟล์เหล่านี้มักถูกจัดเก็บในรูปแบบเช่น:

PDF ที่สแกน
รูปภาพ (TIFF, PNG, JPG)
ไฟล์ ODF (ODT, ODS)
บันทึกกฎหมายที่เก็บถาวร

หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม การตรวจสอบเอกสารเหล่านี้ภายในแอปพลิเคชันเว็บจะเป็นเรื่องยาก ผู้ใช้ต้องดาวน์โหลดไฟล์, เปิดด้วยซอฟต์แวร์ภายนอก, และค้นหาด้วยตนเองผ่านหน้าแต่ละหน้า

ตัวดูเอกสารบนเบราว์เซอร์ ช่วยให้ทีมกฎหมายเปิดและอ่านไฟล์เหล่านี้ภายในแอปพลิเคชัน .NET ของตนเอง, และค้นหาไฟล์ที่มีชั้นข้อความ

สองผลิตภัณฑ์, และความแตกต่างมีความสำคัญสำหรับทุกอย่างต่อไปนี้:

Doconut.app — ตัวดูสาธารณะฟรี มีประโยชน์ในการตรวจสอบว่าการสแกนเฉพาะเจาะจงแสดงผลอย่างไร แต่เป็นเว็บไซต์โฮสต์ที่มี ขีดจำกัด 25 MB สำหรับ PDF, และชุดคดีที่สแกนจะเกินขีดจำกัดนั้นก่อนที่หน้าจะหมด อย่าใส่ข้อมูลที่เป็นความลับผ่านมัน.
Doconut.com — .NET SDK ที่คุณติดตั้งในสภาพแวดล้อมของคุณเอง มันทำการเรนเดอร์บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณและไม่ทำการเรียกออกไป, ซึ่งเป็นการจัดการเดียวที่เหมาะสมสำหรับไฟล์ของลูกค้า.

ความท้าทายกับไฟล์กฎหมายที่สแกน

เอกสารกฎหมายมักอยู่ในรูปแบบสแกนเนื่องจาก:

เอกสารประวัติศาสตร์ถูกแปลงเป็นดิจิทัลจากเอกสารกระดาษ
การยื่นคดีของศาลถูกเก็บเป็นบันทึกที่สแกน
สัญญาถูกลงนามบนกระดาษและต่อมาถูกสแกน
เอกสารหลักฐานอาจมาจากแหล่งที่เป็นกายภาพ

บางไฟล์เป็น รูปภาพของหน้าโดยไม่มีข้อความอยู่ด้านหลัง, ซึ่งทำให้เกิดปัญหาหลายประการ:

ข้อความไม่สามารถค้นหาได้
การคัดลอกข้อมูลทำได้ยาก
ไฟล์คดีขนาดใหญ่ใช้เวลาตรวจทานนานขึ้น
ทีมกฎหมายต้องเลื่อนดูหลายร้อยหน้าแบบแมนนวล

ไฟล์อื่นๆ ดูเหมือนเดียวกันบนหน้าจอแต่มีข้อความอยู่, เนื่องจากสแกนเนอร์หรือระบบจัดการเอกสารได้ทำการจดจำในขั้นตอนแรก ความแตกต่างนี้เป็นตัวกำหนดว่าตัวดูสามารถทำอะไรกับไฟล์ได้บ้าง, และไม่มีอะไรบนหน้าแจ้งว่าคุณกำลังถือไฟล์ประเภทใด

การค้นหาไฟล์ที่สแกน: สิ่งที่ต้องมีอยู่ภายใน

PDF เก็บรูปภาพของหน้าและแยกจากนั้นเป็น ชั้นข้อความ — ตัวอักษรของหน้าและตำแหน่งของแต่ละตัว ซอฟต์แวร์สแกนและแพลตฟอร์มจัดการเอกสารมักจะเขียนชั้นนี้ขณะจับภาพเอกสาร, ซึ่งเป็นเหตุผลที่ไฟล์สแกนจำนวนมากในระบบคดีสามารถค้นหาได้อยู่แล้ว

เมื่อมีชั้นข้อความ:

ข้อความสามารถค้นหาได้
ผู้ใช้สามารถคัดลอกเนื้อหาได้
ทีมกฎหมายสามารถค้นหาข้อมูลได้ทันที

ตัวอย่างเช่น, ทนายที่ตรวจสอบไฟล์คดีขนาดใหญ่สามารถค้นหาได้:

