Advokátní kanceláře, právní oddělení a soudy spravují každoročně tisíce dokumentů. Mnoho z těchto souborů nejsou moderní digitální dokumenty, ale naskenované kopie smluv, soudních podání, spisových záznamů a důkazních dokumentů.

Tyto soubory jsou často uloženy v následujících formátech:

naskenované PDF
obrázky (TIFF, PNG, JPG)
ODF soubory (ODT, ODS)
archivované právní záznamy

Bez správných nástrojů se revize těchto dokumentů v rámci webové aplikace stává obtížnou. Uživatelé musí soubory stáhnout, otevřít je v externím softwaru a ručně prohledávat stránky.

Prohlížeč dokumentů založený na prohlížeči umožňuje právním týmům otevírat a číst tyto soubory ve svých vlastních .NET aplikacích a vyhledávat ty, které obsahují textovou vrstvu.

Dva produkty, a rozdíl má význam pro vše níže:

Doconut.app — bezplatný veřejný prohlížeč. Užitečný pro kontrolu, jak se konkrétní sken vykresluje, ale jedná se o hostovanou stránku s stropem 25 MB pro PDF, a naskenovaný svazek případů tento limit překročí dlouho před tím, než mu dojdou stránky. Nepoužívejte jej pro citlivý materiál.
Doconut.com — .NET SDK, které nainstalujete ve svém vlastním prostředí. Renderuje na vašich serverech a neprovádí žádné odchozí volání, což je jediné uspořádání, které dává smysl pro soubory klientů.

Výzva s naskenovanými právními soubory

Právní dokumentace často existuje ve skenované formě, protože:

historické dokumenty byly digitalizovány z papírových archivů
soudní podání jsou uložena jako skenované záznamy
smlouvy jsou podepsány na papíře a následně naskenovány
důkazní dokumenty mohou pocházet z fyzických zdrojů

Některé z těchto souborů jsou obrázky stránek bez textu za nimi, což vytváří několik problémů:

text nelze vyhledávat
kopírování informací je obtížné
velké spisové soubory trvají déle na revizi
právní týmy musí ručně procházet stovky stránek

Jiné vypadají na obrazovce identicky, ale obsahují text, protože skener nebo systém správy dokumentů jej rozpoznal při nahrávání. Tento rozdíl rozhoduje, co může prohlížeč se souborem udělat, a nic na stránce neříká, jaký typ držíte.

Vyhledávání naskenovaného souboru: Co v něm musí být

PDF obsahuje obrázky stránek a samostatně textovou vrstvu — znaky stránky a pozice každého z nich. Skenovací software a platformy pro správu dokumentů obvykle tuto vrstvu zapíšou při zachycení dokumentu, což je důvod, proč je velké množství naskenovaných souborů v systému spisů již vyhledávatelné.

Když je textová vrstva přítomna:

text se stane vyhledávatelným
uživatelé mohou kopírovat obsah
právní týmy mohou okamžitě najít informace

Například právník, který přezkoumává velký spis, může vyhledávat:

konkrétní klauzuli ve smlouvě
jméno osoby zmíněné ve výpovědi
odkazy na právní předpisy
důležité termíny ve spisových dokumentech

Místo ručního procházení stránek mohou přejít přímo na relevantní sekci.

Když chybí — fotografie stránky, starý fax, tisk naskenovaný s vypnutým rozpoznáváním — soubor se stále otevře a zobrazí, ale neobsahuje žádný text k porovnání. Doconut dnes nečte znaky z obrázku stránky. Řešení je při zachycení, nikoli při revizi: zapněte rozpoznávání textu v jakýchkoli skenech nebo při nahrávání dokumentů, aby vše, co od nynějška přichází, bylo vyhledávatelné, a považujte backlog pouze s obrázky za samostatnou, známou sadu.

Podpora více formátů právních dokumentů

Právní systémy dokumentů musí zvládat širokou škálu formátů.

Moderní prohlížeč dokumentů podporuje formáty jako:

PDF
ODF dokumenty (ODT, ODS)
Word dokumenty (DOC, DOCX)
naskenované obrázky (JPG, PNG, TIFF)

Tato flexibilita umožňuje právnickým firmám a právním oddělením centralizovat přístup k dokumentům na jedné platformě.

Uživatelé mohou otevřít jakýkoli podporovaný dokument přímo v prohlížeči bez instalace dalšího softwaru.

