프레젠테이션 파일이 메일 서버에서 반송되거나 어디에도 업로드되지 않으며, 왜 12장의 슬라이드가 포함된 발표가 90 MB나 되는지 아무도 알려주지 못합니다. 대부분은 사진 네 장과 동영상 하나 때문이며, 2분 안에 대부분의 공간을 회복할 수 있습니다. 파일을 수정하기보다 읽고 싶다면, PowerPoint 뷰어는 PPT, PPTX, ODP 및 슬라이드쇼, 매크로, 템플릿 변형을 최대 20 MB까지 지원하고, 닫을 때 파일을 삭제합니다.
사진은 원본 크기로 저장됩니다
이것이 가장 큰 문제이며, 슬라이드가 정상적으로 보여서 사람들을 놀라게 합니다.
현대 스마트폰에서 사진을 슬라이드에 끌어다 놓으면 파일에 12메가픽셀을 추가한 것입니다. 모서리 핸들을 잡아 슬라이드의 1/4 크기로 맞추면 표시 방식만 바뀐 것이고, 12메가픽셀은 여전히 파일에 남아 있습니다. 자르기 역시 마찬가지로, 잘라낸 부분을 숨길 뿐 삭제하지 않으므로, 한 사람의 얼굴만 보이는 슬라이드가 전체 회의실을 포함하고 있을 수 있습니다.
해결 방법은 하나의 대화상자입니다. 사진을 클릭하고 그림 서식 → 그림 압축을 선택합니다. "이 사진에만 적용" 체크를 해제하고 잘린 그림 영역 삭제를 선택한 뒤 해상도를 지정합니다 — 150 ppi는 프로젝터나 화면이 표시할 수 있는 것보다 충분합니다. 새 이름으로 저장하세요. 이렇게 하면 여분의 픽셀이 영구히 제거됩니다.
삽입한 동영상이 파일에 포함되어 있습니다
삽입 → 비디오 → 이 장치 를 선택하면 전체 동영상이 프레젠테이션에 복사됩니다. 2분 길이의 클립이 다른 모든 요소를 합친 것보다 클 수 있으며, 파일이 이동하는 곳마다 함께 이동합니다.
청중이 온라인이라면 동영상을 삽입하지 말고 링크로 연결하세요. 오프라인에서 재생해야 한다면 프레젠테이션 파일과 동영상을 두 개의 파일로 보내야 하며, 두 파일을 전송한다는 점을 받아들여야 합니다.
포함된 글꼴과 이를 두 배로 만드는 설정
파일 → 옵션 → 저장 메뉴에 "파일에 글꼴 포함" 옵션이 있으며 두 가지 선택이 있습니다. "프레젠테이션에 사용된 문자만 포함"은 약간만 추가합니다. "모든 문자 포함"은 사용한 각 글꼴에 대해 모든 굵기를 포함하므로, 기업 글꼴 패밀리를 사용하는 프레젠테이션은 실제로 표시되지 않는 알파벳 수 메가바이트를 차지할 수 있습니다.
글꼴이 설치되지 않은 컴퓨터에서 프레젠테이션을 열어야 할 경우 포함하는 것이 유용합니다. 어느 경우든 작은 옵션을 선택하는 것이 좋습니다.
아무도 삭제하지 않는 남은 요소들
회사 템플릿에서 만든 프레젠테이션은 사용되지 않는 슬라이드 마스터와 레이아웃을 함께 가지고 있는 경우가 많습니다. 보기 → 슬라이드 마스터 로 이동한 뒤 슬라이드가 연결되지 않은 레이아웃을 삭제하세요. 이것이 90 MB와 9 MB의 차이를 만들지는 않지만, 비용이 들지 않는 방법입니다.
여기서 잠깐: .odp는 .ods가 아닙니다
누군가 OpenDocument 파일을 보냈다면 마지막 글자를 확인하세요. **.odp**는 프레젠테이션 파일이며 PowerPoint 뷰어에서 열립니다. **.ods**는 스프레드시트 파일이며 Excel 뷰어에서 열어야 합니다. 한 글자 차이지만 전혀 다른 형식이며, 완벽한 파일이 깨진 것처럼 보이는 이유는 바로 잘못된 애플리케이션에 전달되었기 때문입니다.
그래도 열리지 않을 때
위의 모든 작업을 해도 20 MB가 넘는다면 파일이 실제로 그만큼 큰 것입니다. 대신 PDF로 보내거나 파일을 분할하세요. 어디서도 열리지 않는 파일은 .ppsx일 수 있는데, 이는 편집용이 아니라 바로 재생을 시작하도록 저장된 동일한 프레젠테이션이며, 뷰어가 이를 지원합니다. 이전 형식인 .pps는 목록에 없으므로, PowerPoint에서 열어 .pptx로 저장한 후 사용하세요.
PowerPoint가 있다고 생각하는 사람들로부터 프레젠테이션 파일이 계속 메일함에 도착한다면, PowerPoint 뷰어를 즐겨찾기에 추가해 두세요.