ข้อกำหนดเฉพาะในสัญญา
ชื่อของบุคคลที่ปรากฏในคำให้การ
การอ้างอิงกฎหมาย
วันที่สำคัญในเอกสารคดี

แทนที่จะสแกนหน้าด้วยตนเอง, พวกเขาสามารถกระโดดไปยังส่วนที่เกี่ยวข้องโดยตรง

เมื่อไม่มีชั้นข้อความ — เช่น ภาพถ่ายของหน้า, แฟกซ์เก่า, หรือการพิมพ์ที่สแกนโดยปิดการจดจำ — ไฟล์ยังคงเปิดและแสดงผลได้, แต่ไม่มีข้อความให้จับคู่ Doconut ไม่สามารถอ่านอักขระจากภาพหน้าได้ในขณะนี้ วิธีแก้คือที่ขั้นตอนการจับภาพ: เปิดการจดจำข้อความในกระบวนการสแกนหรือการนำเข้าเอกสาร, เพื่อให้ทุกอย่างที่เข้ามาตั้งแต่ตอนนี้เป็นแบบค้นหาได้, และจัดการกับคอลเลกชันที่เป็นภาพเท่านั้นเป็นชุดแยกที่ทราบแล้ว.

รองรับหลายรูปแบบเอกสารทางกฎหมาย

ระบบเอกสารทางกฎหมายต้องจัดการกับรูปแบบที่หลากหลาย

โปรแกรมดูเอกสารสมัยใหม่รองรับรูปแบบต่าง ๆ เช่น:

PDF
เอกสาร ODF (ODT, ODS)
เอกสาร Word (DOC, DOCX)
รูปภาพสแกน (JPG, PNG, TIFF)

ความยืดหยุ่นนี้ทำให้บริษัทกฎหมายและแผนกกฎหมายสามารถ รวมศูนย์การเข้าถึงเอกสารในแพลตฟอร์มเดียว.

ผู้ใช้สามารถเปิดเอกสารที่รองรับใด ๆ ได้โดยตรงในเบราว์เซอร์โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม.

ประโยชน์สำหรับแอปพลิเคชันทางกฎหมาย

การรวมโปรแกรมดูเอกสารเข้ากับแพลตฟอร์มทางกฎหมายทำให้สามารถใช้งานกระบวนการทำงานที่ทรงพลังหลายอย่าง.

ระบบจัดการคดี

แพลตฟอร์มจัดการคดีทางกฎหมายเก็บเอกสารจำนวนหลายพันไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับแต่ละคดี.

ด้วยโปรแกรมดูที่รวมไว้:

เอกสารเปิดได้ทันทีภายในแพลตฟอร์ม
ทนายสามารถตรวจสอบไฟล์โดยไม่ต้องดาวน์โหลด
การค้นหาแบบเต็มข้อความทำงานบนทุกไฟล์ที่มีชั้นข้อความ

ซึ่งทำให้การเตรียมคดีเร็วขึ้นอย่างมาก.

คลังเอกสารดิจิทัลทางกฎหมาย

บริษัทกฎหมายหลายแห่งมีคลังเอกสารประวัติศาสตร์ขนาดใหญ่.

โปรแกรมดูที่มีการค้นหาในชั้นข้อความทำให้ทีมสามารถ:

ค้นหาบันทึกสแกนหลายทศวรรษ ไม่ว่าการสแกนจะจับข้อความได้หรือไม่
ดูตัวอย่างเอกสารได้ทันที
ลดเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบไฟล์ด้วยตนเอง

ซึ่งทำให้คลังเอกสารคงที่กลายเป็นฐานความรู้ที่สามารถค้นหาได้.

การตรวจสอบหลักฐานและการค้นพบ

ในกระบวนการค้นพบทางกฎหมาย ทีมต้องตรวจสอบเอกสารจำนวนมาก.

โปรแกรมดูบนเบราว์เซอร์ทำให้สามารถ:

ตรวจสอบไฟล์หลักฐานอย่างรวดเร็ว
เข้าถึงอย่างปลอดภัยจากพอร์ทัลภายใน
นำทางได้เร็วขึ้นผ่านชุดเอกสารที่ซับซ้อน

การรวมเข้ากับแอปพลิเคชัน .NET อย่างง่าย

โปรแกรมดูสามารถฝังลงในแอปพลิเคชัน .NET ประเภทต่าง ๆ ได้ รวมถึง:

ASP.NET Core
ASP.NET MVC
Blazor
WebForms

เมื่อรวมแล้ว ทีมกฎหมายสามารถเปิดและตรวจสอบเอกสารโดยตรงในเบราว์เซอร์โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมดูภายนอก.