Výhody pro právní aplikace

Integrace prohlížeče dokumentů do právních platforem umožňuje několik výkonných pracovních postupů.

Systémy správy případů

Platformy pro správu právních případů ukládají tisíce dokumentů souvisejících s každým případem.

S integrovaným prohlížečem:

dokumenty se okamžitě otevřou v platformě
právníci mohou prohlížet soubory bez jejich stahování
fulltextové vyhledávání probíhá napříč každým souborem, který obsahuje textovou vrstvu

To výrazně urychluje přípravu případů.

Digitální právní archivy

Mnoho právních firem udržuje rozsáhlé archivy historických dokumentů.

Prohlížeč s vyhledáváním v textové vrstvě umožňuje týmům:

prohledávat desetiletí naskenovaných záznamů, kdekoliv sken zachytil text
okamžitě náhlednout dokumenty
snížit čas strávený ručním prohlížením souborů

To promění statické archivy na prohledávatelné znalostní báze.

Revize důkazů a objevování

Během procesů právního objevování musí týmy přezkoumávat velké objemy dokumentů.

Prohlížeč založený na webovém prohlížeči umožňuje:

rychlou kontrolu souborů s důkazy
bezpečný přístup z interních portálů
rychlejší navigaci v komplexních sadách dokumentů

Snadná integrace do .NET aplikací

Prohlížeč lze vložit do mnoha typů .NET aplikací, včetně:

ASP.NET Core
ASP.NET MVC
Blazor
WebForms

Po integraci mohou právní týmy otevírat a přezkoumávat dokumenty přímo ve svém prohlížeči bez instalace externích prohlížečů.

Vývojáři mohou integrovat prohlížeč do:

systémů správy právních případů
platforem pro správu dokumentů
systémů shody (compliance)
interních právních portálů

Bezpečné prohlížení dokumentů

Právní dokumenty často obsahují citlivé informace, jako jsou smlouvy, osobní údaje a důvěrný materiál případů.

S SDK nainstalovaným ve vašem vlastním prostředí:

dokument je renderován na vašich serverech a komponenta neprovádí žádné volání k nám
přístup je omezen vaší vlastní autentizací, protože každý požadavek na stránku zasáhne váš endpoint
soubory nikdy neopustí infrastrukturu, kterou již kontrolujete a auditujete

Buďte přesní ohledně rozdělení odpovědnosti, když to dosáhne bezpečnostní revize. Přínos SDK je architektonický: soubor zůstává uvnitř vašeho okraje. Šifrování v klidu, vydávání tokenů, uchovávání a auditní logování jsou součástí vaší aplikace, postavené na kontrolách, které již provozujete. Doconut neobsahuje žádné certifikace ISO 27001, SOC 2 ani HIPAA a žádná komponenta prohlížeče nemůže poskytnout soulad systému kolem ní.

Závěr

Právní týmy silně spoléhají na naskenované dokumenty, smlouvy a archivované záznamy. Bez správných nástrojů tyto soubory zpomalují výzkum, přípravu případů a revizi dokumentů.

Integrací prohlížeče dokumentů založeného na webovém prohlížeči do .NET aplikací mohou organizace umístit naskenované soubory před lidi, kteří je potřebují, a vyhledávat ty, které jejich zachytávací proces zanechal prohledávatelné.

Klíčové výhody zahrnují:

fulltextové vyhledávání kdekoliv PDF obsahuje textovou vrstvu — a jasnou odpověď, místo vágní, kde ji neobsahuje
podpora právních formátů včetně PDF, ODF, Word a naskenovaných obrázků
přímé prohlížení v prohlížeči bez instalace softwaru
integrace do platforem ASP.NET Core, MVC, Blazor a WebForms

Ještě jednou, protože je to nejčastěji zapomenutá věc z takového článku: neexistuje OCR. Vyhledávání najde text, který soubor již obsahuje. Pokud je váš archiv pouze obrázkový, prohlížeč jej neudělá prohledávatelným a řešení patří k zachytávání — zapněte rozpoznávání v jakýchkoli skenech nebo importovaných dokumentech od teď a existující obrázkovou sadu považujte za samostatný projekt s vlastním rozpočtem.

Vyzkoušejte renderování na jednom souboru, zdarma: Doconut.app. Pro integraci tam, kde skutečně žijí klientské dokumenty: Doconut.com.