Οι νομικές εταιρείες, τα νομικά τμήματα και τα δικαστήρια διαχειρίζονται χιλιάδες έγγραφα κάθε χρόνο. Πολλά από αυτά τα αρχεία δεν είναι σύγχρονα ψηφιακά έγγραφα, αλλά σκαναρισμένα αντίγραφα συμβάσεων, δικαστικών καταθέσεων, αρχείων υποθέσεων και αποδεικτικών εγγράφων.

Αυτά τα αρχεία συχνά αποθηκεύονται σε μορφές όπως:

σκαναρισμένα PDF
εικόνες (TIFF, PNG, JPG)
αρχεία ODF (ODT, ODS)
αρχειοθετημένα νομικά αρχεία

Χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία, η ανασκόπηση αυτών των εγγράφων μέσα σε μια διαδικτυακή εφαρμογή γίνεται δύσκολη. Οι χρήστες πρέπει να κατεβάζουν τα αρχεία, να τα ανοίγουν με εξωτερικό λογισμικό και να ψάχνουν χειροκίνητα μέσα στις σελίδες.

Ένας προβολέας εγγράφων βασισμένος σε πρόγραμμα περιήγησης επιτρέπει στις νομικές ομάδες να ανοίγουν και να διαβάζουν αυτά τα αρχεία μέσα στις δικές τους εφαρμογές .NET, και να αναζητούν εκείνα που περιέχουν στρώση κειμένου.

Δύο προϊόντα, και η διάκριση είναι σημαντική για όλα τα παρακάτω:

Doconut.app — ο δωρεάν δημόσιος προβολέας. Χρήσιμο για να ελέγξετε πώς αποδίδει μια συγκεκριμένη σάρωση, αλλά είναι ένας φιλοξενημένος ιστότοπος με ανώτατο όριο 25 MB για PDF, και ένα σκαναρισμένο πακέτο υποθέσεων το ξεπερνά πολύ πριν εξαντληθούν οι σελίδες. Μην τοποθετείτε ευαίσθητο υλικό σε αυτό.
Doconut.com — το .NET SDK που εγκαθιστάτε στο δικό σας περιβάλλον. Αποδίδει στους δικούς σας διακομιστές και δεν κάνει εξωτερικές κλήσεις, κάτι που είναι η μόνη λύση που έχει νόημα για αρχεία πελατών.

Η Πρόκληση με Σαρωμένα Νομικά Αρχεία

Η νομική τεκμηρίωση συχνά υπάρχει σε σκαναρισμένη μορφή επειδή:

τα ιστορικά έγγραφα ψηφιοποιήθηκαν από χαρτογραφικά αρχεία
οι δικαστικές καταθέσεις αποθηκεύονται ως σκαναρισμένα αρχεία
οι συμβάσεις υπογράφονται σε χαρτί και αργότερα σκαναρίζονται
τα αποδεικτικά έγγραφα μπορεί να προέρχονται από φυσικές πηγές

Κάποια από αυτά τα αρχεία είναι εικόνες σελίδων χωρίς κείμενο πίσω τους, κάτι που δημιουργεί πολλά προβλήματα:

το κείμενο δεν μπορεί να αναζητηθεί
η αντιγραφή πληροφοριών είναι δύσκολη
τα μεγάλα αρχεία υποθέσεων απαιτούν περισσότερο χρόνο για ανασκόπηση
οι νομικές ομάδες πρέπει να κυλήσουν χειροκίνητα μέσω εκατοντάδων σελίδων

Άλλα φαίνονται πανομοιότυπα στην οθόνη αλλά περιέχουν κείμενο, επειδή ο σαρωτής ή το σύστημα διαχείρισης εγγράφων το αναγνώρισαν κατά τη διαδικασία. Αυτή η διαφορά καθορίζει τι μπορεί να κάνει ένας προβολέας με το αρχείο, και τίποτα στη σελίδα δεν σας λέει ποιο είδος έχετε.

Αναζήτηση Σαρωμένου Αρχείου: Τι Πρέπει να Περιέχει

Ένα PDF περιέχει εικόνες σελίδων και, ξεχωριστά, μια στρώση κειμένου — τους χαρακτήρες της σελίδας και τη θέση του καθενός. Το λογισμικό σάρωσης και οι πλατφόρμες διαχείρισης εγγράφων συνήθως γράφουν αυτή τη στρώση όταν το έγγραφο καταγράφεται, γι' αυτό πολλοί από τα σκαναρισμένα αρχεία που βρίσκονται σε ένα σύστημα υποθέσεων είναι ήδη αναζητήσιμα.