นักพัฒนาสามารถรวมโปรแกรมดูเข้ากับ:

ระบบจัดการคดีทางกฎหมาย
แพลตฟอร์มจัดการเอกสาร
ระบบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
พอร์ทัลกฎหมายภายใน

การดูเอกสารอย่างปลอดภัย

เอกสารทางกฎหมายมักมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น สัญญา, ข้อมูลส่วนบุคคล, และวัสดุคดีที่เป็นความลับ.

เมื่อ SDK ถูกติดตั้งในสภาพแวดล้อมของคุณ:

เอกสารถูกเรนเดอร์บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณ และส่วนประกอบไม่ทำการเรียกออกไปยังเรา
การเข้าถึงถูกจำกัดโดยการตรวจสอบสิทธิของคุณเอง เนื่องจากทุกคำขอหน้าเว็บจะไปที่ endpoint ของคุณ
ไฟล์ไม่เคยออกจากโครงสร้างพื้นฐานที่คุณควบคุมและตรวจสอบอยู่แล้ว

ควรระบุอย่างชัดเจนเกี่ยวกับการแบ่งหน้าที่เมื่อเรื่องนี้เข้าสู่การตรวจสอบความปลอดภัย การมีส่วนร่วมของ SDK เป็นเชิงสถาปัตยกรรม: ไฟล์จะอยู่ภายในขอบเขตของคุณ การเข้ารหัสข้อมูลขณะพัก, การออกโทเคน, การเก็บรักษาและการบันทึกการตรวจสอบเป็นหน้าที่ของแอปพลิเคชันของคุณ ซึ่งสร้างจากการควบคุมที่คุณดำเนินการอยู่แล้ว Doconut ไม่ได้ถือการรับรอง ISO 27001, SOC 2 หรือ HIPAA และไม่มีส่วนประกอบของโปรแกรมดูใด ๆ ที่สามารถให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบกับระบบโดยรอบได้.

สรุป

ทีมกฎหมายพึ่งพาเอกสารสแกน, สัญญา, และบันทึกที่เก็บไว้เป็นอย่างมาก หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม ไฟล์เหล่านี้จะทำให้การวิจัย, การเตรียมคดี, และการตรวจสอบเอกสารช้าลง.

โดยการรวม โปรแกรมดูเอกสารบนเบราว์เซอร์ เข้ากับแอปพลิเคชัน .NET องค์กรสามารถนำไฟล์สแกนไปให้ผู้ที่ต้องการได้ และค้นหาไฟล์ที่กระบวนการจับภาพทำให้สามารถค้นหาได้

ข้อได้เปรียบหลักรวมถึง:

การค้นหาแบบเต็มข้อความทุกที่ที่ PDF มีชั้นข้อความ — และให้คำตอบที่ชัดเจน ไม่ใช่คำตอบคลุมเครือในกรณีที่ไม่มี
รองรับรูปแบบกฎหมายรวมถึง PDF, ODF, Word และรูปภาพสแกน
การดูโดยตรงในเบราว์เซอร์โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์
การรวมเข้ากับแพลตฟอร์ม ASP.NET Core, MVC, Blazor และ WebForms

หนึ่งครั้งสุดท้าย เพราะนี่คือสิ่งที่มักจะถูกจำผิดจากบทความเช่นนี้: ไม่มี OCR การค้นหาจะพบข้อความที่ไฟล์มีอยู่แล้ว หากคลังของคุณเป็นภาพเท่านั้น โปรแกรมดูจะไม่ทำให้มันค้นหาได้ และการแก้ไขควรทำที่ขั้นตอนการจับภาพ — เปิดการจดจำในสแกนหรือการนำเข้าเอกสารตั้งแต่ตอนนี้ และถือชุดภาพเท่านั้นที่มีอยู่เป็นโครงการแยกที่มีงบประมาณของตนเอง.

เพื่อทดลองการแสดงผลบนไฟล์หนึ่งไฟล์ ฟรี: Doconut.app. เพื่อรวมเข้ากับที่เอกสารของลูกค้าอยู่จริง: Doconut.com.