Όταν η στρώση κειμένου είναι παρούσα:

το κείμενο γίνεται αναζητήσιμο
οι χρήστες μπορούν να αντιγράψουν το περιεχόμενο
οι νομικές ομάδες μπορούν να εντοπίσουν πληροφορίες άμεσα

Για παράδειγμα, ένας δικηγόρος που ανασκοπεί ένα μεγάλο αρχείο υπόθεσης μπορεί να αναζητήσει:

μια συγκεκριμένη ρήτρα σε σύμβαση
το όνομα ενός ατόμου που αναφέρεται στη μαρτυρία
αναφορές σε νομικές διατάξεις
σημαντικές ημερομηνίες σε έγγραφα υπόθεσης

Αντί να σαρώνουν χειροκίνητα τις σελίδες, μπορούν να μεταβούν απευθείας στην σχετική ενότητα.

Όταν λείπει — μια φωτογραφία σελίδας, ένα παλιό φαξ, μια εκτύπωση σκαναρισμένη με απενεργοποιημένη αναγνώριση — το αρχείο ανοίγει και αποδίδει, αλλά δεν υπάρχει κείμενο για αντιστοίχιση. Το Doconut δεν διαβάζει χαρακτήρες από μια εικόνα σελίδας σήμερα. Η λύση είναι στη λήψη και όχι στην ανασκόπηση: ενεργοποιήστε την αναγνώριση κειμένου σε όποιες σάρωσες ή εισαγωγές εγγράφων, ώστε όλα τα νέα αρχεία να είναι αναζητήσιμα, και αντιμετωπίστε το απόθεμα μόνο εικόνων ως ξεχωριστό, γνωστό σύνολο.

Υποστήριξη Πολλαπλών Μορφών Νομικών Εγγράφων

Τα συστήματα νομικών εγγράφων πρέπει να διαχειρίζονται ένα ευρύ φάσμα μορφών.

Ένας σύγχρονος προβολέας εγγράφων υποστηρίζει μορφές όπως:

PDF
έγγραφα ODF (ODT, ODS)
έγγραφα Word (DOC, DOCX)
σαρωμένες εικόνες (JPG, PNG, TIFF)

Αυτή η ευελιξία επιτρέπει σε δικηγορικές εταιρείες και νομικά τμήματα να κεντράρουν την πρόσβαση στα έγγραφα σε μια ενιαία πλατφόρμα.

Οι χρήστες μπορούν να ανοίξουν οποιοδήποτε υποστηριζόμενο έγγραφο απευθείας στον περιηγητή χωρίς να εγκαταστήσουν πρόσθετο λογισμικό.

Οφέλη για Νομικές Εφαρμογές

Η ενσωμάτωση ενός προβολέα εγγράφων σε νομικές πλατφόρμες ενεργοποιεί αρκετές ισχυρές ροές εργασίας.

Συστήματα Διαχείρισης Υποθέσεων

Οι πλατφόρμες διαχείρισης νομικών υποθέσεων αποθηκεύουν χιλιάδες έγγραφα σχετιζόμενα με κάθε υπόθεση.

Με έναν ενσωματωμένο προβολέα:

τα έγγραφα ανοίγουν αμέσως μέσα στην πλατφόρμα
οι δικηγόροι μπορούν να εξετάσουν τα αρχεία χωρίς να τα κατεβάσουν
η αναζήτηση πλήρους κειμένου λειτουργεί σε κάθε αρχείο που διαθέτει στρώση κειμένου

Αυτό επιταχύνει σημαντικά την προετοιμασία της υπόθεσης.

Ψηφιακά Νομικά Αρχεία

Πολλές δικηγορικές εταιρείες διατηρούν μεγάλα αρχεία ιστορικών εγγράφων.

Ένας προβολέας με αναζήτηση στρώσης κειμένου επιτρέπει στις ομάδες να:

αναζητήσουν δεκαετίες σαρωμένων αρχείων, όπου η σάρωση κατέγραψε το κείμενο
προεπισκοπήσουν τα έγγραφα αμέσως
μειώσουν τον χρόνο που δαπανάται στην χειροκίνητη εξέταση των αρχείων

Αυτό μετατρέπει τα στατικά αρχεία σε αναζητήσιμες βάσεις γνώσης.

Ανασκόπηση Αποδείξεων και Ανακάλυψης

Κατά τη διάρκεια των νομικών διαδικασιών ανακάλυψης, οι ομάδες πρέπει να εξετάσουν μεγάλα όγκους εγγράφων.

Ένας προβολέας βασισμένος σε περιηγητή επιτρέπει:

γρήγορη επιθεώρηση αρχείων αποδείξεων
ασφαλή πρόσβαση από εσωτερικές πύλες
ταχύτερη πλοήγηση σε σύνθετα σύνολα εγγράφων

Εύκολη Ενσωμάτωση σε Εφαρμογές .NET

Ο προβολέας μπορεί να ενσωματωθεί σε πολλούς τύπους εφαρμογών .NET, συμπεριλαμβανομένων:

ASP.NET Core
ASP.NET MVC
Blazor
WebForms

Μόλις ενσωματωθεί, οι νομικές ομάδες μπορούν να ανοίγουν και να εξετάζουν έγγραφα απευθείας στον περιηγητή τους χωρίς να εγκαταστήσουν εξωτερικούς προβολείς.

Οι προγραμματιστές μπορούν να ενσωματώσουν τον προβολέα σε:

συστήματα διαχείρισης νομικών υποθέσεων
πλατφόρμες διαχείρισης εγγράφων
συστήματα συμμόρφωσης
εσωτερικές νομικές πύλες

Ασφαλής Προβολή Εγγράφων

Τα νομικά έγγραφα συχνά περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες όπως συμβάσεις, προσωπικά δεδομένα και εμπιστευτικό υλικό υποθέσεων.

Με το SDK εγκατεστημένο στο δικό σας περιβάλλον:

το έγγραφο αποδίδεται στους δικούς σας διακομιστές, και το στοιχείο δεν κάνει κλήσεις προς εμάς
η πρόσβαση περιορίζεται από τη δική σας πιστοποίηση, επειδή κάθε αίτηση σελίδας φθάνει στο σημείο σας
τα αρχεία δεν φεύγουν ποτέ από την υποδομή που ήδη ελέγχετε και ελέγχετε

Να είστε ακριβείς σχετικά με τη διαίρεση εργασιών όταν αυτό φτάσει σε ανασκόπηση ασφαλείας. Η συμβολή του SDK είναι αρχιτεκτονική: το αρχείο παραμένει εντός του ορίου σας. Η κρυπτογράφηση σε ηρεμία, η έκδοση token, η διατήρηση και η καταγραφή ελέγχου είναι της εφαρμογής σας, χτισμένα πάνω σε ελέγχους που ήδη εφαρμόζετε. Doconut δεν διαθέτει πιστοποίηση ISO 27001, SOC 2 ή HIPAA, και κανένα στοιχείο προβολέα δεν μπορεί να προσδώσει συμμόρφωση στο σύστημα γύρω του.

Συμπέρασμα

Οι νομικές ομάδες βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε σαρωμένα έγγραφα, συμβάσεις και αρχειοθετημένα αρχεία. Χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία, αυτά τα αρχεία επιβραδύνουν την έρευνα, την προετοιμασία υποθέσεων και την ανασκόπηση εγγράφων.

Ενσωματώνοντας έναν προβολέα εγγράφων βασισμένο σε περιηγητή σε εφαρμογές .NET, οι οργανισμοί μπορούν να θέσουν τα σαρωμένα αρχεία μπροστά στα άτομα που τα χρειάζονται, και να αναζητήσουν εκείνα που η διαδικασία λήψης τους άφησε αναζητήσιμα.

Τα κύρια πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν:

αναζήτηση πλήρους κειμένου όπου το PDF διαθέτει στρώση κειμένου — και σαφής απάντηση, αντί για ασαφή, όπου δεν υπάρχει
υποστήριξη νομικών μορφών συμπεριλαμβανομένων PDF, ODF, Word και σαρωμένων εικόνων
άμεση προβολή στον περιηγητή χωρίς εγκατάσταση λογισμικού
ενσωμάτωση σε πλατφόρμες ASP.NET Core, MVC, Blazor και WebForms

Μια τελευταία φορά, επειδή είναι αυτό που πιθανότερο να ξεχαστεί από ένα άρθρο σαν αυτό: δεν υπάρχει OCR. Η αναζήτηση βρίσκει το κείμενο που ήδη περιέχει το αρχείο. Εάν το αρχείο σας είναι μόνο εικόνα, ένας προβολέας δεν θα το κάνει αναζητήσιμο, και η λύση ανήκει στη λήψη — ενεργοποιήστε την αναγνώριση σε όλες τις σάρωσες ή εισαγωγές εγγράφων από τώρα και αντιμετωπίστε το υπάρχον σύνολο μόνο εικόνων ως ξεχωριστό έργο με δικό του προϋπολογισμό.

Για να δοκιμάσετε την απόδοση σε ένα αρχείο, δωρεάν: Doconut.app. Για να το ενσωματώσετε εκεί που τα έγγραφα πελατών ζουν πραγματικά: Doconut.com.